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Mes imports de factures
Pour pouvoir utiliser cet écran vous devrez au préalable activer sur votre environnement l'add-on OCR HA. Pour y souscrire rendez-vous dans le module VSA > Add-ons et services
Généralités
L'add-on OCR-HA vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos factures fournisseurs. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une facture d'achat à partir des éléments analysés.
Les droits à activer
Pour pouvoir lancer les imports et analyses de factures, vous devez activer activer les droits suivants dans les groupes de sécurités (onglet Achats) :
Fonctionnement
Vous pouvez importer des factures au format PDF ou JPEG, de deux façons :
- Par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton Importer une facture par reconnaissance automatique :
Les fichiers apparaissent alors en liste et vous pouvez demander à les analyser unitairement ou ensemble en cliquant sur le bouton Tout Analyser :
Les fichiers analysés apparaissent ensuite dans le tableau et il faut cliquer sur le bouton suivant, pour ouvrir le formulaire de saisie de la facture pré-renseigné :
- par Input mail –> en utilisant l'adresse mail associée à votre compte utilisateur et affichée en haut de l'écran :
Vous pouvez en effet envoyer un mail à cette adresse en mettant une facture d'achat en pièce jointe.
Attention il faut envoyer un mail par pièce à joindre.
Les fichiers envoyés apparaissent dans le tableau avec comme source INPUT MAIL.
Informations complémentaires sur l'input mail :
En tant qu'utilisateur une adresse mail vous a été attribuée (ex: purchase.xxxx@votre_entreprise.vsactivity.com)
Cette adresse mail est unique et personnelle pour garantir une confidentialité des éléments reçus.
Pour des questions de sécurité, seul les emails connus dans VSA sont autorisés à envoyer une email à l'adresse “purchase”, soit les contacts fournisseur/sous-traitant ou un utilisateur.
Si vous fournissez l'email “purchase” à vos fournisseurs, et qu'ils ne sont pas renseignés comme contact fournisseur/sous-traitant dans votre environnement, il vous est conseillé de vous mettre en copie afin d'avoir un suivi.
De plus pour les factures reçues par courrier, vous pouvez associer l'adresse email à votre scanner pour que l'envoi soit automatisé (voir le @, dans l'écran “Mes imports de factures”, à coté de la définition de l'email “purchase”)
Vous pouvez en lancer l'analyse en cliquant sur le bouton en forme de fusée :
Puis ajouter la facture en cliquant sur le bouton vert :
Le formulaire de saisie de la facture s'ouvre et la facture est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR :
Notez que le fournisseur est reconnu grâce aux informations suivantes : SIREN, SIRET ou N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE. Il est donc important de renseigner ces infos dans les fiches fournisseurs si vous voulez que la correspondance soit faite automatiquement.
Remarque : le préfixe de l'adresse mail à utiliser pour l'input mail des factures (“purchase”) peut être modifié dans le menu Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application –> onglet Emails :
