FAQ / Questions fréquemment posées

Comment ajouter un nouveau salarié ?

Un nouveau salarié doit d'abord être créé en tant qu'utilisateur de VSA (menu Administration > Utilisateurs). Une fois cela fait, ce nouvel utilisateur, qui aura été créé en tant qu'interne, sera visible dans le registre du personnel et de là il est possible de mettre à jour ses données RH et son dossier.

Comment gérer un départ de l'entreprise ?

Quand un collaborateur quitte l'entreprise, il faut aller mettre à jour ses informations RH pour renseigner la date de sortie. Une raison du départ peut être également indiquée. Il faut aussi penser à aller le désactiver dans sa fiche utilisateur (Administration > Utilisateurs).

Comment gérer un collaborateur qui à ré intégré l'entreprise ?

Dans le cas ou un collaborateur serait amené à ré intégrer vos équipes, il faudra venir lui créer un nouveau contrat de travail dans son dossier salarié. L'ancienneté sera calculée par rapport à la date du premier contrat et ne prendra pas en compte les éventuels mois de sortie de l'entreprise.

Comment déclarer une absence ?

2 moyens :

• via la feuille des temps ou le CRA en allant ensuite dans la page “Mes absences” pour soumettre la demande de validation (workflow),
• via la page “Mes absences” où l'ajout d'une demande ajoutera l'absence dans l'activité (CRA, feuille des temps). Et depuis cette même page, la soumission pour validation sera à faire.

Comment utiliser la préparation de la paie ?

La préparation de la paie se fait depuis les écrans du sous-menu “Paie” dans le menu Ress. Humaines de l'application.

Un premier écran Indemnités repas vous permet de contrôler les indemnités repas calculés par l'application. Une action permet de voir le détail du calcul pour le mois concerné et par collaborateur.

Un écran Préparation de la paie vous permet de contrôler l'ensemble des informations concernées par le mois à payer. Une action permet de “figer” la paie avant sa transmission pour la production des bulletins de paie.
A partir du moment où une paie est figée, l'application pourra vous présenter les écarts s'il y a lieu : augmentation pas prise en compte, absences non prévues (maladies,…), etc. Les écarts apparaissent dans un ou plusieurs onglets qui s'ajouteront.

Un dernier écran Paie préparée vous montre l'état de la paie figée.