vsa:activites_et_signatures_en_ligne

L'application vous permet d'envoyer un e-mail contenant le lien pour consulter et signer électroniquement un document d'activité client (CRA, UO, PV de réception,…). Attention, cela nécessite d'avoir attribué le droit autorisant cette action dans les groupes de sécurité.

Pour pousser les activités en signature, vous pouvez cliquer sur le bouton suivant :

L'utilisateur du portail reçoit un e-mail avec un lien lui permettant d'accéder à l'élément à signer.

L’utilisateur peut accéder aux activités déclarées en lien avec les missions et projets suivis en cliquant sur les éléments en jaune ci-dessous :

Les droits à cocher dans les rôles pour voir les infos sont les suivants :

Vous pouvez filtrer par mois/année, type d’activité, et état de la signature.

Les éléments affichés et que vous pouvez valider sont les suivants :

  1. CRA
  2. Heures supplémentaires
  3. Unités d’œuvre
  4. Frais refacturables
  5. PV de réception
  6. Charges et achats refacturables

L’utilisateur peut valider les activités de deux manières :

  • Signer électroniquement lorsque cela est possible
  • Télécharger le document en cliquant sur , l’imprimer, le signer et attacher son document en cliquant sur

Le clic sur le bouton de signature électronique ouvre cette fenêtre :

Il faut renseigner la fonction, mettre des éventuels destinataires en copie, écrire un commentaire si nécessaire, apposer sa signature, attester de la capacité à signer ce document puis cliquer sur le bouton pour signer et transmettre le document.

Attention, pour les PV de réception, vos modèles de documents (.docx) doivent bien appeler le bloc et les variables utiles à l’affichage de la signature électronique. Sans cela, au moment de cliquer pour signer en ligne, votre client verra le message suivant s’afficher :

Le message suivant s’affiche alors :

Notez que comme indiqué sur l’écran de signature, le collaborateur intervenant, le commercial et les administratifs qui suivent la mission seront par défaut mis en copie du mail envoyé.

Le clic sur le bouton d’envoi d’un document signé ouvre cette fenêtre :

Vous pouvez ajouter des destinataires si nécessaire, mettre un commentaire. Il faut télécharger votre document et cliquer sur le bouton pour le transmettre. Un e-mail est envoyé aux mêmes destinataires que pour la signature électronique.

Sur chaque élément on peut voir l’état de la signature (doc signé ou pas, manuellement ou en ligne) et récupérer les documents signés.

Lorsque les activités sont signées, vos collaborateurs peuvent consulter/récupérer les documents signés dans VSA/VSP (pour les mettre en attachement dans leur CRA par exemple). Pour cela de nouveaux droits sont à ajouter dans l'onglet Activités :

Vos collaborateurs peuvent récupérer les documents signés et supprimer les signatures si nécessaire.

Si des droits suffisants leur ont été attribués, ils peuvent aussi attacher directement le document signé par le client aux activités correspondantes grâce au bouton suivant :

  • vsa/activites_et_signatures_en_ligne.txt
  • Dernière modification: 08/07/2020 10:26
  • de Clémence CANNEVIERE