Activités et signatures en ligne [Documentation des solutions applicatives éditées par VERYSWING]

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===== Activités et signatures en ligne =====

==== Pousser des activités aux clients pour signature ====

L'application vous permet d'envoyer un e-mail contenant le lien pour consulter et signer électroniquement un document d'activité client (CRA, UO, PV de réception,...). Attention, cela nécessite d'avoir attribué le droit autorisant cette action dans les groupes de sécurité.

Pour pousser les activités en signature, vous pouvez cliquer sur le bouton suivant :

{{ :vsa:bouton_push_activité_signature.png?1000 }}

\\ L'utilisateur du portail reçoit un e-mail avec un lien lui permettant d'accéder à l'élément à signer.

==== Signature des activités ====

L’utilisateur peut accéder aux activités déclarées en lien avec les missions et projets suivis en cliquant sur les éléments surlignés en jaune ci-dessous :

{{ :vsa:constellation_activités_1.png?1000 }}

\\ Les droits à cocher dans les rôles pour voir les informations sont les suivants :

{{ :vsa:constellation_activités_2.png?600 }}

\\ Vous pouvez filtrer par mois/année, type d’activité et état de la signature.

Les éléments affichés et que vous pouvez valider sont les suivants :
  - CRA
  - Heures supplémentaires
  - Unités d’œuvre
  - Frais refacturables --> seuls les frais déclarés refacturables sont affichés pour signature sur le portail. La note de frais n'a pas besoin d'avoir été validée.
  - PV de réception
  - Charges et achats refacturables

{{ :vsa:constellation_activités_3.png?1200 }}

\\ L’utilisateur peut valider les activités de deux manières :
  * Signer électroniquement lorsque cela est possible {{:vsa:picto_signature_1.png?direct|}}
  * Télécharger le document en cliquant sur {{:vsa:picto_signature_2.png?direct|}}, l’imprimer, le signer, le scanner et l'attacher en cliquant sur {{:vsa:picto_signature_3.png?direct|}}

==== Signature électronique ====

Le clic sur le bouton **Consultation et signature en ligne** ouvre cette fenêtre :

{{ :vsa:constellation_activités_4.png?1200 }}

\\ L'utilisateur doit renseigner sa fonction, mettre d'éventuels destinataires en copie, écrire un commentaire si nécessaire, apposer sa signature, attester de la capacité à signer ce document puis cliquer sur le bouton pour signer et transmettre le document.
\\ Le message suivant s’affiche alors :

{{ :vsa:constellation_activités_6.png?1400 }}

Attention, pour les PV de réception, vos modèles de documents (.docx) doivent bien appeler le bloc et les variables utiles à l’affichage de la signature électronique. Sans cela, au moment de cliquer pour signer en ligne, votre client verra le message suivant s’afficher :

{{ :vsa:constellation_activités_5.png?1400 }}

Les destinataires recevront un email de ce type :

{{ :vsa:constellation_activités_7.png?400 }}

\\ ''**__Note :__** Comme indiqué sur l’écran de signature, le collaborateur intervenant, le commercial et les administratifs qui suivent la mission seront, par défaut, mis en copie du mail envoyé.''

==== Signature manuelle ====

Le clic sur le bouton **Consultation et signature manuelle** ouvre cette fenêtre :

{{ :vsa:constellation_activités_9.png?1200 }}

\\ Vous pouvez ajouter des destinataires si nécessaire, mettre un commentaire. Il faut télécharger votre document et cliquer sur le bouton pour le transmettre. Un e-mail est envoyé aux mêmes destinataires que pour la signature électronique.

==== Visualisation des éléments signés ====

Sur chaque élément on peut voir l’état de la signature (doc signé ou pas, manuellement ou en ligne) et récupérer les documents signés.

{{ :vsa:constellation_activités_10.png?1200 }}

\\ Lorsque les activités sont signées, vos collaborateurs peuvent consulter/récupérer les documents signés dans VSA/VSP (pour les mettre en attachement dans leur CRA par exemple). Pour cela de nouveaux droits sont à ajouter dans l'onglet **Activités** :

{{:vsa:constellation_activités_11.png?direct|}}

\\ Vos collaborateurs peuvent récupérer les documents signés et supprimer les signatures si nécessaire.

{{:vsa:constellation_activités_12.png?direct|}}

\\ Si des droits suffisants leur ont été attribués, ils peuvent aussi attacher directement le document signé par le client aux activités correspondantes grâce au bouton suivant :

{{ :vsa:constellation_activités_13.png?1200 }}

Note : il est possible d'enlever du modèle de CRA client utilisé le cartouche de signature électronique du collaborateur. 

{{ :vsa:param_CRA_bloc_signature.png?1200 }}