Comment gérer une mission avec facturation au temps passé ?

Tout d'abord il est important de bien définir une mission avec facturation au temps passé aussi appelée mission en régie. De quoi s'agit-il ? On parle de régie lorsqu'on désigne le placement de collaborateur chez un client, pour une durée allant de la journée à plusieurs mois, afin de réaliser le travail souhaité par le client.

Par conséquent vous devez affecter la régie à un client. Si le client n'est pas encore dans votre VSA, vous devez le créer afin de pouvoir l'affecter.

Pour la création d'un client , rendez-vous aux pages commercial > clients/fournisseurs > clients. Cliquez sur le lien :VSA_ADD:“Ajouter un client” .

Vous devez remplir les champs suivants :

  • Le code du client
  • Les entités de votre environnement VSA qui pourront travailler avec ce client, au moins une entité doit être sélectionnée pour réussir à créer le client
  • Le nom du client
  • Une description
  • Le groupe ou compte parent (qui doit être déjà client dans VSA)
  • Le secteur d'activité
  • L'origine du client
  • Les informations légales
  • Les coordonnées du siège
  • Un premier contact, si connu

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la création ou la mise à jour.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez dorénavant saisir votre régie.

Pour créer une régie rendez-vous sur la page commercial > affaires.

Cliquez sur le lien :VSA_ADD:“Ajouter une affaire”

Remplissez le formulaire avec toutes les informations de l'affaire :

  • Le commercial qui gère cette affaire. C'est le responsable de l'affaire
  • L'entité qui a l'affaire
  • Le client qui est proposé dans une liste conditionnée par le choix de l'entité et par vos créations.
  • L'axe projet, facultatif, mais qui permet un regroupement d'affaires dans certains rapports de l'application. Par exemple, si vous avez une affaire puis 3 avenants et que vous voulez suivre l'ensemble, un axe projet commun permettra de les regrouper dans le rapport de rentabilité des contrats.
  • La référence interne, obligatoire et unique pour VSA
  • Le donneur d'ordre qui est le responsable côté client ; il apparaître sur la facture
  • L'objet qui est le libellé de l'affaire
  • Une description, facultative, peut être ajoutée
  • La devise de l'affaire
  • La nature de l'affaire est de quatre type : Régie, Forfait, Apport d'affaire/(re)vente, Autre unité d'oeuvre (astreintes, tickets,…)

Choisissez: REGIE, au temps passé

Pour une régie, vous pourrez choisir en enveloppe de jours ou en plage de dates, ou un combinaison, pour le suivi de l'activité. Pour chaque collaborateur, on indique le tarif de vente hors taxe par jour, et on peut spécifier un tarif horaire qui sera alors utilisé en cas d'heures supplémentaires déclarées et refacturables. En cas de frais forfaités journaliers, un champ vous permet d'indiquer le montant de ce forfait. Vous pourrez indiquer, en plus, pour chaque collaborateur sous-traitant son tarif d'achat.

Vous pourrez aussi précisez des informations sur la “logistique” :

  • Le lieu d'intervention indique la ville ou le site d'intervention qui apparaîtra sur les CRA.
  • Un ou plusieurs interlocuteurs sont à indiquer. Lors de l'édition d'un CRA client, le collaborateur pourra choisir l'un de ces noms.
  • Le type de fiche vous permet de choisir soit CRA (pour le mois entier), portrait ou paysage, soit Fiche de prestation (pour une sortie semaine par semaine)

Une fois l'affaire créée, vous devez saisir du temps sur la mission pour pouvoir facturer par la suite.

La saisie du temps se fait via l'écran Activité > CRA : Compte rendu d'activité ou Activité > Feuille de temps.

Choisissez le collaborateur, le mois et l'année depuis le filtre de l'écran. Sur les jours souhaitez, choisissez le client et la mission, puis remplissez le temps dans chaque cellule.

Dès que le collaborateur affecté a saisi du temps dans son CRA ou sa feuille de temps sur cette mission, vous pouvez facturer.

Vous devez vous rendre dans Facturation > Préparation des factures

Cette écran permet de préparer les factures.

Elle liste :

  • Onglet “Frais à refacturer” : les frais professionnels pour les collaborateurs qui en auraient attachés à un client pour le mois sélectionné :
    • Version détaillée : une ligne par frais
    • Version regroupée par collaborateur : une ligne par note de frais (ensemble de frais)

  • Onglet “Heures suppl. à refacturer” : les heures supplémentaires ou astreintes refacturables

  • Les factures préparées par rapport à l'activité (CRA / Feuilles des temps) et aux affaires :

Grâce à cette écran, vous pouvez préparer vos factures. Il vous suffit de cliquer sur :VSA_CHECK:. Cela permet de valider la pré-facture et de l'envoyer dans facturation et suivi de règlement.

Selon l'option applicative de votre environnement (comptabilisation directe des pré-factures ou étape de validation intermédiaire), vous devez comptabiliser les factures qui viennent juste d'être validées depuis la page de Préparation de factures. La comptabilisation permet de donner la numérotation chrono finale à chaque document. La comptabilisation signifie que l'envoi au client sera fait avec cette version du document.

Pour chaque facture comptabilisée, vous pouvez créer des avoirs, et surtout gérer le ou les règlements clients associés en utilisant les éventuels avoirs liés à ce client. Pour chaque avoir, vous visualisez s'il est utilisé ou pas par un règlement client d'une ou plusieurs factures.

Une fois le règlement reçu pour la régie, vous devez l'enregistrer en cliquant sur :VSA_BUY:. Vous pouvez retrouver ce règlement dans Historique des règlements clients.

  • vsa/comment_gerer_une_regie.txt
  • Dernière modification: 02/05/2018 15:28
  • de Caroline BABRON