Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales [05/05/2020 11:03] – Clémence CANNEVIERE
+++ vsa:constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales [06/04/2023 15:16] (Version actuelle) – Clémence CANNEVIERE
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-===== Constellation + - Signature en ligne des propositions commerciales =====
+===== Constellation + - Signature électronique =====
-==== Envoi des propositions commerciales/avenants à vos prospects/clients ====
+==== Signature électronique des propositions commerciales/avenants par vos prospects/clients ====
 Cette action n’est faisable que si :
@@ Ligne 28: / Ligne 28: @@
   - Modifier la durée de validité du document
   - Ecrire l’e-mail qui sera envoyé ou sélectionner un modèle de message (à gérer dans les écrans de paramétrage d’application)
+  - joindre des fichiers à l'e-mail et demander à ce que ces fichiers soient attachés automatiquement à la proposition commerciale dans l'application.
 ==== Signature par le client/prospect ====
@@ Ligne 48: / Ligne 49: @@
 {{:vsa:constellation_propales_7.png?direct|}}
+{{:vsa:constellation_propales_8.png?direct|}}
 L’e-mail envoyé lorsque la proposition est signée est le suivant :
-{{:vsa:constellation_propales_8.png?direct|}}
+{{:vsa:constellation_propales_9.png?direct|}}
 A noter, que si le tiers est un client, il peut accéder aux propositions à signer sur Constellation en cliquant sur l’un des éléments suivants :
-{{:vsa:constellation_propales_9.png?direct|}}
+{{:vsa:constellation_propales_10.png?direct|}}
 Uniquement si les droits suivants sont cochés dans le rôle qui lui a été attribué :
-{{:vsa:constellation_propales_10.png?direct|}}
+{{:vsa:constellation_propales_11.png?direct|}}
 Les principes de signature sont les mêmes que ceux décrits pour les activités.
-{{:vsa:constellation_propales_11.png?direct|}}
+{{:vsa:constellation_propales_12.png?direct|}}
+==== Consultation des propositions signées ====
+Vous pouvez consulter la liste des propositions signées et récupérer les pdf correspondants dans VSA/VSP, écran de suivi **Signatures des propositions** :
+{{:vsa:constellation_propales_13.png?direct|}}
+Une action à la ligne vous permet, si besoin, d’annuler la signature apposée par le client/prospect.
+{{:vsa:constellation_propales_14.png?direct|}}
+Vos collaborateurs peuvent récupérer les documents signés directement depuis l’écran Commercial > Gestion > Signature des propositions. Pour cela, des droits sont à ajouter dans les groupes de sécurité :
+{{:vsa:constellation_propales_15.png?direct|}}
+Ils peuvent récupérer les documents signés, ou supprimer les signatures si nécessaire.
+==== Signature des contrats de travail/avenants par vos collaborateurs ====
+Deux processus sont disponibles :
+  * La signature papier avec l'attachement électronique du document signé (compris dans votre abonnement de base).
+  * La signature électronique (avec l'add-on Constellation +).
+Dans les deux cas, il faut commencer par associer un modèle de document à des variables spécifiques à la signature électronique.
+Depuis l'écran Ressources humaines > Paramètres > Modèles de contrats de travail vous trouverez ces variables spécifiques en cliquant sur le bouton "variables disponibles" :
+{{:vsa:variables_specifiques_signature_electronique.PNG}}
+<WRAP center round info 60%>
+Deux modèles de contrats ont été ajoutés à votre environnement incluant des variables de bloc de signature : CONT_CDI et PROM_CDI.
+</WRAP>
+Ensuite, créez le contrat de travail ou l'avenant au contrat de travail dans le dossier du salarié depuis le registre du personnel.
+{{:vsa:ajout_contrat_dossier_salarie.PNG}}
+A la fin du formulaire, associez au document le modèle de contrat ou d'avenant contenant les variables spécifiques à la signature électronique :
+{{:vsa:selection_modele_contrat.PNG}}
+=== Signature papier et attachement électronique (sans Constellation +) ===
+Générez le contrat au format Word en cliquant sur l'action de ligne appropriée et attachez-le au contrat :
+{{:vsa:generer_contrat_word.PNG}}
+A partir du moment où le contrat est attaché, vous pouvez passer l'état du contrat à "Envoyé/A signer". Un bouton bleu en forme d'avion en papier apparaîtra. Cliquez dessus pour transmettre son contrat à votre collaborateur.
+Dans le formulaire, vous retrouverez plusieurs méthodes de transmission :
+{{:vsa:methodes_transmission.PNG}}
+  * La première, classique, ne nécessite aucune activation de droit dans les groupes de sécurité de vos collaborateurs. Un email leur sera envoyé afin de signer leur contrat.
+  * La deuxième, quant à elle, n'est disponible que si le droit suivant est activé :
+{{:vsa:droit_contrat_mes_informations.PNG}}
+Alors, en plus du contrat attaché à l'email, ils disposeront d'un lien qui les emmènera dans leur espace "Mes informations" dans VSA afin de télécharger le document puis de l'importer dans VSA à l'aide du bouton vert dédié.
+Une tâche dans VSA leur permettra également d'accéder directement au contrat à signer :
+{{:vsa:bouton_upload_contrat.PNG}}
+{{:vsa:tache_tableau_de_bord.PNG}}
+Nous verrons la troisième méthode dans la partie suivante concernant la signature électronique.
+=== Signature électronique (avec Constellation +) ===
+La troisième méthode de transmission fonctionne si le droit vu à la deuxième méthode est activé et que l'add-on Constellation + est souscrit.
+<WRAP center round tip 60%>
+Pour cette méthode, il n'y a pas besoin de générer le contrat pour l'attacher dans le dossier du collaborateur.
+</WRAP>
+Après le remplissage du formulaire de transmission, le collaborateur recevra un email et une tâche sur son tableau de bord qui l'emmèneront dans son dossier "Mes informations".
+De là, un autre bouton vert sera disponible, en forme de signature, et ouvrira une fenêtre de signature :
+{{:vsa:bouton_signature_electronique.PNG}}
+{{:vsa:signature_electronique_contrat.PNG}}
+Le collaborateur peut soit accepter soit refuser la signature du contrat, un champ commentaire est disponible afin de motiver le refus.
+Dans le dossier du salarié, on vous permet de vérifier l'état de la signature :
+{{:vsa:info_dossier_salarié.PNG}}
+Le point info vert vous indique quand la signature a été envoyée, signée et si elle est à traiter (changer le statut du contrat).
+La flèche vous emmène dans le menu de gestion des signatures (Ressources Humaines > Gestion > Signtures des promesses d'embauche, contrats de travail et avenants) :
+{{:vsa:gestion_signatures.PNG}}
+=== Envoi des promesses d'embauche pour les candidats ===
+Pour que l'envoi des promesses d'embauche à vos candidats fonctionne, Constellation + doit être souscrit et un droit doit être activé dans les groupes de sécurité des personnes qui seront amenées à envoyer ces promesses d'embauche :
+{{:vsa:droit_promesse_embauche.PNG}}
+Depuis le dossier du candidat, dans l'onglet Contrat de travail, créez-lui un contrat avec un modèle de contrat comportant des variables de signature électronique. Passez le statut du contrat à "Envoyé/ A signer" afin de faire apparaître le bouton d'envoi.
+Remplissez le formulaire :
+{{:vsa:formulaire_promesse_embauche.PNG}}
+Le candidat recevra alors un email avec un lien l'emmenant vers Constellation :
+{{:vsa:portail_constellation_signature.PNG}}
+Comme pour les collaborateurs, la gestion des signatures des promesses d’embauche ou des contrats de travail pour les candidats se fait depuis l’écran Ressources Humaines > Gestion > Signature des promesses d’embauche, contrats de travail et avenants.
+A noter : pour être signable électroniquement, les modèles de documents utilisés doivent intégrer toutes les variables de signature (nom prénom du signataire, SIRET, image de la signature,...) paraphes compris.