Cet écran permet de paramétrer les entités sous forme de hiérarchie.

Une entité peut être :

• Une Entité juridique
• Une agence
• Une business unit
• Une équipe
• Etc.

Les entités sont de 2 types :

• Les entités facturantes, qui émettent des factures ; par défaut toutes les entités de type société.
• Les entités non-facturantes. Elles doivent obligatoirement avoir dans la hiérarchie une entité facturante pour que les prestations effectuées dessus puissent générer des factures.

La devise racine est la devise de consolidation des rapports. Elle est commune à toutes vos entités et non modifiable. La devise légale est la devise d'entité qui peut être sélectionnée dans les contrats de travail et rémunérations variables des collaborateurs.

Si l'entité que vous ajoutez n'est pas en France pensez à lui associer un pack de jours fériés.

IMPORTANT : Lorsque vous ajoutez une nouvelle entité, celle-ci n'est pas intégrée automatiquement à vos périmètres de sécurité. Pensez bien à venir l'ajouter aux périmètres souhaités pour éviter de mauvaises surprises de ne pas la voir apparaitre dans vos listes déroulantes. Pour en savoir plus sur les périmètres de sécurité, cliquez ici

Permet d'ajouter une nouvelle entité. Voir ci-après le détail de cette action.

Editer l'entité
Permet d'éditer le détail de l'entité et de faire des mises à jour. Voir ci-après le détail de cette action.

Plus d'actions
Ce pictogramme donne accès à différentes actions :

• Dupliquer l'entité
• Déplacer l'entité dans son niveau
• Gestion du coefficient commercial k
• Gestion du coefficient K
• Modifier les paramètres de l'entité : Certains paramètres d'application ont été descendus au niveau des entités pour vous permettre d'affiner vos configurations en fonction des spécificités de vos différentes structures.
• Supprimer l'entité : permet de supprimer une entité si toutes les conditions listées ci-dessous sont remplies :
  • Aucun utilisateur ne lui est rattaché
  • Aucune entité descendante
  • Aucune affaire rattachée

Dans le formulaire qui s'ouvre :

• Remplissez les champs Nom et Description.
• Choisissez le type d'entité, si le type peut facturer, l'indication Facturante apparait entre parenthèse.
• Choisissez l'entité parente, cette information est obligatoire. Votre environnement a été livré à minima avec une entité parente qui contient le paramétrage nécessaire pour que l'application fonctionne en tout circonstance.
• Choisissez le ou les périmètres de sécurité associés.

• Informations légales
  • Indiquez les coordonnées du siège.
  • Indiquez les informations légales de type siret, capital, etc.

• Facturation
  • Si l'entité est de type facturante, remplissez avec attention cette partie du formulaire.
  • L'adresse sera reprise dans les factures que l'entité pourrait émettre.
  • Elle peut être copiée de l'adresse du siège

• Services
  • Il s'agit d'informations utilisées par tous les documents liés à des prestations et de l'opérationnel : CRA, PV de recette par exemple.
  • L'adresse peut être copiée de l'adresse du siège

• Interface comptable
  • Indiquez éventuellement le code comptable de l'entité : c'est le code de la société dans l'application comptable ; code qui est appelé aussi dossier dans certains logiciels comptables.

• Interface DPAE
  • Référence du service de santé au travail. Retrouvez votre code SST ici > https://www2.due.urssaf.fr/declarant/jasperServlet
  • Code interne du centre URSSAF. Retrouvez votre code URSSAF ici > https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/pdf/Liste%20SIRET_URSSAF.pdf

• Aspect graphique
  • Choisissez le template graphique qui s'appliquera à tous les utilisateurs qui seront rattachés à cette entité.

• Logo
  • Personnalisez l'entité en chargeant un logo qui sera repris en haut à droite de l'application et dans les factures générées par cette entité.

Si vous utilisez l'interface comptable, renseignez le code société de l'entité (la zone ne s'affiche que si elle est facturante) destiné à votre application comptable. Celui-ci sera utilisé comme code société (souvent appelé dossier) pour toutes lignes d'écriture de cette société qui concernent cette société.

Vous pouvez associer un coefficient (appelé K) applicable au collaborateur à son salaire brut qui permet de calculer son coût de revient.

Le K comporte une date de début d'application, une date de fin d'application et un coefficient supérieur à 1.

Activités

• Évaluations des missions
• Liste de valeurs pour la saisie des temps
• Progress plan
• Envois par email

Commercial

• Compte clients et prospects
• Contacts prospects
• Sociétés sous-traitantes et autres
• Tarif par défaut des prestations et des produits
• Modèles d'autres unités d'œuvre

Recrutement

• Evaluation des candidats

Ressources Humaines

• Jours de RTT par entité
• Barèmes kilométriques
• Types de contrats de travail
• Règles des Comptes Épargne-Temps
• Catégories d'absence
• Evaluations des formations
• Evaluations des entretiens
• Modèles de documents RH
• Modèles de documents pour le prêt de matériel
• Types d'actes administratifs (portage)

Facturation

• Conditions de facturation
• Modèles de factures
• Adresses e-mails pour envoi

Achats

• Véhicules de société
• Évaluations des fournisseurs
• Workflows des achats

Administration

• Destinataires par type d'alerte
• Déclencheurs d'action
• Workflows
• Supports de paiement
• Axes analytiques
• Périmètres de sécurité
• Utilisateurs
• Inventaire des actifs / du matériel

Interfaces

• Références externes pour l'export des variables de paie

Interfaces comptables

* Frais

• RH > Registre du personnel > Modification des informations du salarié
• Administration > Paramètres > Taxes
• RH > Paramètres > Types de frais

* Factures clients

• Commercial > Comptes & Contacts > Comptes clients
• Administration > Paramètres > Taxes
• Commercial > Paramètres > Prestations et produits de vente
• Commercial > Paramètres > Types d'autres unités d'œuvre

* Factures fournisseurs

• Commercial > Fournisseurs > Sociétés sous-traitantes et autres
• Administration > Paramètres > Taxes
• Gestion financière > Paramètres > Comptes (charg., prod., achats)

* PCA/FAE

• Commercial > Comptes & Contacts > Comptes clients

* Règlements

• Administration > Paramètres > Supports de paiement