| Prochaine révision | Révision précédente |
| vsa:facturation_et_suivi_des_reglements [04/03/2016 16:27] – modification externe 127.0.0.1 | vsa:facturation_et_suivi_des_reglements [21/07/2022 09:42] (Version actuelle) – Nicolas SAILLET |
|---|
| Cette page liste l'ensemble des factures et des avoirs. | Cette page liste l'ensemble des factures et des avoirs. |
| |
| - Selon l'option applicative de votre environnement (comptabilisation directe des pré-factures ou étape de validation intermédiaire), vous devez comptabiliser les factures qui viennent juste d'être validées depuis la page de [[vsactivity-5.0.0:preparation_des_factures|Préparation de factures]]. La comptabilisation permet de donner la numérotation chrono finale à chaque document. La comptabilisation signifie que l'envoi au client sera fait avec cette version du document. | - Selon l'option applicative de votre environnement (comptabilisation directe des pré-factures ou étape de validation intermédiaire), vous devez comptabiliser les factures qui viennent juste d'être validées depuis la page de [[:vsa:preparation_des_factures|Préparation de factures]]. La comptabilisation permet de donner la numérotation chrono finale à chaque document. La comptabilisation signifie que l'envoi au client sera fait avec cette version du document. |
| - Pour chaque facture comptabilisée, vous pouvez créer des avoirs, et surtout gérer le ou les règlements clients associés en utilisant les éventuels avoirs liés à ce client. Pour chaque avoir, vous visualisez s'il est utilisé ou pas par un règlement client d'une ou plusieurs factures. | - Pour chaque facture comptabilisée, vous pouvez créer des avoirs, et surtout gérer le ou les règlements clients associés en utilisant les éventuels avoirs liés à ce client. Pour chaque avoir, vous visualisez s'il est utilisé ou pas par un règlement client d'une ou plusieurs factures. |
| |
| |
| {{ :vsa:factures_et_avoir_de_l_entite.png?650 |}} | {{ :vsa:factures_et_avoir_de_l_entite.png?|}} |
| | |
| | |
| ===== Les actions de l'écran ===== | |
| | |
| | |
| ==== Les actions pour les lignes sélectionnées ==== | |
| |
| <WRAP box round> | <WRAP box round> |
| **:VSA_CB1: ''Tout sélectionner''** \\ | <color #C71585>Les droits à activer</color> |
| Permet de sélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs. | * Facturation et suivi des règlements |
| | *Réceptionner un règlement client / rembourser un avoir |
| | *Obtenir un duplicata d'une facture/d'un avoir (PDF) |
| | *Edition des factures/avoirs (PDF) |
| | *Edition du détail des frais (PDF) |
| | *Edition du détail des heures supplémentaires (PDF) |
| | *Visualiser les documents électroniques externes attachés aux factures et aux avoirs |
| | *Attachement (ajout, suppression) de documents électroniques externes aux pré-avoirs |
| | *Attachement (ajout, suppression) de documents électroniques externes aux factures/avoirs comptabilisés |
| | *Supprimer une facture/un avoir |
| | *Comptabiliser les factures/avoirs |
| | *Actions spéciales : décomptabiliser, changer un numéro pour combler un trou de numérotation (par exemple), délier d'un export comptable ou d'un prélèvement automatique |
| | *Ajouter/supprimer des avoirs sur les factures émises |
| | *Ajouter des avoirs seuls sans facture d'origine (RFA : remise de fin d'année, etc.) |
| | *Envoyer les factures/avoirs aux clients |
| | *Voir et imprimer les lettres d'accompagnement |
| | *Voir les éventuels trous dans la numérotation chrono |
| </WRAP> | </WRAP> |
| |
| <WRAP box round> | ===== Les actions de l'écran ===== |
| **:VSA_CB0: ''Tout déselectionner''** \\ | |
| Permet de désélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs. | |
| </WRAP> | |
| |
| | ==== Les actions globales ==== |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:creer_un_avoir.png|}} \\ |
| **:VSA_PDF2: ''Imprimer''** \\ | Ce bouton vous permet de créer un avoir sans le relier à une facture. |
| Permet de générer un fichier pdf unique contenant les documents qui ont été sélectionnés. | La création se fait ensuite en deux étapes : \\ |
| </WRAP> | <color #008080>ETAPE 1/2</color> |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:creer_un_avoir_sans_facture_etape_1.png|}}\\ |
| **:VSA_MAIL: ''Envoyer aux clients''** \\ | Le formulaire vous permet de choisir le client qui est concerné par l'avoir. |
| Permet de valider l'envoie de la facture aux clients soit par e-mail ou soit par courrier postal. | Une fois le client sélectionné, cliquez sur <color #448FFF>Passer à l'étape suivante</color> |
| </WRAP> | |
| |
| | <color #008080>ETAPE 2/2</color>\\ |
| | {{:vsa:creer_un_avoir_sans_facture_etape_2.png|}} |
| |
| <WRAP box round> | Vous devez remplir différents champs : |
| **:VSA_CALC: ''Enregistrer un règlement''** \\ | * Date de l'avoir |
| Permet d'enregistrer un règlement pour les factures sélectionnées et d'utiliser les avoirs sélectionnés, s'il y en a. | * Adresse de facturation |
| | * TVA à appliquer |
| | * Devise |
| | * Support de paiement |
| | * Modèle de factures |
| | * Une description |
| | * La quantité |
| | * Le montant unitaire |
| |
| //L'action est détaillée ci-après.// | **A noter** : Il faudra comptabiliser l'avoir pour qu'il soit numéroté définitivement, prêt à être transmis à votre client.\\ |
| </WRAP> | |
| ==== Les actions sur chaque ligne ==== | ==== Les actions de masse ==== |
| |
| <WRAP box round> | Elles sont disponibles lorsque vous sélectionnez au moins une facture. |
| **:VSA_INVOICE: ''Numéro temporaire de la facture qui n'a pas encore été comptabilisée''** \\ | |
| **:VSA_INVOICE_CHECK: ''Numéro de la facture qui est comptabilisée''** \\ | |
| Permet de visualiser la facture en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes). | |
| </WRAP> | |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:imprimer_une_facture.png|}}\\ |
| **:VSA_INVOICE_BLUE: ''Numéro temporaire de l'avoir qui n'a pas encore été comptabilisé''** \\ | Permet d'éditer la ou les factures au format PDF. Toutes les factures sont dans le même fichier PDF.Vous pourrez ensuite les imprimer. \\ |
| **:VSA_INVOICE_BLUE_CHECK: ''Numéro de l'avoir qui est comptabilisé''** \\ | |
| Permet de visualiser l'avoir en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes). | |
| </WRAP> | |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:exporter_les_factures_dans_un_fichier_zip.png|}}\\ |
| **:VSA_NOTICE: ou :VSA_NOTICE_BLUE: ou :VSA_NOTICE_BLUE_WITH_PERCENT: ''Notes sur la facture''** \\ | Permet d'exporter la ou les factures dans un fichier ZIP. Ce fichier ZIP comporte un fichier PDF par facture. \\ |
| Permet de saisir une note de détail et/ou une remarque sur la facture et de voir si une déduction est appliquée à la facture (% du total). Le crayon en bleu indique qu'il y au moins une note saisie et s'il y a le "%" en plus, il y a une déduction qui s'applique. | |
| |
| //Voir ci-après le détail de cette action.// | {{:vsa:lettre_d_accompagnement_des_factures.png|}} \\ |
| </WRAP> | Permet d'éditer une lettre qui recense l'ensemble des factures préalablement sélectionnées. Si vous envoyez vos factures par courrier postal, la lettre d'accompagnement est une synthèse de la ou des factures à destination de chaque client.\\ |
| | La lettre d'accompagnement est différente de la première page d'une facture qui est paramétrable dans les modèles de factures et qui permet d'ajouter une première page à chaque facture utilisant ce modèle. Une première page peut contenir des informations choisies et spécifiques, et avoir une adresse différente de celle de la facture ; alors qu'une lettre d'accompagnement reprendra automatiquement l'adresse de la facture et un formalisme pré-établi. \\ |
| |
| | {{:vsa:imprimer_les_duplicatas_de_factures.png|}} \\ |
| | Permet d'éditer au format PDF les duplicatas des factures sélectionnées. \\ |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:envoyez_les_factures.png|}} \\ |
| **:VSA_NEWWINDOW: ''Duplicata''** \\ | Permet d'envoyer aux clients les factures sélectionnées. |
| Permet d'obtenir le duplicata de la facture ou de l'avoir en pdf. | VSA vous propose le formulaire ci-dessous : |
| </WRAP> | |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:envois_des_factures_aux_clients.png|}}\\ |
| **:VSA_REMIND: ''Relancer ce client''** \\ | Le formulaire vous permet de choisir : |
| Permet d'accéder à la page de relance des clients. La présence de lien pour une facture non payée intégralement indique que la date d'échéance pour cette facture est passée. | * D'envoyer des factures / avoir originaux ou des duplicatas |
| </WRAP> | * La date de l'action |
| | * Le choix du mode d'envoi : |
| | *Par mail : l'application vous propose d'envoyer directement la facture par mail depuis l'application. Vous devez alors choisir un modèle de message (le modèle est paramétrable dans le menu <color #000080>Administration > Ecrans de paramétrages > Modèles de messages</color> ). Enfin, vous pouvez choisir de mettre des personnes en copie et en copie cachée. |
| | *Par courrier postal : l'application propose deux PDF différents. Le premier contient l'ensemble des factures à envoyer, le second contient les factures à envoyer avec les lettres d'accompagnement. |
| | *Envoi par dématérialisation : l'application crée un fichier ZIP contenant un document par facture au format XML ou Hybride (PDF/A3 + XML). Les formats Tradeshift (UBL) et Factur-X sont proposés.\\ |
| |
| <WRAP box round> | {{:vsa:enregistrer_un_reglement.png|}}\\ |
| **:VSA_INVOICE_BLUE_ADD: ''Créer un avoir''** \\ | Permet d'enregistrer un règlement pour les factures sélectionnées et d'utiliser des avoirs s'il y en a.\\ |
| Permet de créer un avoir sur une facture comptabilisée. | {{:vsa:enregistrer_un_reglement_client.png|}}\\ |
| | Remplissez le formulaire avec toutes les informations : |
| | * La date du règlement |
| | * Le montant encaissé |
| | * Le moyen de paiement |
| | * Le compte bancaire d'encaissement |
| | * la référence : correspond au numéro de virement ou de chèque \\ |
| | |
| | ==== Les actions sur chaque ligne ==== |
| |
| //Voir le détail de cette action ci-dessous.// | :VSA_MAIL: <color #DC143C>Lettre d'accompagnement</color>\\ |
| </WRAP> | Permet d'éditer une lettre d'accompagnement |
| |
| | {{:vsa: action_plus.png}}<color #DC143C>Plus d'actions</color>\\ |
| | Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions : |
| |
| | * **Notes sur la facture** : Permet de saisir une note de détail et/ou remarque sur la facture et de voir si une déduction est appliquée à la facture (% du total). |
| |
| <WRAP box round> | |
| **:VSA_CHECK: ''Comptabiliser la facture/l'avoir''** \\ | |
| Permet de comptabiliser la facture ou l'avoir. | |
| </WRAP> | |
| |
| | * Consulter la déduction éventuelle qui a été saisie en préparation des factures |
| <WRAP box round> | * Si vous souhaitez saisir une note de détail ou une remarque : remplissez la zone de texte correspondante. |
| **:VSA_TRASH: ''Supprimer la facture ou l'avoir non comptabilisé''** \\ | * Si vous souhaitez qu'une de ces informations apparaissent sur la facture : cochez la case correspondante. |
| Permet d'invalider la facture ou l'avoir pour la/le repasser en document à préparer/valider. Il faut revenir dans la page de [[vsactivity-5.0.0:preparation_des_factures|Préparation des factures]] pour la/le traiter de nouveau. | * Si vous souhaitez ne plus avoir de note ou de remarque, videz la zone de texte correspondante.\\ |
| </WRAP> | * **Attacher des documents** |
| | * **Gestion des litiges** : Vous permet d'apposer un flag "litigieuse" sur une facture ainsi qu'un commentaire. Une fois la mention désactivé, l'historique du commentaire est conservé. Ce flag se retrouve dans l'écran de facturation et suivi des règlements ainsi que dans le rapport encours clients. |
| <WRAP box round> | * **Gestion des avis de paiement** : Cette action nécessite l'activation d'un droit dans les groupes de sécurité. Elle permet de gérer des avis de paiement sur des factures partiellement ou non réglées. L'avis de paiement remonte sous forme d'un billet dans les écrans suivants : Facturation et suivi des règlements, rapport - Encours client et Comptes clients et relances. Enfin vous retrouvez tous l'historique (ajout/modification) de vos avis de paiement dans le rapport actions spéciales du module facturation. |
| **:VSA_INVOICE_TRASH: ''Actions spéciales''** \\ | * **Facture proforma sans date** : Permet d'éditer une facture proforma sans date au format PDF |
| Permet d'accéder à des actions spéciales : décomptabilisation, changement d'adresse destinatrice, changement de numéro pour par exemple reboucher un trou dans la numérotation. Toutes les actions spéciales sont enregistrées et ensuite restituées dans un rapport : Facturation > Rapports > Actions spéciales. | * **Duplicata** : Permet d'obtenir le duplicata de la facture ou de l'avoir en PDF |
| </WRAP> | * **Créer un avoir** : permet de créer un avoir sur facture comptabilisée |
| | * **Actions spéciales** : Permet d'accéder à des actions spéciales (Décomptabilisation, changement d'adresse destinatrice, changement de numéro pour par exemple reboucher un trou dans la numérotation. Toutes les actions spéciales sont enregistrées et ensuite restituées dans un rapport : <color #000080>facturation > Rapports > Actions spéciales</color>. |
| | * **Accéder à l'historique des règlements** : Permet d'accéder au rapport présent dans le menu <color #000080>Facturation > Gestion : Historique des règlements clients</color> directement filtré sur la facture concernée. |
| | |
| ===== Créer un avoir ===== | |
| | |
| {{:vsa:creation_d_un_avoir.png?400 |}} | |
| | |
| Un mini formulaire s'ouvre avec, par défaut, la date de la facture d'origine et le montant total de la facture. Il vous faut modifier ces informations et ajouter une description/raison, qui est une information qui apparaîtra sur l'avoir.\\ | |
| | |
| Cliquez sur le bouton ''Créer'' pour ajouter l'avoir qui s'ajoute dans la liste avec une numérotation temporaire. | |
| | |
| Il vous faudra comptabiliser l'avoir pour qu'il soit numéroté définitivement, prêt à être transmis à votre client. | |
| | |
| | |
| ===== Enregistrer un règlement ===== | |
| | |
| VSA vous permet d'enregistrer un nouveau règlement client qu'il soit partiel ou total, pour plusieurs factures et en utilisant ou pas des avoirs. | |
| | |
| {{:vsa:enregistrer_un_reglement_client.png?400 |}} | |
| | |
| Il faut saisir la date, sélectionner le mode de paiement (Chèque, virement, etc.), indiquer une référence (pour le chèque ou le virement reçu, par exemple), indiquer le montant et, éventuellement, choisir le ou les avoir(s) utilisé(s). L'enregistrement du paiement se fait en cliquant sur le bouton ''Réceptionner le paiement''. | |
| | |
| Remplissez le formulaire avec toutes les informations demandées : | |
| | |
| * Date du règlement, | |
| * Une référence (référence du virement, numéro du chèque + sa banque, par exemple), | |
| * Montant, | |
| * Mode utilisé pour le règlement. | |
| | |
| Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour enregistrer le règlement. | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| ===== Gérer les notes et voir la déduction ===== | |
| | |
| VSA vous permet d'enregistrer une note de détail et une remarque sur chaque facture. Ces informations peuvent être reprises dans la facture ou simplement à votre usage interne pour vous rappeler de quelque chose sur la facture. | |
| | |
| Les notes issues de la pré-facture, s'il y en avait, sont affichées (pour mémoire) et reprises par défaut mais elles peuvent être modifiées pour la facture comptabilisée. | |
| | |
| {{ :vsa:deduction_et_note_supp.png?400 |}} | |
| | |
| * Consulter la déduction éventuelle qui a été saisie en préparation des factures | |
| * Si vous souhaitez saisir une note de détail ou une remarque : remplissez la zone de texte correspondante. | |
| * Si vous souhaitez qu'une de ces informations apparaissent sur la facture : cochez la case correspondante. | |
| * Si vous souhaitez ne plus avoir de note ou de remarque, videz la zone de texte correspondante. | |
| | |
| Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour enregistrer les mises à jour. | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| ===== Total de la sélection ===== | |
| | |
| | |
| En cliquant sur les cases à cocher des lignes ou en sélectionnant toutes les lignes avec l'action du menu, le total des lignes (factures – avoirs) sélectionnées est calculé et affiché. Cela est utile lorsqu'un client procède à un règlement de plusieurs factures avec ou sans utilisation d'avoirs et que les factures concernées ne sont pas forcément précisées. | |
| | |
| | |
| |
| |
| Cette action peut créer un trou dans la numérotation chrono des factures ou des avoirs. | Cette action peut créer un trou dans la numérotation chrono des factures ou des avoirs. |
| |
| L'équipe SUPPORT de VSA a moyen de réutiliser les trous en changeant par exemple le numéro de la dernière facture numérotée avec le numéro manquant (le trou). | L'équipe SUPPORT a moyen de réutiliser les trous en changeant par exemple le numéro de la dernière facture numérotée avec le numéro manquant (le trou). |
| |
| Cette action doit être faite en connaissance de cause pour justifier à un comptable, expert-comptable voire les services fiscaux en cas de contrôle. | Cette action doit être faite en connaissance de cause pour justifier à un comptable, expert-comptable voire les services fiscaux en cas de contrôle. |
| |
| |