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| vsa:facturation_et_suivi_des_reglements [16/05/2016 11:06] – Antoine FOUGNIES | vsa:facturation_et_suivi_des_reglements [21/07/2022 09:42] (Version actuelle) – Nicolas SAILLET |
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| {{ :vsa:factures_et_avoir_de_l_entite.png?650 |}} | {{ :vsa:factures_et_avoir_de_l_entite.png?|}} |
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| ===== Les actions de l'écran ===== | |
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| ==== Les actions pour les lignes sélectionnées ==== | |
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| <WRAP box round> | <WRAP box round> |
| **:VSA_CB1: ''Tout sélectionner''** \\ | <color #C71585>Les droits à activer</color> |
| Permet de sélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs. | * Facturation et suivi des règlements |
| </WRAP> | *Réceptionner un règlement client / rembourser un avoir |
| | *Obtenir un duplicata d'une facture/d'un avoir (PDF) |
| <WRAP box round> | *Edition des factures/avoirs (PDF) |
| **:VSA_CB0: ''Tout déselectionner''** \\ | *Edition du détail des frais (PDF) |
| Permet de désélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs. | *Edition du détail des heures supplémentaires (PDF) |
| </WRAP> | *Visualiser les documents électroniques externes attachés aux factures et aux avoirs |
| | *Attachement (ajout, suppression) de documents électroniques externes aux pré-avoirs |
| | *Attachement (ajout, suppression) de documents électroniques externes aux factures/avoirs comptabilisés |
| <WRAP box round> | *Supprimer une facture/un avoir |
| **:VSA_PDF: ''Imprimer''** \\ | *Comptabiliser les factures/avoirs |
| Permet de générer un fichier pdf unique contenant les documents qui ont été sélectionnés. | *Actions spéciales : décomptabiliser, changer un numéro pour combler un trou de numérotation (par exemple), délier d'un export comptable ou d'un prélèvement automatique |
| </WRAP> | *Ajouter/supprimer des avoirs sur les factures émises |
| | *Ajouter des avoirs seuls sans facture d'origine (RFA : remise de fin d'année, etc.) |
| <WRAP box round> | *Envoyer les factures/avoirs aux clients |
| **:VSA_ZIP: ''Exporter''** \\ | *Voir et imprimer les lettres d'accompagnement |
| Permet de générer un fichier zip contenant les différents fichier pdf des documents qui ont été sélectionnés. | *Voir les éventuels trous dans la numérotation chrono |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_MAIL_LETTER: ''Lettres d'accompagnement''** \\ | |
| Permet de récupérer un pdf contenant les différentes lettres d'accompagnement pré-générées par l'application. Si vous envoyez vos factures par courrier postal, la lettre d'accompagnement est une synthèse de la ou des factures à destination de chaque client. | |
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| La lettre d'accompagnement est différente de la Première page d'une facture qui est peut être gérée dans un modèle de factures et qui permet d'ajouter une première page à chaque facture utilisant ce modèle. Une première page peut contenir des informations choisies et spécifiques, et avoir une adresse différente de celle de la facture ; alors qu'une lettre d'accompagnement reprendra automatiquement l'adresse de la facture et un formalisme pré-établi. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_MAIL: ''Envoyer aux clients''** \\ | |
| Permet de valider l'envoie de la facture aux clients soit par e-mail ou soit par courrier postal. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_CALC: ''Enregistrer un règlement''** \\ | |
| Permet d'enregistrer un règlement pour les factures sélectionnées et d'utiliser les avoirs sélectionnés, s'il y en a. | |
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| //L'action est détaillée ci-après.// | |
| </WRAP> | |
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| ==== Les actions sur chaque ligne ==== | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_INVOICE: ''Numéro temporaire de la facture qui n'a pas encore été comptabilisée''** \\ | |
| **:VSA_INVOICE_CHECK: ''Numéro de la facture qui est comptabilisée''** \\ | |
| Permet de visualiser la facture en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes). | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_INVOICE_BLUE: ''Numéro temporaire de l'avoir qui n'a pas encore été comptabilisé''** \\ | |
| **:VSA_INVOICE_BLUE_CHECK: ''Numéro de l'avoir qui est comptabilisé''** \\ | |
| Permet de visualiser l'avoir en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes). | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_NOTICE: ou :VSA_NOTICE_BLUE: ou :VSA_NOTICE_BLUE_WITH_PERCENT: ''Notes sur la facture''** \\ | |
| Permet de saisir une note de détail et/ou une remarque sur la facture et de voir si une déduction est appliquée à la facture (% du total). Le crayon en bleu indique qu'il y au moins une note saisie et s'il y a le "%" en plus, il y a une déduction qui s'applique. | |
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| //Voir ci-après le détail de cette action.// | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_NEWWINDOW: ''Duplicata''** \\ | |
| Permet d'obtenir le duplicata de la facture ou de l'avoir en pdf. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_REMIND: ''Relancer ce client''** \\ | |
| Permet d'accéder à la page de relance des clients. La présence de lien pour une facture non payée intégralement indique que la date d'échéance pour cette facture est passée. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_INVOICE_BLUE_ADD: ''Créer un avoir''** \\ | |
| Permet de créer un avoir sur une facture comptabilisée. | |
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| //Voir le détail de cette action ci-dessous.// | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_CHECK: ''Comptabiliser la facture/l'avoir''** \\ | |
| Permet de comptabiliser la facture ou l'avoir. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_TRASH: ''Supprimer la facture ou l'avoir non comptabilisé''** \\ | |
| Permet d'invalider la facture ou l'avoir pour la/le repasser en document à préparer/valider. Il faut revenir dans la page de [[:vsa:preparation_des_factures|Préparation des factures]] pour la/le traiter de nouveau. | |
| </WRAP> | |
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| <WRAP box round> | |
| **:VSA_INVOICE_TRASH: ''Actions spéciales''** \\ | |
| Permet d'accéder à des actions spéciales : décomptabilisation, changement d'adresse destinatrice, changement de numéro pour par exemple reboucher un trou dans la numérotation. Toutes les actions spéciales sont enregistrées et ensuite restituées dans un rapport : Facturation > Rapports > Actions spéciales. | |
| </WRAP> | </WRAP> |
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| | ===== Les actions de l'écran ===== |
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| ==== Les actions globales ==== | ==== Les actions globales ==== |
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| | {{:vsa:creer_un_avoir.png|}} \\ |
| | Ce bouton vous permet de créer un avoir sans le relier à une facture. |
| | La création se fait ensuite en deux étapes : \\ |
| | <color #008080>ETAPE 1/2</color> |
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| <WRAP box round> | {{:vsa:creer_un_avoir_sans_facture_etape_1.png|}}\\ |
| **:VSA_INVOICE_BLUE_ADD: ''Créer un avoir sans facture''** \\ | Le formulaire vous permet de choisir le client qui est concerné par l'avoir. |
| Permet de créer un avoir sans facture source. La création d'un tel avoir est utile si un avoir porte sur plusieurs factures ou si vous avez des contrats avec des RFA (Remises de fin d'année). Dans ce dernier cas, vous pouvez être amené à rembourser votre client et un avoir de ce type vous permettra de le faire. | Une fois le client sélectionné, cliquez sur <color #448FFF>Passer à l'étape suivante</color> |
| </WRAP> | |
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| | <color #008080>ETAPE 2/2</color>\\ |
| | {{:vsa:creer_un_avoir_sans_facture_etape_2.png|}} |
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| ===== Créer un avoir ===== | Vous devez remplir différents champs : |
| | * Date de l'avoir |
| | * Adresse de facturation |
| | * TVA à appliquer |
| | * Devise |
| | * Support de paiement |
| | * Modèle de factures |
| | * Une description |
| | * La quantité |
| | * Le montant unitaire |
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| {{:vsa:creation_d_un_avoir.png?400 |}} | **A noter** : Il faudra comptabiliser l'avoir pour qu'il soit numéroté définitivement, prêt à être transmis à votre client.\\ |
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| | ==== Les actions de masse ==== |
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| Un formulaire s'ouvre avec, par défaut, la date de la facture d'origine et le montant total de la facture. Il vous faut modifier ces informations et ajouter une description/raison, qui est une information qui apparaîtra sur l'avoir.\\ | Elles sont disponibles lorsque vous sélectionnez au moins une facture. |
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| Cliquez sur le bouton ''Créer'' pour ajouter l'avoir qui s'ajoute dans la liste avec une numérotation temporaire. | {{:vsa:imprimer_une_facture.png|}}\\ |
| | Permet d'éditer la ou les factures au format PDF. Toutes les factures sont dans le même fichier PDF.Vous pourrez ensuite les imprimer. \\ |
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| Il vous faudra comptabiliser l'avoir pour qu'il soit numéroté définitivement, prêt à être transmis à votre client. | {{:vsa:exporter_les_factures_dans_un_fichier_zip.png|}}\\ |
| | Permet d'exporter la ou les factures dans un fichier ZIP. Ce fichier ZIP comporte un fichier PDF par facture. \\ |
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| | {{:vsa:lettre_d_accompagnement_des_factures.png|}} \\ |
| | Permet d'éditer une lettre qui recense l'ensemble des factures préalablement sélectionnées. Si vous envoyez vos factures par courrier postal, la lettre d'accompagnement est une synthèse de la ou des factures à destination de chaque client.\\ |
| | La lettre d'accompagnement est différente de la première page d'une facture qui est paramétrable dans les modèles de factures et qui permet d'ajouter une première page à chaque facture utilisant ce modèle. Une première page peut contenir des informations choisies et spécifiques, et avoir une adresse différente de celle de la facture ; alors qu'une lettre d'accompagnement reprendra automatiquement l'adresse de la facture et un formalisme pré-établi. \\ |
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| ===== Enregistrer un règlement ===== | {{:vsa:imprimer_les_duplicatas_de_factures.png|}} \\ |
| | Permet d'éditer au format PDF les duplicatas des factures sélectionnées. \\ |
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| VSA vous permet d'enregistrer un nouveau règlement client qu'il soit partiel ou total, pour plusieurs factures et en utilisant ou pas des avoirs. | {{:vsa:envoyez_les_factures.png|}} \\ |
| | Permet d'envoyer aux clients les factures sélectionnées. |
| | VSA vous propose le formulaire ci-dessous : |
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| {{:vsa:enregistrer_un_reglement_client.png?400 |}} | {{:vsa:envois_des_factures_aux_clients.png|}}\\ |
| | Le formulaire vous permet de choisir : |
| | * D'envoyer des factures / avoir originaux ou des duplicatas |
| | * La date de l'action |
| | * Le choix du mode d'envoi : |
| | *Par mail : l'application vous propose d'envoyer directement la facture par mail depuis l'application. Vous devez alors choisir un modèle de message (le modèle est paramétrable dans le menu <color #000080>Administration > Ecrans de paramétrages > Modèles de messages</color> ). Enfin, vous pouvez choisir de mettre des personnes en copie et en copie cachée. |
| | *Par courrier postal : l'application propose deux PDF différents. Le premier contient l'ensemble des factures à envoyer, le second contient les factures à envoyer avec les lettres d'accompagnement. |
| | *Envoi par dématérialisation : l'application crée un fichier ZIP contenant un document par facture au format XML ou Hybride (PDF/A3 + XML). Les formats Tradeshift (UBL) et Factur-X sont proposés.\\ |
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| Il faut saisir la date, sélectionner le mode de paiement (Chèque, virement, etc.), indiquer une référence (pour le chèque ou le virement reçu, par exemple), indiquer le montant et, éventuellement, choisir le ou les avoir(s) utilisé(s). L'enregistrement du paiement se fait en cliquant sur le bouton ''Réceptionner le paiement''. | {{:vsa:enregistrer_un_reglement.png|}}\\ |
| | Permet d'enregistrer un règlement pour les factures sélectionnées et d'utiliser des avoirs s'il y en a.\\ |
| | {{:vsa:enregistrer_un_reglement_client.png|}}\\ |
| | Remplissez le formulaire avec toutes les informations : |
| | * La date du règlement |
| | * Le montant encaissé |
| | * Le moyen de paiement |
| | * Le compte bancaire d'encaissement |
| | * la référence : correspond au numéro de virement ou de chèque \\ |
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| | ==== Les actions sur chaque ligne ==== |
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| Remplissez le formulaire avec toutes les informations demandées : | :VSA_MAIL: <color #DC143C>Lettre d'accompagnement</color>\\ |
| | Permet d'éditer une lettre d'accompagnement |
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| * Date du règlement, | {{:vsa: action_plus.png}}<color #DC143C>Plus d'actions</color>\\ |
| * Une référence (référence du virement, numéro du chèque + sa banque, par exemple), | Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions : |
| * Montant, | |
| * Mode utilisé pour le règlement. | |
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| Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour enregistrer le règlement. | * **Notes sur la facture** : Permet de saisir une note de détail et/ou remarque sur la facture et de voir si une déduction est appliquée à la facture (% du total). |
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| | * Consulter la déduction éventuelle qui a été saisie en préparation des factures |
| | * Si vous souhaitez saisir une note de détail ou une remarque : remplissez la zone de texte correspondante. |
| | * Si vous souhaitez qu'une de ces informations apparaissent sur la facture : cochez la case correspondante. |
| ===== Gérer les notes et voir la déduction ===== | * Si vous souhaitez ne plus avoir de note ou de remarque, videz la zone de texte correspondante.\\ |
| | * **Attacher des documents** |
| VSA vous permet d'enregistrer une note de détail et une remarque sur chaque facture. Ces informations peuvent être reprises dans la facture ou simplement à votre usage interne pour vous rappeler de quelque chose sur la facture. | * **Gestion des litiges** : Vous permet d'apposer un flag "litigieuse" sur une facture ainsi qu'un commentaire. Une fois la mention désactivé, l'historique du commentaire est conservé. Ce flag se retrouve dans l'écran de facturation et suivi des règlements ainsi que dans le rapport encours clients. |
| | * **Gestion des avis de paiement** : Cette action nécessite l'activation d'un droit dans les groupes de sécurité. Elle permet de gérer des avis de paiement sur des factures partiellement ou non réglées. L'avis de paiement remonte sous forme d'un billet dans les écrans suivants : Facturation et suivi des règlements, rapport - Encours client et Comptes clients et relances. Enfin vous retrouvez tous l'historique (ajout/modification) de vos avis de paiement dans le rapport actions spéciales du module facturation. |
| Les notes issues de la pré-facture, s'il y en avait, sont affichées (pour mémoire) et reprises par défaut mais elles peuvent être modifiées pour la facture comptabilisée. | * **Facture proforma sans date** : Permet d'éditer une facture proforma sans date au format PDF |
| | * **Duplicata** : Permet d'obtenir le duplicata de la facture ou de l'avoir en PDF |
| {{ :vsa:deduction_et_note_supp.png?400 |}} | * **Créer un avoir** : permet de créer un avoir sur facture comptabilisée |
| | * **Actions spéciales** : Permet d'accéder à des actions spéciales (Décomptabilisation, changement d'adresse destinatrice, changement de numéro pour par exemple reboucher un trou dans la numérotation. Toutes les actions spéciales sont enregistrées et ensuite restituées dans un rapport : <color #000080>facturation > Rapports > Actions spéciales</color>. |
| * Consulter la déduction éventuelle qui a été saisie en préparation des factures | * **Accéder à l'historique des règlements** : Permet d'accéder au rapport présent dans le menu <color #000080>Facturation > Gestion : Historique des règlements clients</color> directement filtré sur la facture concernée. |
| * Si vous souhaitez saisir une note de détail ou une remarque : remplissez la zone de texte correspondante. | |
| * Si vous souhaitez qu'une de ces informations apparaissent sur la facture : cochez la case correspondante. | |
| * Si vous souhaitez ne plus avoir de note ou de remarque, videz la zone de texte correspondante. | |
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| Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour enregistrer les mises à jour. | |
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| ===== Total de la sélection ===== | |
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| En cliquant sur les cases à cocher des lignes ou en sélectionnant toutes les lignes avec l'action du menu, le total des lignes (factures – avoirs) sélectionnées est calculé et affiché. Cela est utile lorsqu'un client procède à un règlement de plusieurs factures avec ou sans utilisation d'avoirs et que les factures concernées ne sont pas forcément précisées. | |
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