Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:factures_des_fournisseurs [30/09/2021 10:44] – Caroline BABRON
+++ vsa:factures_des_fournisseurs [03/01/2024 09:09] (Version actuelle) – [Association d'xes analytiques sur les factures d'achats] Caroline BABRON
@@ Ligne 1: / Ligne 1: @@
 ====== Factures des fournisseurs ======
-Cette page liste l'ensemble des factures des sous-traitants.
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Achats**
+   * Écrans de base - Factures des fournisseurs
+     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les factures des fournisseurs auxquelles ils sont affectés
+     * Réceptionner une facture d'un fournisseur, gérer les liens avec les factures clients et attacher des documents
+     * Charger en masse des factures fournisseur
+     * Gérer les liens avec les bons de commandes fournisseurs
+     * Charger en masse des fichiers des factures fournisseur
+     * Gérer les liens avec le référentiel de matériels + la création directe de matériels (si le droit est actif sur le référentiel de matériels)
+     * Gérer le "Bon à payer" des factures fournisseurs
+     * Payer les factures fournisseurs qui sont "Bonnes à payer"
+     * Edition des lettres d'information de paiement (PDF)
+     * Edition des lettres d'information de paiement (PDF)
+       </WRAP>
-Grâce à cette page, vous pouvez ajouter et modifier des factures fournisseurs réceptionnées, les lier éventuellement à des lignes de factures clients émises (cas de vente de sous-traitance) et surtout vous pouvez suivre le paiement de ces factures.
-Vous pouvez également importer en masse des factures (Droit d'accès à activer "Charger en masse des factures fournisseur").
+{{:vsa:fact_achats.png}}
-{{ :vsa:fact_achats.png? |}}
-==== Les actions de l'écran ====
-\\
+Cette page liste l'ensemble des factures des sous-traitants.
-=== Les actions globales ===
-{{:vsa:bouton_ajouter_facture_fournisseur.png}} Permet de créer une facture fournisseur. Voir ci-après le détail de cette action.
+Grâce à cette page, vous pouvez ajouter et modifier des factures fournisseurs réceptionnées, les lier éventuellement à des lignes de factures clients émises (cas de vente de sous-traitance) et surtout vous pouvez suivre le paiement de ces factures.
-=== Les actions sur chaque ligne ===
+Vous pouvez également importer en masse des factures (Droit d'accès à activer "Charger en masse des factures fournisseur").
-{{:vsa:picto_actions_facture_des_fournisseurs.png}}
-\\
+===== Les actions de l'écran =====
- {{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Permet de modifier les informations d'une facture fournisseur. </color>
-\\
-{{:vsa:picto_dupliquer.png}}   <color  #DC143C>Permet de dupliquer la facture fournisseur pour en créer une nouvelle à partir des données existantes. </color>
-\\
-{{:{{:vsa: trombone.png}}   <color  #DC143C>Permet d'attacher un document électronique : facture du sous-traitant, justificatif de la prestation, etc.</color>
-\\
-{{:vsa:action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions...</color>
-Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions :
-  * Informations bancaires : permet de visualiser les informations bancaires du sous-traitant
-  * Voir la lettre ou les lettres d'accompagnement : permet de télécharger la lettre ou les lettres d'accompagnement
-  * Accéder à l'historique des paiements fournisseurs : renvoie sur l'écran [[vsa:gestion_-_historique_des_paiements_fournisseurs|Gestion - Historique des paiements fournisseurs]]
-=== Action spécifique dans le tableau ===
+==== Action spécifique dans le tableau ====
 Vous avez la possibilité de modifier directement dans l'application le nom de vos documents attachés.
@@ Ligne 40: / Ligne 37: @@
 Cette fonctionnalité est notamment utile pour les utilisateurs de l’import de factures d’achat via le système d’OCR qui importe les factures dans l’application en reprenant généralement des noms paramétrés dans les scanners.
-{{ :vsa:renommer_attachement_achats.png?700 }}
+{{:vsa:renommer_attachement_achats.png}}
-===== Enregistrer la facture d'un fournisseur =====
+==== Les actions globales ====
-{{ :vsa:fact_achats_form1.png?700 |}}
+{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter une facture ou un avoir fournisseur**
+{{:vsa:fact_achats_form1.png}}
 Dans ce formulaire vous devrez remplir les éléments suivants :
@@ Ligne 78: / Ligne 77: @@
 Vous pouvez enfin indiquer si la facture a déjà été payée et attacher un ou plusieurs documents.
-===== Payer un fournisseur =====
+==== Les actions de masse ====
-Pour payer un fournisseur, il faut :
+{{:vsa: picto_actions_masse.png}} Ces actions apparaissent quand au moins une ligne a été sélectionnée.
-  * Sélectionner la ou les facture(s) concernée(s) et cliquer sur {{vsa:bon_a_payer.png}} ou valider la facture si un Workflow de validation est activé
-  * Sélectionner la ou les facture(s) concernée(s) et cliquer sur {{vsa:bouton_payer_un_fournisseur.png}}
+  * **Exporter les documents attachés dans un fichier ZIP** :
+  * **Payer les factures sélectionnées** :
+  * **Lettre d'accompagnement** :
+  * **Bon à payer** :
+  * **PAS Bon à payer** :
+=== Les actions sur chaque ligne ===
+ {{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Permet de modifier les informations d'une facture fournisseur. </color>
 \\
+{{:vsa:picto_dupliquer.png}}   <color  #DC143C>Permet de dupliquer la facture fournisseur pour en créer une nouvelle à partir des données existantes. </color>
+\\
+{{:{{:vsa: trombone.png}}   <color  #DC143C>Permet d'attacher un document électronique : facture du sous-traitant, justificatif de la prestation, etc.</color>
+\\
+{{:vsa:action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions...</color>
+Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions :
+  * Informations bancaires : permet de visualiser les informations bancaires du sous-traitant
+  * Voir la lettre ou les lettres d'accompagnement : permet de télécharger la lettre ou les lettres d'accompagnement
+  * Accéder à l'historique des paiements fournisseurs : renvoie sur l'écran [[vsa:gestion_-_historique_des_paiements_fournisseurs|Gestion - Historique des paiements fournisseurs]]
+===== Comment payer un fournisseur ? =====
+Pour payer un fournisseur, il faut :
+  * Sélectionner la ou les facture(s) concernée(s) et cliquer sur **Bon à payer** ou valider la facture si un Workflow de validation est activé
+  * Sélectionner la ou les facture(s) concernée(s) et cliquer sur **Payer un fournisseur**
 Un formulaire s'ouvre. Il rappelle le nombre de factures sélectionnées et leur montant total.
-{{ :vsa:fact_achats_pay.png? |}}
+{{:vsa:fact_achats_pay.png}}
@@ Ligne 104: / Ligne 134: @@
 Pour accéder à cette fonctionnalité, il faut activer le droit suivant dans les groupes de sécurités : //Charger en masse des factures fournisseur//
-Pour importer en masse des factures fournisseurs, il faut cliquer sur le bouton {{:vsa: cylindre.png}}
+Pour importer en masse des factures fournisseurs, il faut cliquer sur le bouton {{:vsa: cylindre.png}} qui se trouve dans {{:vsa: picto_grid.png}}
-Une fenêtre s’ouvre permettant d’accéder à un template de fichier excel.
+Une fenêtre s’ouvre permettant d’accéder à un template de fichier excel. Vous devez IMPÉRATIVEMENT utiliser le template proposer pour charger vos données. Celui-ci doit être intégré en l'état (ne pas supprimer les colonnes, ne pas renommer les colonnes, ne pas changer l'ordre des colonnes ...)
-{{ pop_in_chargeur_de_factures_fournisseurs.png }}
+{{pop_in_chargeur_de_factures_fournisseurs.png}}
-Une fois le document rempli, sélectionnez votre fichier et cliquez sur {{:vsa:bouton_charger_bleu.png}}, puis sur {{:vsa:bouton_bleu_charger_les_donnees_definitivement.png}}.
+Une fois le document rempli, sélectionnez votre fichier, chargez-le. Un contrôle est effectué sur la véracité des données. Une dernière phase vous permet de charger définitivement les données.
-\\
-De nouvelles lignes avec les factures importées apparaissent dans le tableau.
 ===== Charger des fichiers de factures des fournisseurs=====
@@ Ligne 123: / Ligne 151: @@
 {{vsa:pop_in_chargeur_de_fichiers_de_factures_fournisseurs.png}}
-Une fenêtre s’ouvre permettant d’accéder à un template de fichier excel.
+Une fenêtre s’ouvre permettant d’accéder à un template de fichier excel. Vous devez IMPERATIVEMENT utiliser le template proposé sans effectuer de modifications.
 / Réunissez vos factures (au format .pdf par exemple) et le fichier excel rempli nommé "import_file_suppliers_invoices.xlsx" pour les intégrer à un fichier zip portant le même nom.
-/ Sélectionnez votre fichier "import_file_suppliers_invoices.zip" et cliquez sur {{:vsa:bouton_charger_bleu.png}}, puis sur {{:vsa:bouton_bleu_charger_les_donnees_definitivement.png}}.
+/ Sélectionnez votre fichier "import_file_suppliers_invoices.zip" et cliquez sur contrôle puis sur charger les données.
 Les documents sont alors rattachés aux factures correspondantes dans la liste.
@@ Ligne 145: / Ligne 173: @@
 **2. Paramétrer un workflow (Administration > Paramètres > Workflows)**
+**3. Process de validation (Achats > Factures fournisseurs)**
+<color #F08080>A.</color> La soumission et la validation des factures fournisseurs se fait depuis l'écran des factures fournisseurs.
 {{:vsa:wkf_fournisseurs.png}}
+<color #F08080>B.</color> La personne en charge de la validation recevra un mail et aura l’information présentée sur son tableau de bord.
+{{:vsa:tdb_fac_four.png}}
+<color #F08080>C.</color> Il faut que la facture soit validée pour passer automatiquement en « bon à payer » et ainsi permettre aux personnes en charge du paiement de pouvoir passer à cette étape.
+{{:vsa:bap_fac_four.png}}
+==== Association d'axes analytiques sur les factures d'achats ====
+Il est possible d'associer un ou plusieurs axes analytiques sur une facture d'achats dans l'objectif de les remonter dans les exports comptables des factures fournisseurs.
+Seuls 4 axes peuvent être positionnés.
+Les axes sont appliqués sur la totalité de la facture et non à la ligne de facture (dans le cas d'une saisie de facture multi-lignes).
+Pour que cela soit possible, vous devez avoir activé le paramètre d'application suivant :
+{{:vsa:axes_analytiques_achats.png}}
+Vous pouvez aussi obliger la saisie d'un axe ou d'une axe par groupe d'axes.
+Le paramétrage des axes se fait dans le menu Administration > Paramètres > Axes analytiques.
+Lors de la saisie de votre facture, vous pouvez ajouter vos axes (obligatoirement appliqués à 100%) :
+{{:vsa:saisie_axes_facture_achat.png}}
+Vous pourrez visualiser ces axes dans les exports comptables des factures à condition que votre format d'export appelle les colonnes Axes analytiques (1 à 4).