Gestion des ordres de mission [Documentation des solutions applicatives éditées par VERYSWING]

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===== Gestion des ordres de mission =====

<WRAP box round> 
<color #C71585>Les droits existants liés à cet écran :</color>\\
**Activités**
   * Gestion - Gestion des ordres de mission
     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les collaborateurs dont ils sont managers
     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les collaborateurs dont ils sont managers ET en cascade, ceux managés en dessous de ces collaborateurs
     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les ordres de mission relatifs à des affaires pour lesquelles ils sont le commercial
     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les ordres de mission relatifs à des affaires pour lesquelles ils sont l'un des responsables administratifs
     * Les collaborateurs de ce groupe ne voient que les collaborateurs des entités dont ils sont manager/responsable RH (entités du périmètre associé au droit manager/responsable RH)
     * Possibilité de prêter du matériel au collaborateur depuis l'ODM (depuis le référentiel de matériel)
       </WRAP> 

{{:vsa:2016-06-15_1624.png}}

Cet écran permet à un commercial, responsable de compte ou manager de préparer les ordres de missions à destination des collaborateurs qu'il encadre.

Vous avez deux possibilités pour créer un ordre de mission:

  - l'ordre de mission correspond à une affaire saisie dans l'application, dans ce cas l'ordre de mission sera pré-rempli et il suffira de le compléter et de le diffuser au collaborateur. 
  - créer l'ordre de mission de toute pièce. 

===== Statuts =====

:VSA_DOCUMENT_RED: <color  #DC143C>Ordre de mission à compléter</color> Indique que l'ordre de mission a été pré-rempli par l'application mais il faut le compléter avant de pouvoir le transmettre.

:VSA_DOCUMENT_YELLOW: <color  #DC143C>Ordre de mission complété</color> Indique que l'ordre de mission est complété et qu'il peut être transmis au collaborateur.

:VSA_DOCUMENT_BLUE: <color  #DC143C>Ordre de mission transmis mais pas encore validé</color> Indique que l'ordre de mission a été transmis au collaborateur mais qu'il n'a pas été validé par celui-ci.

:VSA_DOCUMENT_GREEN: <color  #DC143C>Ordre de mission transmis et validé</color> Indique que l'ordre de mission a été transmis et validé par collaborateur .

\\
**<color #F08080>Changement automatique d'un statut</color>**

Un paramètre d'application vous permet de changer automatiquement le statut d'un ODM en validé lorsqu'il est envoyé à un collaborateur. 

Pour l'activer, aller dans <color #9E9E9E>//Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application > Onglet activité//</color>

{{vsa:param_statut_odm.png?}}  

===== Les actions de l'écran =====

==== Les actions globales ====

{{vsa:picto_ajout.png}} 

Permet de créer un ordre de mission manuellement.

{{vsa:actions_masse_ODM.png}} 

  * **Rendre actif/inactif**
  * **Envoyer aux collaborateurs** : Cette action permet de réaliser un envoi en masse
  * **Relancer les collaborateurs** : Cette action permet de relancer en masse les collaborateurs a qui vous avez envoyé un ordre de mission et pour lequel il n'a pas effectué la validation
  * **Exporter dans un fichier ZIP les ODM générés** : Cette action permet d'exporter dans un ZIP, au format PDF tous les ODM sélectionnés
  * **Exporter dans un fichier ZIP les fichiers attachés** : Cette action permet d'exporter dans un fichier ZIP tous les fichiers que vous avez directement attachés à l'ODM

==== Les actions sur chaque ligne ====

{{vsa:action_ligne_gestion_odm.png?}} 

{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Compléter l'ordre de mission</color> 

Permet de compléter un ordre de mission généré automatiquement.

Voir ci-après le détail de cette action.

{{:vsa: trombone.png}} <color  #DC143C>Attacher des documents</color> 

Permet d'attacher des documents à votre ODM

Attention : ce pictogramme n'est disponible qu'une fois le statut de l'ODM passé en orange. 

{{:vsa: action_plus.png}}  <color  #DC143C>Plus d'actions ...</color> 

Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions (Plus ou moins d'actions seront possibles en fonction du statut de l'ODM) : 
  * **Générer l'ordre de mission au format word** : Permet d'éditer l'ordre de mission et ainsi vous permettre d'y apporter des modifications manuellement. 
  * **Consulter l'ordre de mission** : Permet de visualiser et d'imprimer l'ordre de mission si vous souhaitez le faire signer à votre collaborateur. Cette action est disponible quand l'ordre de mission est complété.
  * **Envoyer l'ordre de mission au collaborateur** : Permet de diffuser l'ordre de mission par e-mail au collaborateur et le rend ensuite accessible depuis sa page [[:vsa:mes_ordres_de_mission|Ordres de mission]]. Cette action est disponible quand l'ordre de mission est complété.
  * **Rendre inactif** : Permet de supprimer un ordre de mission qui a été automatiquement généré par l'application et qui ne sera jamais compléter et transmis au collaborateur. Cela permet de “nettoyer” la liste des ordres de mission.

===== Créer un ordre de mission =====

{{:vsa:2016-06-15_1625.png}}

Complétez chaque rubrique, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer l'ordre de mission.

===== Compléter un ordre de mission =====

{{:vsa:2016-06-15_1626.png}}

Vous devez renseigner les conditions de la mission : Lieu(x), date de début, Date de fin ou durée et Détail de la mission.

Vous pouvez préciser les conditions pour l'application des forfaits de frais journaliers remboursés au collaborateur : montant journalier, déduction des indemnités repas.
Une case à cocher permet de demander à ce que la case pour les forfaits de frais soit sélectionnée automatiquement dans le CRA.

Vous pouvez aussi gérer le matériel prêté au collaborateur :

Enfin, vous pouvez choisir un modèle pour l'édition de l'ordre de mission au format Word ou PDF (à choisir parmi ceux que vous avez paramétrés dans l'écran [[vsa:parametres_-_modeles_d_ordres_de_mission|]]).

Complétez chaque rubrique, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauver les modifications.

===== Envoi des ODM =====

Lorsque l'ordre de mission est complété, vous pouvez l'envoyer au collaborateur concerné en cliquant sur les trois points puis **Envoyer 
l'ordre de mission au collaborateur par mail**.

{{:vsa:envoi_odm.png}}

{{:vsa:form_envoi_mail_odm.png}}

Vous pouvez attacher le pdf de l'ODM au format de votre entreprise à l'email envoyé.

Ensuite le collaborateur devra en accuser réception dans l'écran [[vsa:mes_ordres_de_mission|]]