Mes imports de factures
Les droits à activer :
Achats
- Écrans de base - Mes imports de factures
- Import de factures par email
- Voir les factures des autres utilisateurs
- Analyse automatique des factures et des avoirs d'achats (OCR)
- Ne voir que les documents qui sont associés à un fournisseur dont on a la gestion lors de la réception de facture sur l'adresse mail centrale
Pour pouvoir utiliser cet écran vous devrez au préalable activer sur votre environnement l'add-on OCR HA. Pour y souscrire rendez-vous dans le module VSA > Add-ons et services
Généralités
L'add-on OCR-HA vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos factures fournisseurs. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une facture d'achat à partir des éléments analysés.
Fonctionnement
Vous pouvez importer des factures au format PDF ou JPEG, de deux façons :
1. En drag and drop ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton **Importer une facture par reconnaissance automatique** :
Les fichiers apparaissent alors en liste et vous pouvez demander à les analyser unitairement ou ensemble en cliquant sur le bouton Tout Analyser :
Les fichiers analysés apparaissent ensuite dans le tableau et il faut cliquer sur le bouton ajouter la facture ou avoir d'achat, pour ouvrir le formulaire de saisie de la facture pré-renseigné :
2. Via l'Input mail --> en utilisant l'adresse mail associée à votre compte utilisateur et affichée en haut de l'écran :
Vous pouvez en effet envoyer un mail à cette adresse en mettant une facture d'achat en pièce jointe.
Attention il faut envoyer un mail par pièce à joindre.
Les fichiers envoyés apparaissent dans le tableau avec comme source INPUT MAIL.
Informations complémentaires sur l'input mail :
En tant qu'utilisateur,0 une adresse mail vous a été attribuée (ex: purchase.xxxx@votre_entreprise.vsactivity.com)
Cette adresse mail est unique et personnelle pour garantir une confidentialité des éléments reçus.
Pour des questions de sécurité, seuls les emails connus dans l'application sont autorisés à envoyer un email à l'adresse “purchase”, soit les contacts fournisseur/sous-traitant ou un utilisateur.
Si vous fournissez l'email “purchase” à vos fournisseurs, et qu'ils ne sont pas renseignés comme contact fournisseur/sous-traitant dans votre environnement, il vous est conseillé de vous mettre en copie afin d'avoir un suivi.
De plus pour les factures reçues par courrier, vous pouvez associer l'adresse email à votre scanner pour que l'envoi soit automatisé (voir le @, dans l'écran “Mes imports de factures”, à coté de la définition de l'email “purchase”)
Vous pouvez l'analyse en cliquant sur le bouton en forme de fusée :
Puis ajouter la facture en cliquant sur le bouton vert :
Le formulaire de saisie de la facture s'ouvre et la facture est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR :
Notez que le fournisseur est reconnu grâce aux informations suivantes : SIREN, SIRET ou N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE. Il est donc important de renseigner ces infos dans les fiches fournisseurs si vous voulez que la correspondance soit faite automatiquement.
Remarque : le préfixe de l'adresse mail à utiliser pour l'input mail des factures (“purchase”) peut être modifié dans le menu Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application –> onglet Emails :
