Mise en place d'un process de validation des comptes bancaires
Les données bancaires sont sensibles et nécessitent une certaine vigilance de votre part pour éviter l'erreur du virement sur le mauvais compte.
A cet effet nous avons mis en place un systeme qui va vous permettre de gérér la validation des comptes bancaires pour :
- Vos collaborateurs
- Les sociétés fournisseurs/sous-traitants avec lesquelles vous travaillez
IMPORTANT : Lorsque vous mettez en place ce process tous les compte bancaires seront considérés comme étant à valider. Si vous disposez d'une préprod, il vous est conseillé de tester cette fonctionnalité dessus dans un premier temps.
Le paramétrage
Activer des parametres d'application
C'est l'étape indispensable à réaliser en premier afin d'activer le process de validation des IBAN.
En fonction de vos usages, deux paramètres pourront être activés
- IBAN collaborateurs : Administration > Parametres > Paramètres d'application > Onglet RH > Rupture Dossier RH des salariés > Activer la gestion d'un statut Validé/A Valider sur les comptes bancaires des collaborateurs. ATTENTION : Si ce paramètre est sur Oui, lors de la première activation tous les comptes bancaires seront considérés comme étant validés. Si le paramètre est désactivé puis réactivé l'application gardera l'historique des comptes bancaires validés et à valider.
- IBAN fournisseurs/sous-traitants: Administration > Parametres > Parametres d'application > Onglet achats > Rupture fournisseurs et sous traitants > Activer la gestion d'un statut Validé/A Valider sur les comptes bancaires des fournisseurs/sous-traitants. ATTENTION : Si ce paramètre est sur Oui, lors de la première activation tous les comptes bancaires seront considérés comme étant validés. Si le paramètre est désactivé puis réactivé l'application gardera l'historique des comptes bancaires validés et à valider.
Activer des droits
Une fois l'étape précédent réalisée, de nouveaux droits vont apparaitre dans les groupes de sécurités
Droits liés à la validation des IBAN des collaborateurs
Registre du personnel
- Comptes bancaires
- + Possibilité de valider le statut d'un compte bancaire
- + Possibilité de modifier un compte bancaire avec le statut Validé
- Rapports
- Rapports - Statuts des comptes bancaires des collaborateurs
Droits liés à la validation des IBAN des fournisseurs/sous traitants
Achats
- Rapports
- Rapports - Statuts des comptes bancaires des fournisseurs et sous-traitants
Commercial
- Gestion des fournisseurs
- + Possibilité de valider le statut d'un compte bancaire
- + Possibilité de modifier un compte bancaire avec le statut Validé
Important : D'autres droits sont liés à la gestion des comptes bancaires. Faites attention à l'attribution que vous ferez lors du paramétrage. Nous vous proposons ici tous les droits disponibles mais rien ne vous oblige à les activer tous.
Comment ça fonctionne ?
Le process est assez simple qu'il s'agisse de l'IBAN du collaborateur ou du fournisseur
| IBAN collaborateur | IBAN fournisseur/sous-traitant |
|---|---|
| 1. Le collaborateur ajoute son IBAN | 1. l'ADV ajout l'IBAN dans le dossier du fournisseur/sous-traitant |
| 2. Dans le cas d'une modification d'IBAN, les personnes désignées recoivent une alerte comme quoi un IBAN | 2.Il/Elle vérifie la véracité du document |
| 3. Un contrôle est effectué | 3. Si tout est ok elle valide |
| 4. Si tout est ok on valide | 4. Une vérification réguliere des statuts se fait depuis le rapport dédié |
| 5. Une vérification réguliere des statuts se fait depuis le rapport dédié |
Zoom sur le point 2 pour la mise à jour par un collaborateur
Une alerte existe par défaut dans l'application et vous permet d'avertir certaines personnes en cas de modification d'un IBAN par le collaborateur.
Pensez donc bien à paramétrer les personnes qui devront recevoir cette information depuis l'écran Administration > Parametres > Destinataires par type d'alerte > Mise à jour
Rapport statuts des comptes bancaires
Afin d'avoir une vision transverse sur tous les statuts des comptes bancaires de vos collaborateurs et de vos fournisseurs/sous-traitants nous avons créé deux rapports.
Pour un check plus rapide il vous est conseillé de filtrer par défaut sur le statut “A valider”.
