Opportunités
Les droits à activer :
Commercial
- Droits globaux
- Commercial - Les utilisateurs de ce groupe sont identifiés comme commerciaux (accès à ses tâches, prospects, clients, contacts, opportunités, affaires,…)
- + Le commercial pourra créer des opportunités, des propositions et des affaires affectées à lui sur n'importe quel client ou prospect
- Activité commerciale - Les utilisateurs de ce groupe peuvent visualiser les tâches, affaires, prospects et opportunités des autres commerciaux en liens avec les clients accessibles
- Manager commercial - Les utilisateurs de ce groupe sont identifiés comme managers commerciaux (accès à toutes les tâches, affaires, prospects et opportunités)
- Ecrans de base - Gestion des opportunités
- Ajouter/modifier une opportunité
- Possibilité de préaffecter des ressources à des opportunités
- Gérer la répartition analytique d'une opportunité
- Gestion des tâches
- Pouvoir convertir une opportunité en affaire (sans devoir avoir une proposition commerciale)
- Gestion des propositions commerciales (création, modification et suppression si pas déjà converties)
- + Modification même si déjà converties
- + voir le PRJ (Prix de revient par Jour) des collaborateurs
- + possibilité de gérer la répartition analytique des volets de la proposition (en vue de récupérer cette répartition lors de la conversion en affaire)
- + possibilité de gérer la réévaluation Syntec automatique pour les forfaits et les (re)ventes
- + possibilité de changer le statut même si la proposition est “perdue” (par défaut, ce n'est pas possible pour éviter qu'un commercial améliore ses statistiques)
- Pouvoir indiquer qu'une proposition commerciale est gagnée (conversion en affaire) ou perdue ; même sans droit applicatif sur les affaires pour la conversion
- Pousser des demandes (push)
- Voir les matchings de compétences entre opportunités et candidats ou collaborateurs
- Associer une opportunité à une offre d'emploi
- Fiche Opportunité : voir l'historique des diffusions
- Fiche Opportunité : voir l'historique des changements de phase de vente et de probabilité
Cet écran permet de lister les opportunités créées.
Le filtre vous permet d’affiner votre recherche en fonction des :
- Prospects ou clients
- Opportunités affectés à une personne
- Entités
- Dates de fin prévisionnelle
- Phase de vente
- Probabilité
- Environnement de compétence
Deux vues alternatives sont disponibles depuis cet écran. Cliquer sur
Vue Graphique
Vous pouvez afficher plus ou moins d'éléments en fonction de vos besoins. Pour qu'une donnée n'apparaisse pas dans votre rapport il suffit de la désélectionner dans la légende.
Vue KANBAN
Cette vue permet de passer rapidement une opportunité d'un statut à l'autre grâce à un système de drag and drop.
L'affichage des données est personnalisable en cliquant sur en haut de votre écran.
Par défaut, plusieurs types de données sont paramétrés. A vous de le personnaliser selon vos usages.
- L'ordre d'affichage des données se gère grâces aux flèches
Les actions de l'écran
Les actions globales
Permet d'ajouter une nouvelle opportunité. Voir ci-après le détail de cette action
Permet de visualiser les listes des diffusions durant les six derniers mois
Les actions de masse
Ces actions sont disponibles si au moins une ligne a été sélectionnée à gauche de l'écran
- Modifier l'affectation des opportunités : Permet d'affecter en masse les opportunités sélectionnées à un même commercial.
- Diffuser les demandes sélectionnées (push) : Permet de diffuser les opportunités sélectionnées à une liste de diffusion. Les listes de diffusion se paramètrent dans le menu Commercial > Ecrans de paramétrages > Liste de diffusion.
- Gérer la répartition analytique des opportunités : Permet d'ajouter une répartition analytique sur une ou plusieurs affaires. Le formulaire permet d'ajouter une répartition à partir d'une période. La répartition peut être commune pour l'ensemble des opportunités ou bien unique pour chaque opportunité.
Les actions sur chaque ligne
Visualiser l'opportunité
Permet de visualiser la fiche de l'opportunité.
Voir ci-après la présentation de cette fiche
Modifier l'opportunité
Permet de mettre à jour les informations d'une opportunité.
Voir ci-après le détail de cette action
Attacher des documents
Permet d’attacher des documents en relation avec l’opportunité.
Plus d'actions
Depuis ce pictogrammes vous pouvez effectuer plusieurs actions :
- Dupliquer l'opportunité : copier l'opportunité sans avoir besoin de tout ressaisir
- Préaffecter des ressources : affecter des collaborateurs ou des candidats dont le statut est opérationnel
- Ajouter une tâche : créer une tâche
- Lier à une offre d'emploi : lier l'opportunité à une ou plusieurs tâches
- Faire une proposition commerciale : faire une proposition commerciale répondant à l'opportunité
- Gérer la répartition analytique : permet d'ajouter une répartition analytique uniquement pour cette affaire
- Convertir directeement en affaire : permet de convertir l'opportunité en affaire si le statut est différent de perdu ou gagné
- Supprimer l'opportunité : supprimer l'opportunité uniquement si elle n'est liée à aucune proposition commerciale
Matching
Ce bouton permet d'afficher les candidats et les collaborateurs internes et externes dont le profil “match” avec l'opportunité.
Pour optimiser les performances de cette fonctionnalité, il vous est conseillé, à minima de renseigner des compétences dans le formulaire de l'opportunité et dans les profils des candidats et collaborateurs. S'ils partagent une même compétence, les candidats et collaborateurs apparaîtront dans la liste comme ci-dessous :
Vous pourrez ensuite filtrer sur leur disponibilité, leur niveau de compétence, la distance au lieu d'intervention, le type d'intervenant (candidats, collaborateurs internes/externes(S/T)) et la maitrise d'une langue étrangère.
Rappels sur le fonctionnement des différents critères de matching :
- La disponibilité : Se fait en fonction de la dispo sélectionnées et les profils ayant l'une des compétences attendues
- Niveau de compétence : Se fait entre les compétences attendues dans l'opportunité et les profils ayant ces compétences
- Distance : Croisement entre le lieu d'intervention renseigné dans l'opportunité avec l'adresse renseignée dans le dossier salarié, sous-traitant ou candidat et par rapport aux compétences attendues dans l'opportunité
- Type d'intervenant : Se fait en fonction du type de compétence attendu dans l'opportunité et du type d'intervenant disposant d'au moins une compétence
- Langue : Se fait rapport aux langues mentionnées dans l'opportunité et celles renseignées dans les dossiers des salariés, candidats ou sous traitant. Si vous selectionnez le niveau, seront remontés tous les niveaux supérieurs au niveau attendu.
- Fonction : Se fait par rapport aux fonctions attendues dans l'opportunité et celle renseignée dans le dossier (salarié, candidat ou sous-traitant). Pour que ce critère fonctionne, il est impératif d'activer un paramètre d'application pour que le champ fonction soit alimenté à partir de votre référentiel (Nom du paramètre : Remplacer le champ texte Fonction du formulaire d'informations RH et du formulaire utilisateur par la liste des fonctions du Référentiel des Fonctions)
Profils candidats : Pour remonter dans l'écran de matching, les candidats doivent avoir un statut opérationnels.
Quelques explications sur la colonne % de dispo :
Le pourcentage de disponibilité est calculé en fonction des éléments suivants :
- Des dates de début et de fin de mission renseignées dans l'opportunité. Sans ces dates, la colonne ne sera jamais alimentée.
- De l'activité (CRA ou planification) des collaborateurs internes et sous-traitants avec dates de présences communes avec celles renseignées dans l'opportunité.
A noter que les candidats n'ayant pas de date de présence, leur disponibilité sera toujours à 100%.
Ajouter / Modifier une opportunité
Remplissez le formulaire avec toutes les informations utiles :
- L'entité portant et suivant l'opportunité.
- Le type : prospect ou client, puis le prospect ou le client concerné.
- Les informations pour le suivie commerciale :
- Le commercial à qui l’opportunité est affectée
- Le choix de la phase de vente
- Date de fin prévisionnelle
- Alerte sur la date de fin
- Le paramétrage de l’alerte
- La description de l’opportunité :
- Etat du staffing : la liste déroulante se paramètre dans le menu commercial > écrans de paramétrage > états du staffing des opportunités.
- L’objet de l’opportunité
- La description
- Le montant
- La devise
- La probabilité de gagner l’affaire
- Les offres d’emploi disponibles : la liste déroulante se paramètre dans le menu recrutement > offres d’emploi
- Les collaborateurs pré-affectés : la liste déroulante des statuts se paramètre dans le menu Commercial > Paramètres > Statuts liant opportunités et ressources pré-affectées
- Environnement / compétences attendues : la liste déroulante se paramètre dans le menu commercial > écrans de paramétrages > Compétence : clients, prospects. Il est important de remplir les compétences nécessaires à l’opportunité pour que les matchings fonctionnent au mieux.
- Langues nécessaires : la liste déroulante se paramètre dans le menu recrutement > écran de paramétrage > référentiels > onglet : langue.
Une fois, les informations mises à jour, cliquez sur le bouton Enregistrer pour les sauvegarder.
Fiche d'une opportunité
La fiche d'une opportunité est une nouvelle page qui s'ouvre et qui se compose de plusieurs éléments qui sont détaillés plus bas :
- Informations sur l'opportunité
- Prospect ou client concerné
- Liste des propositions commerciales
- Liste des tâches
- Offres d’emploi
- Documents
Informations sur l'opportunité
Les actions de l'écran
Plus d'actions
Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer différentes actions :
- Accéder au dossier du client ou du prospect : Permet d'accéder; selon les cas, à la fiche du prospect ou à la fiche du client.
- Modifier l'opportunité : Permet de mettre à jour les informations relatives à l'opportunité.
- Lier l'opportunité à une offre d'emploi : Permet de lier l'opportunité à une ou plusieurs offres d'emploi
- Voir les matchings : Permet de visualiser les candidats qui ont des compétences qui correspondent à celles attendues par l'opportunité.
En savoir plus : Fiche d'un prospect / Fiche d'un client.
Tiers & Suivi commercial (Informations sur le prospect ou le client)
Cet onglet présente deux boîtes : l'une avec les informations et coordonnées professionnelles et la seconde avec les informations commerciales.
Réponses (propositions, devis) - Liste des propositions commerciales
La liste des propositions commerciales et les actions liées correspondent à la page Propositions commerciales filtrée pour cette opportunité. Nous vous renvoyons vers cette page pour le détail des actions proposées.
Tâches commerciales (Liste des tâches)
Les actions de l'écran
Les actions globales
Permet d'ajouter une nouvelle tâche à l'opportunité. Vois ci-après le détail de cette action
Les actions de masse
Ces actions sont disponibles si au moins une ligne a été sélectionnée à gauche de l'écran
- Modifier l'affectation : permet de modifier l'affectation des tâches sélectionnées
- Modifier le statut : permet de modifier le statut des tâches sélectionnées
- Modifier la priorité : permet de modifier la priorité des tâches sélectionnées
- Supprimer les tâches : permet de supprimer les tâches sélectionnées
Les actions sur chaque ligne
Modifier la tâche
Permet de mettre à jour les informations de la tâche. Vois ci-après le détail de cette action
Attacher un document
Permet d'attacher un document à la tâche à accomplir.
Ajouter / Modifier une tâche
Le formulaire qui s'ouvre permet de gérer :
- le type de tâche : note, appel téléphonique, rendez-vous,…
- le nom
- la collaborateur en charge de la tâche
- le statut
- la date de fin
- la description
- le paramétrage de l'alerte de suivi de la réalisation de la tâche
Une fois, les informations ajoutées ou mises à jour, cliquez sur le bouton Enregistrer pour les sauvegarder.
Diffusions faites depuis 6 mois
Cett écran permet de visualiser les diffusions qui ont été effectués pour cette opportunité depuis 6 mois.
Offres d'emploi
Les actions globales
Documents
Les actions de l'écran
Les actions globales
Ajouter un document électronique
Permet d'attacher un document électronique à la fiche de l'opportunité. Tous les types de documents peuvent être attachés.
Les actions sur chaque ligne
Visualiser le document
Permet de télécharger le document attaché pour le visualiser ou l'imprimer.
Supprimer le document
Permet de supprimer le document attaché.
Historique des phases de ventes et des probabilités
Cet onglet permet de visualiser chaque modification qui a été faite sur l'opportunité concernant la phase de vente et la probabilité de gagner l'affaire.