Paramétrage des exports comptables
Cet écran permet de paramétrer le format et le contenu des fichiers à destination de votre application comptable.
La génération des fichiers d'exports sont à réaliser dans l'écran Interfaces > Paramètres > Exports comptables.
Ajouter un paramétrage d'export comptable
Cliquez sur Ajouter un paramétrage d'export vers la comptabilité pour ouvrir le formulaire d'ajout.
Renseignez chaque paramètre de l'export pour coller à votre besoin, voici quelques explications
- Donnez un nom explicite, en reprenant par exemple le nom de votre logiciel de comptabilité : Export vers Sage
- En cochant la case Le nom des colonnes est en première ligne, la première ligne du fichier comportera le nom des colonnes telles qu'elles sont appelées plus base dans le formulaire dans Les colonnes du fichier
- Choisissez le séparateur de colonne, c'est le caractère qui marquera le changement de colonne au niveau de chaque ligne du fichier. Choisissez une valeur pré-définie, ou indiquez un séparateur spécifique en choisissant Autre et en renseignant le séparateur dans Séparateur particulier
- Spécifiez un format de date, l'application utilise les formats de data PHP, la fin de cette page d'aide donne des indications détaillées sur tous les formats disponibles. Les cas les plus simples sont d pour le numéro du jour dans le mois, m pour le numéro du mois, y pour l'année sur 2 chiffes, Y pour l'année sur 4 chiffres. Exemple : d/m/y ou d/m/Y
- Indiquez un séparateur de décimal, la virgule est choisie par défaut, mais vous pouvez choisir le point également si votre application comptable le demande
- Indiquez le nom de l'extension du fichier. txt est choisi par défaut, mais vous pouvez indiquez csv, cela permettra d'ouvrir le fichier directement dans Excel pour le contrôler ou le manipuler
- Indiquez si vous souhaitez un regroupement des lignes identiques. En cochant cette case, les lignes identiques (sens compris) seront sommées et le fichier en comportera qu'une seule ligne
- indiquez si vous souhaitez dissocier toutes les factures d'un règlement fournisseur pour avoir le détail de celles embarquées dans l'export (Uniquement pour l'export des règlements des factures fournisseurs)
Les données à exporter
Choisissez le données à exporter en cochant la case correspondante.
Vous pouvez ensuite personnaliser le libellé des lignes selon leur type.
Explications sur les motifs utilisables dans les libellés
Motifs utilisables dans les descriptions des factures de vente
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@FAC_SOCIETE@@ | Nom de la société qui facture |
| @@FAC_PERIODE@@ | Période (mois) |
| @@FAC_EXERCICE@@ | Exercice (année |
| @@FAC_TYPE_DOCUMENT@@ | Facture ou Avoir |
| @@FAC_REFERENCE@@ | Référence de la facture |
| @@FAC_CLIENT@@ | Nom du client |
| @@FAC_TVA@@ | Uniquement sur les lignes de taxe, indique le nom de la taxe de la ligne |
| @@FAC_PRESTATION@@ | Uniquement sur les lignes de produit (H.T.), description de la prestation paramétrée dans l'affaire (par rapport au référentiel de prestation) |
| @@FAC_AFFAIRE_DESCRIPTION@@ | Uniquement sur les lignes de produit (H.T.), description de l'affaire |
| @@FAC_AFFAIRE_REFERENCE_INTERNE@@ | Uniquement sur les lignes de produit (H.T.), référence interne de l'affaire |
| @@FAC_AFFAIRE_REFERENCE_CLIENT@@ | Uniquement sur les lignes de produit (H.T.), référence client de l'affaire |
Motifs utilisables dans les descriptions des règlements clients
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@PAY_REFERENCE@@ | Référence du paiement |
| @@PAY_DATE@@ | Date du paiement |
| @@PAY_CLIENT@@ | Nom du client |
| @@PAY_REF_FAC@@ | Uniquement sur les lignes client, Liste l'ensemble des factures incluses dans le règlement |
Motifs utilisables dans les descriptions des factures d'achat
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@FAC_TYPE_DOCUMENT@@ | Facture ou Avoir |
| @@FAC_PERIODE@@ | Période (mois) |
| @@FAC_REFERENCE@@ | Référence de la facture |
| @@FAC_OBJET@@ | Objet de la facture |
| @@FAC_DESCRIPTION@@ | Description de la facture |
| @@FAC_FOURNISSEUR@@ | Nom du fournisseur |
| @@FAC_TVA@@ | Uniquement sur les lignes de taxe, indique le nom de la taxe de la ligne |
| @@FAC_REFERENCE@@ | Référence de la facture |
Motifs utilisables dans les descriptions des paiements fournisseurs
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@PAY_REFERENCE@@ | Référence du paiement |
| @@PAY_DATE@@ | Date du paiement |
| @@PAY_FOURNISSEUR@@ | Nom du fournisseur |
Motifs utilisables dans les descriptions des notes de frais
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@NDF_TYPE@@ | Libellé du type de frais - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_RAISON@@ | Raison du frais - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_CLIENT@@ | Nom du client sur lequel porte le frais - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_MISSION@@ | Titre de la mission - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_TVA@@ | Uniquement sur les lignes de taxe, indique le nom de la taxe de la ligne |
| @@NDF_COLLABORATEUR@@ | Nom Prénom du collaborateur - seulement sur les lignes employés |
| @@NDF_COLLABORATEUR_NOM@@ | Nom du collaborateur - seulement sur les lignes employés |
| @@NDF_COLLABORATEUR_PRENOM@@ | Prénom du collaborateur - seulement sur les lignes employés |
| @@NDF_DATE_JOUR@@ | Jour du frais en chiffre - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_DATE_MOIS@@ | Mois du frais en chiffre - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_DATE_ANNEE_SUR_2@@ | Année du frais sur 2 chiffres - seulement sur les lignes de frais |
| @@NDF_DATE_ANNEE_SUR_4@@ | Année du frais sur 4 chiffres - seulement sur les lignes de frais |
Motifs utilisables dans les remboursements des notes de frais
| Motif | Affichage |
|---|---|
| @@NDF_DATE@@ | Date de remboursement de la note de frais |
| @@ADVANCE_NDF@@ | Raison de l'avance sur frais |
Les colonnes du fichier
Choisissez les données à exporter. Ajouter autant de colonne que nécessaire, l'ordre des colonnes tel que vous les ajoutez dans le formulaire sera respecté lors de l'export.
Vous avez la possibilité de gérer la découpe à droite ou à gauche dans le cas de valeurs trop grandes pour la largeur fixe d'une colonne.
Champs comptables
| Données | Description |
|---|---|
| Société | Code la société. La valeur utilisée est celle du code comptable paramétré au niveau de l'entité. |
| Journal | Journal comptable. La valeur utilisée est celle précisée dans les paramètres applicatif Administration > Paramètres application Journal des factures clients Journal des avoirs clients Journal des notes de frais (utilisé quand l'export des notes de frais sera disponible) |
| Numéro de pièce | Numéro unique donné à la pièce comptable (par journal), il s'agit d'un entier |
| Date de pièce | Date de la pièce comptable Pour une facture, il s'agit de la date de la facture |
| Date de pièce - Année sur 4 | Année sur 4 caractères de la pièce comptable Pour une facture, il s'agit de l'année extraite de la date de la facture |
| Date de pièce - Année sur 2 | Année sur 2 caractères de la pièce comptable Pour une facture, il s'agit de l'année extraite de la date de la facture |
| Date de pièce - Mois sur 2 | Mois sur 2 caractères de la pièce comptable Pour une facture, il s'agit du mois extrait de la date de la facture |
| Date de pièce - Jour du mois sur 2 | Jour du mois sur 2 caractères de la pièce comptable Pour une facture, il s'agit du jour du mois extrait de la date de la facture |
| Période | Période comptable Pour une facture, il s'agit du mois de la date de facture |
| Exercice | Exercice comptable Pour une facture, il s'agit de l'année de la date de la facture |
| Compte tiers | Code du tiers ou auxiliaire comptable Pour une facture ou un avoir, il s'agit du tiers ou auxiliaire comptable du client ou du fournisseur. Si le tiers ou le code auxiliaire n'est pas renseigné, l'application prendra le code du client ou le code fournisseur. Attention cette donnée sera reportée sur toutes les lignes de la pièces comptable. Si vous souhaitez avoir cette données que sur la ligne client ou fournisseur, utilisez la donnée “Compte tiers sur la ligne de synthèse uniquement” |
| Nom du tiers | Nom du tiers fournisseur ou client |
| Code analytique - Code tiers sur la ligne de syntèse - Code axe analytique n°1 sur les lignes de détail | Code du tiers ou auxiliaire comptable sur la ligne de synthèse (TTC) ou code de l'axe analytique n°1 sur les lignes de détail (HT) Pour une facture ou un avoir, il s'agit du tiers ou auxiliaire comptable du client ou du fournisseur. Si le tiers ou le code auxiliaire n'est pas renseigné, l'application prendra le code du client ou le code fournisseur. Attention cette donnée sera reportée uniquement sur la ligne client ou fournisseur. Pour l'axe analytique, il s'agit de celui porté par l'affaire pour les factures de vente uniquement |
| Compte général | Compte comptable Pour les factures : Ligne client (T.T.C.) : le compte utilisé sera celui renseigné sur la fiche du client dans la zone Code comptable. Si aucune valeur n'est renseignée, l'application prendra la valeur précisé au niveau des paramètres applicatifs dans Compte clients par défaut Ligne de produit (H.T.) : le compte utilisé sera celui renseigné sur la fiche prestation dans la zone Code comptable. Si aucune valeur n'est renseignée, l'application prendra la valeur précisé au niveau des paramètres applicatifs dans Compte de produit par défaut Ligne de taxe (T.V.A.) : le compte utilisé sera celui renseigné sur la fiche du code de taxe dans la zone Code comptable. Si aucune valeur n'est renseignée, l'application prendra la valeur précisé au niveau des paramètres applicatifs dans Compte de taxe par défaut |
| Date d'échéance | Date d'écheance de la pièce comptable Pour une facture, il correspond à la date d'échéance de la facture Pour un avoir, la date d'échéance est vide |
| Référence | Pour une facture, la référence correspond au numéro de la facture dans l'application Pour le remboursement des notes de frais, la référence est le numéro unique de la note de frais |
| Libellé | Libellé de la ligne. Pour Les factures : Ligne client (T.T.C.) : Facture et son numéro Ligne de produit (H.T.) : Pour les prestations, numéro de l'affaire, valeur de la description de l'affaire et description de la prestation. Pour les frais, valeur de la description de la ligne de facture. Pour les heures supplémentaires, valeur de la description de la ligne de facture Ligne de taxe (T.V.A.) : Description du code de taxe |
| Montant | Montant en valeur absolue |
| Montant au débit | Montant au débit en valeur absolue |
| Montant au crédit | Montant au crédit en valeur absolue |
| Montant en centimes | Montant en valeur absolue et en centimes |
| Sens (débit ou crédit) | Débit : D Crédit : C |
| Devise | Devise de la pièce |
| Moyen de paiement | Code du moyen de paiement attendu |
| Nom du consultant (détail des factures clients uniquement) | Nom du consultant, ne sera alimenté que pour les factures de vente |
| Référence de l'affaire | Référence VSA / VSP de l'affaire |
| Type de compte (Sage) | Permet de remplir la colonne “Type de compte” du format standard Sage PNM |
| Code de taxe (factures clients et fournisseurs) | Permet d'exporter le code de la taxe de la facture client ou fournisseur |
| Axe analytique (1 à 4) |
Champs spéciaux
| Numéro de ligne | Numéro de la ligne dans le fichier généré, commence à 1 |
| Valeur fixe | Valeur fixe à préciser dans le nom de la colonne |
| Colonne vide | Insère une colonne vide |
| Valeur en fonction du type de ligne | Les types de ligne disponibles : tax : Ligne de TVA customer : Ligne client dans les paiements et factures clients auxiliary : Ligne d'Analytique (exports Sage) supplier : Ligne client dans les paiements et factures fournisseurs purchase : Ligne d'achat dans les factures fournisseur ou les notes de frais sale : Ligne de vente dans les factures clients employee : Ligne employé ou associé pour les frais bank : Ligne de banque La correspondance doit être en JSON : type : valeur Exemple : B pour les lignes de banque et C pour les lignes clients {“bank” : “B”, “customer” : “C”} A1 sur les lignes clients et G sur les lignes de taxe et de vente sur une facture client : {“customer” : “A1”, “tax” : “G”, “sale” : “G”} |
| Valeur en fonction du type de document |
Les types de documents disponibles :
INVOICE : factures clients
CREDIT_NOTE : avoirs clients
Facture : factures fournisseurs
Avoir : avoirs fourniseurs
Banque : réglements clients et fournisseurs\\Note de frais : NFD
La correspondance doit être en JSON : type : valeur
Exemple :
FC pour les lignes factures clients et FF pour les lignes
factures fournisseurs {“INVOICE” : “FC”, “Facture” : “FF”}
Les formats de date
| Caractères pour le paramètre format | Description | Exemple de valeurs retournées |
|---|---|---|
| Jour | — | — |
| d | Jour du mois, sur deux chiffres (avec un zéro initial) | 01 à 31 |
| j | Jour du mois sans les zéros initiaux | l à 31 |
| N | Représentation numérique ISO-8601 du jour de la semaine | l (pour Lundi) à 7 (pour Dimanche) |
| w | Jour de la semaine au format numérique | 0 (pour dimanche) à 6 (pour samedi) |
| z | Jour de l'année | 0 à 365 |
| Semaine | — | — |
| W | Numéro de semaine dans l'année ISO-8601, les semaines commencent le lundi | Exemple : 42 (la 42ème semaine de l'année) |
| Mois | — | — |
| m | Mois au format numérique, avec zéros initiaux | 01 à 12 |
| n | Mois sans les zéros initiaux | 1 à 12 |
| t | Nombre de jours dans le mois | 28 à 31 |
| Année | — | |
| L | Est ce que l'année est bissextile | l si bissextile, 0 sinon. |
| o | L'année ISO-8601. C'est la même valeur que Y, excepté que si le numéro de la semaine ISO (W) appartient à l'année précédente ou suivante, cette année sera utilisé à la place. | Exemples : 1999 ou 2003 |
| Y | Année sur 4 chiffres | Exemples : 1999 ou 2003 |
| y | Année sur 2 chiffres | Exemples : 99 ou 03 |