Registre des collaborateurs S/T

Cet écran présente les collaborateurs sous-traitants actifs ou pas, et permet de gérer pour chacun d'eux des informations professionnelles et personnelles.

Ajouter un nouveau collaborateur S/T

Ce formulaire vous permet de créer un nouvel utilisateur sous-traitant. Il est basé sur le même principe que le formulaire de création d'un collaborateur interne. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de ce formulaire, cliquer ici

Visualiser la fiche du S/T
Permet d'accéder à la fiche du sous-traitant.

Modifier les informations
Permet de modifier les informations du sous-traitant.

A noter : vous pourrez gérer les informations de vos sous-traitants uniquement si les sous-traitants sont créés en tant qu'utilisateurs.

La fiche d'un sous-traitant est une page qui s'ouvre et qui se compose de plusieurs éléments qui sont détaillés plus bas :

• Informations du sous-traitant
• Profil
• Compétences & expériences
• Certifications
• Actions collaborateurs
• Prêts de matériel
• Documents
• Présence & Affectations
• Satisfaction du collaborateur
• Localisation (Google)
• Suivi de mission

Cette boîte affiche et synthétise toutes les informations sur le sous-traitant.

Les actions de l'écran

Modifier les informations du sous-traitant
Permet de mettre à jour les informations personnelles et professionnelles du sous-traitant.
Le formulaire ci-dessous apparaît :

Le formulaire gère :

• Les informations personnelles du sous-traitant
• Les managers du sous-traitant (activation d'un droit requis). Pour gérer un manager 2 et 3 un paramètre d'application doit être activé en plus dans la partie ressources humaines. A noter que le manager 2, pourra avoir un rôle de validateur dans le workflow des CRA uniquement.
• Les coordonnées professionnelles et personnelles
• Une photo

Vous pouvez aussi spécifier un pack de jours fériés spécifique pour ce sous-traitant s'il doit être différent de celui de son entité.

Une fois, les informations mises à jour, cliquez sur le bouton Enregistrer pour les sauvegarder.

Cette liste affiche les différents profils types du collaborateur afin de suivre l'évolution de sa fonction. Les profils types sont paramétrables dans le menu Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Profils types

Attribuer un profil type

Le formulaire qui s'ouvre permet de gérer :

• Une date d'application
• un profil (basé sur la liste des profils référencés dans l'application)

Mettre un profil type à un sous-traitant permet de consulter rapidement son prix de vente cible dans le menu Commercial > Ressources disponibles et de fixer son PRJ.

Cet onglet permet d'associer compétences, logiciels, langues, etc au sous-traitant, et également de gérer les expériences professionnelles.

Modifier les compétences et les autres attributs

Permet d'ajouter des compétences et d'autres attributs ou de modifier ceux déjà existants. Le formulaire suivant apparaît :

Le formulaire permet de gérer:

• Les informations générales
• Les compétences
• Le niveau d'étude et écoles
• Les langues parlées
• Les logiciels pratiqués
• Le permis de conduire

A noter : Les listes déroulantes sont paramétrables dans le menu Ressources Humaines > Écrans de paramétrages > Référentiels. Alimenter ce référentiel permet d'avoir des données uniques dans l'application et ainsi d'avoir un meilleur matching dans les opportunités et propositions commerciales.

Ajouter une expérience

Permet d'ajouter une expérience. Le formulaire suivant apparaît :

Ce formulaire gère :

• Le choix de faire apparaître l'expérience dans le CV d'entreprise ou pas. Le CV d'entreprise est paramétrable dans Commercial > Paramètres > Modèles de CV d'entreprise
• La période de l'expérience
• La mission / projet

Une fois l'expérience ajoutée, vous aurez accès aux actions de ligne ci-dessous :
Mettre à jour l'expérience : permet d'ouvrir le formulaire de création d'expérience et de modifier les données.
Afficher le CV: raccourcis permettant de rendre visible l'expérience dans le CV d'entreprise.
Plus d'actions : depuis ce pictogramme, plusieurs actions sont disponibles :

• Dupliquer de l'expérience
• Supprimer l'expérience

Cette liste affiche les certifications futures et passées du collaborateur.

Ajouter une certification

Le formulaire qui s'ouvre permet de gérer:

• La certification concernée depuis le référentiel de certifications (paramétrable dans le menu Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Référentiels > onglet : Certification
• La date d'obtention et celle d'expiration
• Le paramétrage de l'alerte sur l'expiration : active ou pas, avec envoi e-mail ou pas
• L'attachement de fichiers électroniques

Une fois la certification ajoutée, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous:
Modifier la certification : permet d'ouvrir le formulaire de création de certification et de modifier les données.
Attacher des documents : permet d'attacher un document à la certification.
Plus d'actions : ce bouton vous permet de supprimer la certification.

Cet écran permet de créer et de suivre les actions à mener relatives au sous-traitant.

Ajouter une action collaborateur

Permet d'ajouter une action collaborateur. Le formumlaire ci-dessous apparaît :
Le formulaire gère :

• Le type d'action : la liste déroulante est paramétrable dans le menu Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Types d'actions collaborateur
• Le statut d'action
• Le suivi
• La personne responsable

Une fois l'action ajoutée, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous:
Modifier l'action : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout d'action et de modifier les données.
Attacher des documents : permet d'attacher un document à l'action.
Plus d'actions : permet de supprimer l'action

Cette liste affiche le matériel prêté au collaborateur.

Ajouter un matériel en prêt

Permet d'ajouter un matériel prêté au collaborateur. Le formulaire ci-dessous apparaît :

Le formulaire gère :

• Si c'est un matériel appartenant au référentiel de matériel : ce référentiel est paramétrable dans le menu Ressources Humaines > Référentiels de matériels
• Si le matériel n'appartient pas au référentiel alors cocher la case “Autre matériel” : le formulaire demande l'intitulé du matériel et sa description
• La date de prêt
• Les observations liées à l'emprunt
• Le modèle de fiche de prêt : le modèle est paramétrable dans le menu Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Modèles de documents pour le prêt de matériel

Une fois le matériel ajouté, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous:
Modifier le matériel : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout de matériel et de modifier les données.
Attacher des documents : permet d'attacher un document au prêt de matériel.
Plus d'actions : depuis ce pictogramme, plusieurs actions sont disponibles :

• Générer la fiche de prêt du matériel
• Procéder au changement de statut
• Supprimer le matériel

Ajouter un document

Cette liste affiche les documents attachés au dossier du sous-traitant. Il affiche aussi tous les documents obligatoires manquants.

Ce formulaire gère :

• Le type de document : les documents sont paramétrables dans le menu Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Types de documents collaborateurs
• Le nom du document
• La date de délivrance et d'expiration du document : si le document est obligatoire, alors quand la date d'expiration est passée, le message de document manquant apparaîtra de nouveau
• Les pièces jointes
• Les alertes RH : permet de paramétrer une alerte avec ou sans envoi de mail lorsque la date d'expiration approche

Une fois un document ajouté, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous:
Mettre à jour le document : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout du document et de modifier les données.
Attacher des documents : permet d'attacher un document.
Plus d'actions : permet de supprimer le document

Ce tableau permet de recenser les périodes pour lesquelles le collaborateur sous-traitant travaille pour l'entreprise. Les périodes correspondent à celles du tableau des affectations.

ATTENTION : Dans l'affaire il est important de saisir une date de début et de fin de mission. Si la date de fin n'est pas mentionnée, la présence du sous-traitant est par défaut de 100 ans.
Dès que le collaborateur sous-traitant a une ligne de présence alors il peut saisir du temps dans son CRA sur la période saisie dans l'affaire.

Ajouter une ligne de présence

Permet d'ajouter une ligne de présence sans pour autant que le collaborateur sous-traitant soit affecter à une mission. En lui créant une ligne de présence, il pourra saisir du temps sur son CRA pour un projet interne par exemple.

La liste des affectations recense l'ensemble des affectations sur lesquelles le collaborateur sous-traitant est positionné. Ces affectations peuvent être aussi bien des propositions commerciales que des affaires.

Planifier un suivi de mission : permet de programmer un suivi de mission. Le formulaire suivant apparaît :

Le formulaire gère :

• Le choix du collaborateur concerné : automatiquement l'application vous propose le collaborateur concerné par le dossier sur lequel vous êtes
• La mission : la mission sur laquelle votre collaborateur est affecté
• La campagne d'évaluation si nécessaire : pour plus d'informations sur les campagnes d'évaluation Suivi RH - Campagnes d'évaluations
• Les personnes qui seront présentes lors du suivi de mission
• La logistique du suivi : statut, date, heure, durée, alerte
• Les invitations dans les agendas pour le collaborateur et la personne en charge
• Le choix de l'évaluation : les évaluations sont paramétrables dans le menu Activité> Ecrans de paramétrages > Evaluations des missions
• Le choix du modèles d'édition du suivi de mission : les modèles sont paramétrables dans le menu Activité> Ecrans de paramétrages > Modèles de suivis de missions

Cet onglet présente l'évolution du taux de satisfaction du collaborateur. Il est alimenté à partir des suivis de missions renseignés sur ce collaborateur. Le calcul est fait automatiquement par l'application à partir des notes associées aux critères d'évaluations.

Cet onglet affiche une carte interactive sur laquelle est localisé le collaborateur par rapport à la saisie de son adresse personnelle.

Pour avoir accès à cet onglet, votre groupe de sécurité doit avoir le droit nécessaire.

Cet onglet permet au sous-traitant de visualiser la liste des suivis de missions planifiés, effectués ou annulés qui le concerne. Lorsque les suivis de missions sont au statut Effectué, alors le sous-traitant pourra consulter les suivis au format PDF en cliquant sur