Registre des collaborateurs S/T [Documentation des solutions applicatives éditées par VERYSWING]

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====== Registre des collaborateurs S/T ======

<WRAP box round>
<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
** Achats** :\\
  * Registre des collaborateurs sous-traitants 
    * Gestion des informations (dates d'entrée, sortie,...)
    * Gestion des informations > gérer les managers
    * Compétences, étude et autres attributs
    * Gérer les compétences, les études et des autres attributs
    * Expériences professionnelles
    * Gérer les expériences professionnelles
    * Profils types
    * Gérer les attributions de profils types
    * Certifications
    * Gérer les certifications
    * Prêts de matériel
    * Gérer les prêts de matériel
    * Gestion des documents
    * Gérer les documents
    * Voir l'évolution de la satisfaction du collaborateur sur les 12 derniers mois
    * Suivis de mission des S/T
    * Présence dans l'entreprise
    * Gérer la présence
    * Actions Collaborateurs
    * Gérer les actions collaborateurs
    * Accès à la partie Constat
    * Accès à l'édition de la partie Constat
    * Accès à la partie Action
    * Accès à l'édition de la partie Action
    * Accès à la partie Vérification
    * Accès à l'édition de la partie Vérification
    * Voir les communiqués d'entreprise lus
</WRAP> 

{{:vsa:reg_st.png}}

Cet écran présente les collaborateurs sous-traitants actifs ou pas, et permet de gérer pour chacun d'eux des informations professionnelles et personnelles.

===== Les actions de l'écran =====

==== Les actions globales ====

{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter un nouveau collaborateur S/T**

{{:vsa:crea_user_st.png}}

Ce formulaire vous permet de créer un nouvel utilisateur sous-traitant. Il est basé sur le même principe que le formulaire de création d'un collaborateur interne. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de ce formulaire, cliquer [[vsa:utilisateurs|ici]]
==== Les actions de masse ====

==== Les actions sur chaque ligne ====

{{:vsa:loupe.png}} <color  #DC143C>Visualiser la fiche du S/T</color>\\ Permet d'accéder à la fiche du sous-traitant.

{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier les informations</color>\\ Permet de modifier les informations du sous-traitant.

A noter : vous pourrez gérer les informations de vos sous-traitants uniquement si les sous-traitants sont créés en tant qu'utilisateurs.


===== Zoom sur la fiche d'un collaborateur sous-traitant =====

La fiche d'un sous-traitant est une page qui s'ouvre et qui se compose de plusieurs éléments qui sont détaillés plus bas :

  * Informations du sous-traitant
  * Profil
  * Compétences & expériences
  * Certifications
  * Actions collaborateurs
  * Prêts de matériel 
  * Documents
  * Présence & Affectations
  * Satisfaction du collaborateur
  * Localisation (Google) 
  * Suivi de mission

==== Informations du sous-traitant ====

Cette boîte affiche et synthétise toutes les informations sur le sous-traitant.

{{:vsa:reg_st_view.png}} \\

<color #F08080>**Les actions de l'écran**</color>\\

{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Modifier les informations du sous-traitant</color>\\ Permet de mettre à jour les informations personnelles et professionnelles du sous-traitant. \\
Le formulaire ci-dessous apparaît : \\

{{:vsa:reg_st_form.png}}\\

Le formulaire gère :
 
  * Les informations personnelles du sous-traitant
  * Les managers du sous-traitant (activation d'un droit requis). Pour gérer un manager 2 et 3 un paramètre d'application doit être activé en plus dans la partie ressources humaines. A noter que le manager 2, pourra avoir un rôle de validateur dans le workflow des CRA uniquement.
  * Les coordonnées professionnelles et personnelles 
  * Une photo 

Vous pouvez aussi spécifier un pack de jours fériés spécifique pour ce sous-traitant s'il doit être différent de celui de son entité.

{{pack_jf_st.png}}\\

Une fois, les informations mises à jour, cliquez sur le bouton <color  #448FFF>Enregistrer</color> pour les sauvegarder.

==== Onglet : Profil ====

Cette liste affiche les différents profils types du collaborateur afin de suivre l'évolution de sa fonction. 
Les profils types sont paramétrables dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Profils types</color>

{{vsa:picto_profil.png}} **Attribuer un profil type**

Le formulaire qui s'ouvre permet de gérer :

  * Une date d'application 
  * un profil (basé sur la liste des profils référencés dans l'application) 

Mettre un profil type à un sous-traitant permet de consulter rapidement son prix de vente cible dans le menu <color  #448FFF>Commercial > Ressources disponibles</color> et de fixer son PRJ.

==== Onglet : Compétences & expériences ====

Cet onglet permet d'associer compétences, logiciels, langues, etc au sous-traitant, et également de gérer les expériences professionnelles.
 
{{:vsa:picto_bonhomme_etiquette.png}} **Modifier les compétences et les autres attributs**


Permet d'ajouter des compétences et d'autres attributs ou de modifier ceux déjà existants. Le formulaire suivant apparaît : \\
{{:vsa:gestion_des_competences.png|}} \\
Le formulaire permet de gérer:
  * Les informations générales
  * Les compétences
  * Le niveau d'étude et écoles
  * Les langues parlées
  * Les logiciels pratiqués
  * Le permis de conduire

**A noter** : Les listes déroulantes sont paramétrables dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Écrans de paramétrages > Référentiels</color>. Alimenter ce référentiel permet d'avoir des données uniques dans l'application et ainsi d'avoir un meilleur matching dans les opportunités et propositions commerciales. \\

{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter une expérience**

Permet d'ajouter une expérience. Le formulaire suivant apparaît : 

{{:vsa:creation_d_une_experience.png}}

Ce formulaire gère :
  * Le choix de faire apparaître l'expérience dans le CV d'entreprise ou pas. Le CV d'entreprise est paramétrable dans <color  #448FFF>Commercial > Paramètres > Modèles de CV d'entreprise</color>
  * La période de l'expérience
  * La mission / projet

Une fois l'expérience ajoutée, vous aurez accès aux actions de ligne ci-dessous : \\
{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Mettre à jour l'expérience</color> : permet d'ouvrir le formulaire de création d'expérience et de modifier les données.\\
{{:vsa:picto_afficher_un_dossier.png|}} <color  #DC143C>Afficher le CV</color>: raccourcis permettant de rendre visible l'expérience dans le CV d'entreprise.\\
{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color> : depuis ce pictogramme, plusieurs actions sont disponibles : 
  * Dupliquer de l'expérience
  * Supprimer l'expérience

===== Onglet : Certifications =====

Cette liste affiche les certifications futures et passées du collaborateur.

{{:vsa:picto_plus.png|}} **Ajouter une certification**

Le formulaire qui s'ouvre permet de gérer:
  * La certification concernée depuis le référentiel de certifications (paramétrable dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Référentiels > onglet : Certification</color>
  * La date d'obtention et celle d'expiration
  * Le paramétrage de l'alerte sur l'expiration : active ou pas, avec envoi e-mail ou pas
  * L'attachement de fichiers électroniques

Une fois la certification ajoutée, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous: \\
{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier la certification</color> : permet d'ouvrir le formulaire de création de certification et de modifier les données.\\
{{:vsa: trombone.png}} <color  #DC143C>Attacher des documents</color> : permet d'attacher un document à la certification.\\
{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color> : ce bouton vous permet de supprimer la certification.

==== Les actions collaborateur ====

Cet écran permet de créer et de suivre les actions à mener relatives au sous-traitant.\\

{{:picto_plus.png}} **Ajouter une action collaborateur**

Permet d'ajouter une action collaborateur. Le formumlaire ci-dessous apparaît :
{{:création_d_une_action_collaborateur.png}} \\
Le formulaire gère :
  * Le type d'action : la liste déroulante est paramétrable dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Types d'actions collaborateur</color>
  * Le statut d'action 
  * Le suivi
  * La personne responsable 

Une fois l'action ajoutée, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous: \\
{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier l'action</color> : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout d'action et de modifier les données.\\
{{:vsa: trombone.png}} <color  #DC143C>Attacher des documents</color> : permet d'attacher un document à l'action.\\
{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color> : permet de supprimer l'action

===== Onglet : Prêt de matériel =====

Cette liste affiche le matériel prêté au collaborateur.

{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter un matériel en prêt**

Permet d'ajouter un matériel prêté au collaborateur. Le formulaire ci-dessous apparaît : 

{{:vsa:ajout_d_un_pret_de_materiel.png}}

Le formulaire gère : 
  * Si c'est un matériel appartenant au référentiel de matériel : ce référentiel est paramétrable dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Référentiels de matériels</color>
  * Si le matériel n'appartient pas au référentiel alors cocher la case "Autre matériel" : le formulaire demande l'intitulé du matériel et sa description
  * La date de prêt
  * Les observations liées à l'emprunt
  * Le modèle de fiche de prêt : le modèle est paramétrable dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Modèles de documents pour le prêt de matériel</color>

Une fois le matériel ajouté, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous: \\
{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier le matériel</color> : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout de matériel et de modifier les données.\\
{{:vsa: trombone.png}} <color  #DC143C>Attacher des documents</color> : permet d'attacher un document au prêt de matériel.\\
{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color> : depuis ce pictogramme, plusieurs actions sont disponibles : 
  * Générer la fiche de prêt du matériel
  * Procéder au changement de statut 
  * Supprimer le matériel

===== Onglet : Documents =====

{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter un document**

Cette liste affiche les documents attachés au dossier du sous-traitant. Il affiche aussi tous les documents obligatoires manquants. 

{{:ajout_d_un_document.png}}
Ce formulaire gère : 
  * Le type de document : les documents sont paramétrables dans le menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Ecrans de paramétrages > Types de documents collaborateurs</color>
  * Le nom du document
  * La date de délivrance et d'expiration du document : si le document est obligatoire, alors quand la date d'expiration est passée, le message de document manquant apparaîtra de nouveau
  * Les pièces jointes
  * Les alertes RH : permet de paramétrer une alerte avec ou sans envoi de mail lorsque la date d'expiration approche

Une fois un document ajouté, vous aurez accès aux actions de lignes ci-dessous: \\
{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Mettre à jour le document</color> : permet d'ouvrir le formulaire d'ajout du document et de modifier les données.\\
{{:vsa: trombone.png}} <color  #DC143C>Attacher des documents</color> : permet d'attacher un document.\\
{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color> : permet de supprimer le document

===== Onglet : Présence & Affectations =====

=== Présence dans l'entreprise ===

Ce tableau permet de recenser les périodes pour lesquelles le collaborateur sous-traitant travaille pour l'entreprise. Les périodes correspondent à celles du tableau des affectations.

<color #F08080>**ATTENTION**</color> : Dans l'affaire il est important de saisir une date de début et de fin de mission. Si la date de fin n'est pas mentionnée, la présence du sous-traitant est par défaut de 100 ans.\\
Dès que le collaborateur sous-traitant a une ligne de présence alors il peut saisir du temps dans son CRA sur la période saisie dans l'affaire.\\

{{:vsa:picto_plus.png}} **Ajouter une ligne de présence**

Permet d'ajouter une ligne de présence sans pour autant que le collaborateur sous-traitant soit affecter à une mission. En lui créant une ligne de présence, il pourra saisir du temps sur son CRA pour un projet interne par exemple.

=== La liste des affectations ===

La liste des affectations recense l'ensemble des affectations sur lesquelles le collaborateur sous-traitant est positionné. Ces affectations peuvent être aussi bien des propositions commerciales que des affaires.\\

{{:vsa:suivi_de_mission.png}} <color  #DC143C>Planifier un suivi de mission</color> : permet de programmer un suivi de mission. Le formulaire suivant apparaît : \\
{{:vsa:suivi.png}} \\
Le formulaire gère : 
  * Le choix du collaborateur concerné : automatiquement l'application vous propose le collaborateur concerné par le dossier sur lequel vous êtes
  * La mission : la mission sur laquelle votre collaborateur est affecté
  * La campagne d'évaluation si nécessaire  : pour plus d'informations sur les campagnes d'évaluation [[vsa:suivi_rh_-_campagnes_d_evaluations|]]
  * Les personnes qui seront présentes lors du suivi de mission
  * La logistique du suivi : statut, date, heure, durée, alerte
  * Les invitations dans les agendas pour le collaborateur et la personne en charge
  * Le choix de l'évaluation : les évaluations sont paramétrables dans le menu <color  #448FFF>Activité> Ecrans de paramétrages > Evaluations des missions</color>
  * Le choix du modèles d'édition du suivi de mission : les modèles sont paramétrables dans le menu <color  #448FFF>Activité> Ecrans de paramétrages > Modèles de suivis de missions</color>


===== Onglet : Satisfaction du collaborateur =====

Cet onglet présente l'évolution du taux de satisfaction du collaborateur. Il est alimenté à partir des suivis de missions renseignés sur ce collaborateur. Le calcul est fait automatiquement par l'application à partir des notes associées aux critères d'évaluations.

===== Onglet : Localisation =====

Cet onglet affiche une carte interactive sur laquelle est localisé le collaborateur par rapport à la saisie de son adresse personnelle.

===== Onglet : Suivi de mission =====

{{:vsa: suivi_mission_st.png}}

Pour avoir accès à cet onglet, votre groupe de sécurité doit avoir le droit nécessaire.

Cet onglet permet au sous-traitant de visualiser la liste des suivis de missions planifiés, effectués ou annulés qui le concerne.
Lorsque les suivis de missions sont au statut <color #008000>Effectué</color>, alors le sous-traitant pourra consulter les suivis au format PDF en cliquant sur {{:vsa: action_plus.png}}