Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:saisir_mes_notes_de_frais [26/04/2019 17:12] – [Les actions de la liste] Caroline BABRON
+++ vsa:saisir_mes_notes_de_frais [07/12/2022 15:29] (Version actuelle) – Antoine FOUGNIES
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+**[[https://youtu.be/xUmfIeDiVxY|Visionner le webinar enregistré "Les notes de frais"]]**
+//__Durée :__ 25 min. 31 sec.//
 ====== Saisir mes notes de frais ======
 La déclaration de vos notes de frais se fait dans le menu **Ressources Humaines > Mes notes de frais**.
-Commencez par contrôler que le mois du filtre situé à droite de l'écran correspond bien au mois souhaité. En effet, si vous réalisez votre saisie au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.
+Commencez par contrôler le mois de saisie grâce au filtre situé à gauche de l'écran.
+En effet, si vous réalisez votre saisie au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.
 L'écran se compose de trois parties :
-  * Boîte présentant l'état du workflow de validation
+  * Des boîtes présentant : la synthèse de vos frais, l'état du workflow de validation, les informations de remboursement
-  * Liste des frais déclarés
+  * La liste des frais déclarés
-  * Liste des justificatifs
+  * La liste des justificatifs transverses
+<color #F08080>IMPORTANT</color> : Vos frais ne pourront être soumis pour validation qu'une seule fois par mois.
 ===== Déclaration des frais =====
-{{:vsa:frais.png?direct|}}
+{{:vsa:frais.png}}
 ==== Les actions de la liste ====
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 {{:vsa: action_plus.png}}  <color  #DC143C>Plus d'actions ...</color>
-Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions :
+Depuis ce pictogramme vous pouvez supprimer le frais.
-  * Supprimer le frais
 ==== Ajouter un frais ====
-{{:vsa:frais_2.png?direct|}}
+{{:vsa:frais_2.png}}
-  * Choisissez si le frais est récurrent mensuellement ou pas (case à cocher)
+  * Choisissez si le frais est récurrent mensuellement ou pas (case à cocher).
   * Si le frais est ponctuel : choisissez la date à laquelle la dépense a été effectuée ; elle doit se trouver sur le justificatif.
   * Si le frais est récurrent : choisissez la plage de mois d'application.
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     * Pour les autres frais, indiquez le montant hors taxe, puis saisissez la TVA. Vous pouvez saisir plusieurs montants de TVA avec des taux différents en cliquant sur +. Si vous ne connaissez que le montant TTC, indiquez le dans la zone HT.
   * Indiquez la raison du frais.
-  * Si c'est une invitation au restaurant, cochez la case Invitation et indiquez le nombre de convives à table
+  * Si c'est une invitation au restaurant, cochez la case Invitation et indiquez le nombre de convives à table.
-  * Si le frais est en lien avec une activité client, n'oubliez pas de choisir le client ; ce frais pourra être refacturée au client.
+  * Si le frais est en lien avec une activité client, n'oubliez pas de choisir le client ; ce frais pourra être refacturé au client.
-  * Si un client a été choisi, le frais peut être liée encore plus finement à une affaire pour faciliter encore plus la re-facturation éventuelle de ce frais.
+  * Si un client a été choisi, le frais peut être lié encore plus finement à une affaire pour faciliter encore plus la re-facturation éventuelle de ce frais.
+  * Vous pouvez ajouter une pièce jointe à chaque ligne de frais. Si cet élément comporte des données personnelles, pensez à cocher la case dédiée.
   * Cliquez sur le bouton **<color  #448FFF>enregistrer</color>** pour sauvegarder le frais.
-Pour chaque ligne de frais vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs du frais. Les justificatifs de frais à la ligne sont importants si votre entreprise refacture ces frais à votre client et qu'elle doit produire un justificatif de chaque dépense. Si le justificatif est bien attaché vous faites gagner énormément de temps à la personne qui réalise la facturation.
+Pour chaque ligne de frais vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justifiant le frais. Les justificatifs de frais sont importants si votre entreprise refacture ces frais à votre client et qu'elle doit produire un justificatif de chaque dépense. Si le justificatif est bien attaché, vous faites gagner énormément de temps à la personne qui réalise la facturation.
+==== Synthèse ====
+Cet onglet donne un aperçu en vision graphique, par catégorie, des frais saisis dans le mois.
+{{:vsa:frais_synt.png}}
 ===== Justificatifs transverses =====
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 Vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs de vos dépenses. Attention, ces documents sont transverses à tous les frais déclarés.
-{{:vsa:frais_3.png?direct|}}
+{{:vsa:frais_3.png}}
 ==== Les actions de la liste ====
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 La fenêtre qui s'ouvre vous permet de choisir un fichier, puis en cliquant sur le bouton ''Attacher'', le document se télécharge sur le serveur et s'associe à la note de frais.
-{{:vsa:doc_justif.png}}\\ Permet de récupérer le document type à imprimer ; document sur lequel les justificatifs pourront être agrafés avant qu'il soit scanné.
+{{:vsa:doc_justif.png}}\\ Permet de récupérer le document type à imprimer ; document sur lequel les justificatifs pourront être agrafés.
 === Les actions sur chaque ligne ===
-**:VSA_DOCUMENT_GRAY2_DOWNLOAD: ''Visualiser le justificatif''**\\ Permet de récupérer le document justificatif qui a été sauvegardé dans l'application.
+{{:vsa:loupe.png}} <color #C71585>Visualiser le justificatif</color>
-**:VSA_DOCUMENT_GRAY2_DELETE: ''Supprimer le justificatif''**\\ Supprime le document justificatif.
+Permet de récupérer le document justificatif qui a été sauvegardé dans l'application.
-{{:vsa: action_plus.png}}  <color  #DC143C>Plus d'actions ...</color>
+{{:vsa:stylo.png}} <color #C71585>Modifier les frais associés</color>
+{{:vsa: corbeille_picto.png}} <color #C71585>Supprimer le justificatif</color>
+Supprime le document justificatif.
-Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions :
-  * Supprimer le justificatif
-  * Modifier le frais
 ===== Soumettre votre note de frais pour validation =====
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 Une fois vos dépenses saisies, vous devez les soumettre pour validation à votre manager.
-Pour cela cliquez sur le lien {{:vsa:cra_soumettre.png|}} dans la boîte, tout en haut de l'écran.
+Pour cela, cliquez sur le lien {{:vsa:cra_soumettre.png|}} dans la boîte, tout en haut de l'écran.
 {{:vsa:frais_5.png}}
-{{:vsa:frais_4.png?direct|}}
+{{:vsa:frais_4.png}}
   * Choisissez le ou les managers qui doivent recevoir votre demande de validation.
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   * Votre manager recevra un e-mail avec la demande.
   * L'avancement de la validation est également visible dans la boite en haut.
-  * Dès qu'une mise à jour du workflows sera effectuée par le manager, vous recevrez un e-mail.
+  * Dès qu'une mise à jour du workflow sera effectuée par le manager, vous recevrez un e-mail.
   * En cas de refus de votre manager, vous verrez la raison et vous devrez adapter votre note de frais puis la soumettre à nouveau.