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| vsa:suivi_rh_-_materiel_prete [04/03/2016 17:02] – créée Alexandre PERRE | vsa:suivi_rh_-_materiel_prete [25/04/2024 14:20] (Version actuelle) – Céline FREYTAG |
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| ====== Suivi RH - Matériel prêté ====== | ====== Suivi RH - Matériel prêté ====== |
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| | <WRAP box round> |
| | <color #C71585>Les droits à activer :</color>\\ |
| | **Ressources Humaines** |
| | * Suivi RH : matériel prêté |
| | * Valider la réception d'un matériel de prêt |
| | * Valider le retour d'un matériel prêté |
| | </WRAP> |
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| Cet écran vous permet de gérer les prêts de matériels à vos collaborateurs | Cet écran vous permet de gérer les prêts de matériels à vos collaborateurs |
| * Possibilité de déclarer un matériel comme volé | * Possibilité de déclarer un matériel comme volé |
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| A noter que la gestion du matériel prêté spécifiquement à un salarié est accessible directement dans son dossier RH. | A noter : la gestion du matériel prêté spécifiquement à un salarié est accessible directement dans son dossier RH. |
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| [[:vsa:_detail:vsactivity-5.0.0:pret_de_materiel_12.png?id=vsactivity-5.0|{{:vsa:_media:vsactivity-5.0.0:pret_de_materiel_12.png?w=750&tok=9ffcef?750}}]]===== Les actions de l'écran ===== | {{:vsa:pret de materiel.png}} |
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| | ===== Les actions de l'écran ===== |
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| ==== Les actions globales ==== | ==== Les actions globales ==== |
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| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:add.png|:VSA_ADD:}} ''Ajouter un matériel prêté''**\\ Permet d'ajouter un nouveau matériel en prêt à un collaborateur. | {{:vsa: picto_plus.png}}**Ajouter un matériel de prêt** |
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| Voir ci-après le détail de cette action | Ce bouton permet d'ajouter un nouveau matériel en prêt à un collaborateur. |
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| ==== Les actions sur chaque ligne ==== | ==== Les actions de lignes ==== |
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| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:edit.png|:VSA_EDIT:}} ''Modifier le matériel''**\\ Permet de réaliser une modification sur le prêt d'un matériel déjà saisi dans l'application. Vous pourrez ainsi corriger une information. | {{:vsa:stylo.png}} <color #DC143C>Modifier</color>\\ |
| | Permet de modifier le prêt du matériel. Le formulaire de création s'affiche, vous pouvez alors modifier le nécessaire.\\ |
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| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:trash.png|:VSA_TRASH:}} ''Suppression du matériel''**\\ Permet de supprimer définitivement un prêt de matériel. | {{:vsa: trombone.png}} <color #DC143C>Attachements</color>\\ |
| | Permet d'ajouter des documents au prêt du matériel concerné.\\ |
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| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:attach.png|:VSA_ATTACH:}} ''Attacher des documents''**\\ Permet de télécharger dans VSA des documents au format électroniques pour archivage. Vous pourrez ainsi conserver dans VSA les justificatifs des prêts de matériel de vos salariés. | {{:vsa:enveloppe.png}} <color #DC143C>Envoyer</color>\\ |
| | Permet d'envoyer un mail au collaborateur concerné.\\ |
| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:ok_ko.png|:VSA_OK_KO:}} ''Procéder aux changements de statut du matériel''**\\ Changement de statut au retour du matériel. | |
| | {{:vsa: action_plus.png}} <color #DC143C>PLus d'actions</color>\\ |
| **{{:vsa:lib:images:smileys:local:doc_asset.png|:VSA_DOC_ASSET:}} ''Fiche de prêt du matériel''**\\ Permet d'accéder à la fiche de prêt du matériel. | Depuis ce pictogramme vous accédez à différentes actions : |
| | * Générer la fiche de prêt de matériel |
| | * Procéder au changement de statut du matériel prêté |
| | * Supprimer le matériel |
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| ===== Ajouter/Modifier un prêt ===== | ===== Ajouter/Modifier un prêt ===== |
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| [[:vsa:_detail:vsactivity-5.0.0:nouveau_pret.png?id=vsactivity-5.0|{{:vsa:_media:vsactivity-5.0.0:nouveau_pret.png?w=400&tok=894c5e?400}}]]Le formulaire permet de choisir si vous souhaitez prêter un matériel du référentiel ou un matériel ponctuel. | {{:vsa:nouveau_pret.png}}\\ |
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| Dans le cas du **matériel du référentiel**, il faut préciser le matériel dans la liste déroulante qui s'affiche après avoir cocher la case | Le formulaire permet de choisir si vous souhaitez prêter un matériel du référentiel ou un matériel ponctuel. |
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| | Dans le cas du **matériel du référentiel**, il faut préciser le matériel dans la liste déroulante qui s'affiche après avoir coché la case |
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| Dans le cas du **matériel ponctuel**, il faut préciser l'intitulé et la description | Dans le cas du **matériel ponctuel**, il faut préciser l'intitulé et la description |
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| Pour les deux cas, une date de prêt devra être préciser. | Pour les deux cas, une date de prêt devra être précisée. |
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| | ===== Le fonctionnement ===== |
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| | <color #008080>**Etape 1 : le paramétrage**</color>\\ |
| | POur utiliser au mieux le prêt de matériel, vous devez d'abord faire quelques paramétrages : |
| | * Le référentiel de matériel : |
| | Cela permet de créer une liste de matériel et de suivre les prêts. Pour avoir accès à ce référentiel dans les déroulantes, vous devez l'enrichir dans l'écran //Administration > Inventaire des actifs / du matériel// |
| | * Les modèles de documents pour le prêt de matériel : |
| | L'application permet d'éditer des attestations pour le prêt de matériel. Vous pouvez paramétrer un document pour l'attribution du matériel et pour la restitution. Pour paramétrer : //Ressources humaines > Paramètres > Modèles de documents pour le prêt de matériel//\\ |
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| | <color #008080>**Etape 2 : Affectation du matériel**</color>\\ |
| | Vous devez ajouter un prêt de matériel sur un collaborateur soit en passant par l'écran du suivi du matériel prêté soit en allant directement dans le dossier RH du collaborateur.\\ |
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| | <color #008080>**Etape 3 : Envoyer**</color>\\ |
| | Une fois que vous avez affecté le matériel au collaborateur, vous pouvez envoyer un mail au collaborateur directement depuis l'application afin de prévenir du prêt.\\ |
| | Pour cela, il suffit de cliquer sur l'enveloppe. Le formulaire qui s'affiche vous permet de choisir le modèle à envoyer : \\ |
| | {{:vsa:RH_validation_reception_materiel.png}} \\ |
| | //Pour paramétrer les modèles de messages : Administration > Paramètres > Modèles de messages//\\ |
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| | <color #008080>**Etape 4 : La validation**</color>\\ |
| | Une fois envoyer, le collaborateur reçoit un mail de demande de validation. En plus, le collaborateur aura une tâche sur son tableau de bord : \\ |
| | {{:vsa:tache_validationmateriel.png}}\\ |
| | En cliquant sur cette tâche, le collaborateur sera redirigé pour valider : \\ |
| | {{:vsa:RH_validation_pret_materiel.png}}\\ |
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| | <color #008080>**Etape 5 : Le retour du matériel**</color>\\ |
| | Pour finaliser le process, il faudra changer le statut du matériel pour venir le mettre au statut "Retourné par le collaborateur" et renseigner une date de retour.\\ |
| | {{:vsa: RH_retour_materiel.png}}\\ |
| | {{:vsa: RH_retour2_materiel.png}}\\ |