Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:vs-ocr-ha [12/02/2020 14:32] – Clémence CANNEVIERE
+++ vsa:vs-ocr-ha [23/08/2022 14:12] (Version actuelle) – Caroline BABRON
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 ===== VS-OCR-HA : OCR des factures et avoirs fournisseurs =====
+//Add-on payant €//
 L'add-on OCR-HA vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos factures fournisseurs. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une facture d'achat à partir des éléments analysés.
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 ==== Les droits à activer ====
-Pour pouvoir lancer les imports et analyses de factures, vous devez activer activer les droits suivants dans les groupes de sécurités (onglet Achats) :
+Pour pouvoir lancer les imports et analyses de factures, vous devez activer les droits suivants dans les groupes de sécurités (onglet Achats) :
-{{:vsa:droits_ocr_ha.png?direct|}}
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Achats**
+   * Mes imports de factures
+     * Import de factures par email
+     * Analyse automatique des factures et des avoirs d'achats (OCR)
+   </WRAP>
 ==== Mes imports de factures ====
-Vous pouvez importer des factures au format PDF ou JPEG, de deux façons :
+Vous pouvez importer des factures au format **PDF** ou **JPEG**, de deux façons :
   - Par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton **Importer une facture par reconnaissance automatique** :
-{{:vsa:glisser_deposer_ocr.png?direct|}}
+{{:vsa:glisser_deposer_ocr.png}}
 Les fichiers appraissent alors en liste et vous pouvez demander à les analyser unitairement ou ensemble en cliquant sur le bouton Tout Analyser :
-{{:vsa:lancer_analyse_fichier_ocr_1.png?direct|}}
+{{:vsa:lancer_analyse_fichier_ocr_1.png}}
 Les fichiers analysés apparaissent ensuite dans le tableau et il faut cliquer sur le bouton suivant, pour ouvrir le formulaire de saisie de la facture pré-renseigné :
-{{:vsa:bouton_plus_ocr.png?direct|}}
+{{:vsa:bouton_plus_ocr.png}}
   - par Input mail --> en utilisant l'adresse mail associée à votre compte utilisateur et affichée en haut de l'écran :
-{{:vsa:input_mail_ocr.png?direct|}}
+{{:vsa:input_mail_ocr.png}}
 Vous pouvez en effet envoyer un mail à cette adresse en mettant des factures d'achat en pièces jointes.
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 Vous pouvez en lancer l'analyse en cliquant sur le bouton  en forme de fusée :
-{{:vsa:input_mail_ocr2.png?direct|}}
+{{:vsa:input_mail_ocr2.png}}
 Puis ajouter la facture en cliquant sur le bouton vert :
-{{:vsa:input_mail_ocr3.png?direct|}}
+{{:vsa:input_mail_ocr3.png}}
+Le formulaire de saisie de la facture s'ouvre et la facture est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR :
+{{:vsa:exemple_facture_ocr.pngdirect|}}
+Notez que le fournisseur est reconnu grâce aux informations suivantes : **SIREN**, **SIRET**  ou **N°** **TVA** **INTRACOMMUNAUTAIRE**. Il est donc important de renseigner ces infos dans les fiches fournisseurs si vous voulez que la correspondance soit faite automatiquement.
+Remarque : le préfixe de l'adresse mail à utiliser pour l'input mail des factures ("purchase") peut être modifié dans le menu Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application --> onglet Emails :
+{{:vsa:param_adresse_input_mail_ocr.png}}
+=== Paramètres d'application ===
+Les autres paramètres vous permettent de :
+  * choisir les extensions de fichiers à prendre en compte lors d'un input mail,
+  * Autoriser l'OCR à intégrer plus d'une pièce jointe par email,
+  * Définir la taille minimale des pièces jointes pour intégration --> ce paramètre permet d'éviter que les images figurant dans les signatures de vos emails partent en analyse OCR.
+A noter :
+  * En tant qu'utilisateur une adresse mail vous a été attribuée (ex: purchase.xxxx@votre_entreprise.vsactivity.com)
+Cette adresse mail est unique et personnelle pour garantir une confidentialité des éléments reçus.
+  * Liste à pucePour des questions de sécurité, seul les emails connu dans VSA sont autorisés à envoyer une email à l'adresse "purchase", soit les contacts fournisseurs/sous-traitants ou un utilisateurs.
+  * Vous pouvez fournir l'email "purchase" à vos fournisseurs, mais n'hésitez pas à leur demander de vous mettre en copie pour le suivi.
+De plus pour les factures reçues par courrier, vous pouvez associer l'adresse email de votre scanner pour que l'envoi soit automatisé (voir le @, dans l'écran "Mes imports de factures", à coté de la définition de l'email "purchase")