Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:vs-ocr-ndf [22/09/2021 10:10] – Émilie CHARLERY
+++ vsa:vs-ocr-ndf [23/08/2022 14:32] (Version actuelle) – Caroline BABRON
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 ===== VS-OCR-NDF : OCR des Notes de frais =====
+//Add-on payant €//
 L'add-on OCR-NDF vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos justificatifs de frais. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une déclaration de frais professionnels à partir des éléments analysés.
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 Pour pouvoir lancer les imports et analyses de justificatifs de frais, vous devez activer le droit suivant dans les groupes de sécurités (onglet Ressources humaines) :
-{{:vsa:droits_ocr_ndf.png?direct|}}
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Ressources Humaines**
+   * SAisie des notes de frais [vue classique]; c'est la vue recommandée
+     * Analyse automatique des notes de frais (OCR)
+       </WRAP>
+**IMPORTANT** : Pour vos collaborateurs en mission, pensez aussi à activer l'accès à l'application mobile MyVS afin de leur simplifier la saisie. <color #9E9E9E>//Administration > Utilisateurs//</color>
+{{:vsa:autorisation_app.png}}
+==== Les Pré requis ====
+<color #F08080>**1. Créer un lien entre vos types de frais et l'outil d'OCR**</color> <color #9E9E9E>//Ressources Humaines > Paramètres > Types de frais //</color>
+{{:vsa:ocr_ndf_matching.png}}
+Vous devez associer vos types de frais avec la liste des liens disponibles dans la partie Analyse OCR.
+Cette étape est nécessaire pour que l’outil de reconnaissance puisse associer correctement les frais à votre référentiel.
+Important : Vous ne pourrez associer qu’un type de frais à chaque élément de cette liste déroulante.
+<color #F08080>**2. S’assurer que les différents taux de TVA sont bien renseignés dans votre environnement**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Paramètres > Taxes //</color>
+<color #F08080>**3. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que celles-ci soient bien créées**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Devises > Taxes //</color>
+L’OCR reconnait les devises suivantes : CHF, USD, CAD, GBP, EUR.
+<color #F08080>**4. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que les taux de change soient bien initialisés**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Devises > Taux de change //</color>
+Il faut au moins un taux de change actif à une date inférieure ou égale à la date du frais.
+==== Déclaration des frais professionnels depuis l'application web ====
+Commencez par contrôler que le mois du filtre correspond bien au mois souhaité.
+Vous pouvez importer des frais au format **PDF** ou **JPEG**.
+<color #F08080>**ETAPE 1**</color> :  Glisser - déposer ou en selectionner votre fichier grâce au bouton **Importer un frais par reconnaissance automatique** :
+{{:vsa:glisser_deposer_ocr_ndf.png}}
-==== Déclaration des frais professionnels ====
+<color #F08080>**ETAPE 2**</color> : Cliquer sur analyser.
-Commencez par contrôler que le mois du filtre situé à droite de l'écran correspond bien au mois souhaité. En effet, si vous réalisez votre import au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.
+{{:vsa:analyse_ocr_ndf.png}}
-Vous pouvez importer des frais au format **PDF** ou **JPEG** : par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton **Importer un frais par reconnaissance automatique** :
-{{:vsa:glisser_deposer_ocr_ndf.png?direct|}}
+<color #F08080>**ETAPE 3**</color> Le formulaire de saisie d'une ligne de frais s'ouvre et le frais est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR.
-Cliquer sur analyser.
+{{:vsa:exemple_facture_ocr_ndf.png}}
-Le formulaire de saisie d'une ligne de frais s'ouvre et le frais est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR.
+<color #F08080>**ETAPE 4**</color> Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton <color  #448FFF>Enregistrer</color> pour créer une ligne de frais.
+Le justificatif de frais est automatiquement attaché à la ligne de frais.
-{{:vsa:exemple_facture_ocr_ndf.png?direct|}}
-Complétez le formulaire et **enregistrez**.
+==== Déclaration des frais professionnels depuis l'application mobile MyVS ====
+L'OCR des notes de frais est aussi disponible depuis l'application MyVS
-Une ligne de frais est créée et le justificatif de frais est automatiquement attaché.
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf1.png}}
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf2.png}}
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf3.png}}
-<color #F08080>**A NOTER**</color> : Pour les devises autres que la devise d'entité, il faut au moins un taux de change actif à une date inférieure ou égale à la date du frais.
-<color #9E9E9E>//Administration > Paramètres > Taux de change//</color>