vsa:zoom_sur_l_automatisation_des_taches

Zoom sur les adresses mails d'intégration

L'application met à votre disposition un système vous permettant de définir des adresses mails d'intégration.

Principe

Écrire, transférer un mail à des adresses mails préalablement paramétrées afin que des actions de création/intégration soient exécutées automatiquement au sein de votre environnement.

Voici les trois configurations d’intégrations possibles :

  • Tâches commerciales
  • Opportunités
  • Fiches de candidats

Ces configurations sont accessibles depuis le menu Administration > Paramètres > Application.

Sous l’onglet Emails vous disposez alors de trois rubriques :

  • Adresse mail pour intégration de tâches
  • Adresse mail pour intégration d'opportunité
  • Adresse mail pour intégration d'une fiche candidat

Les adresses mails disponibles seront composées ainsi :

nom_paramétré@votre_entreprise.vsactivity.com

Spécificités

Quand une action est réalisée au sein de l’application, elle est attachée à un utilisateur connu de votre environnement.

Dans le cadre de ce système, nous vérifions si l’adresse mail de l’expéditeur correspond à une des adresses mail saisies parmi les utilisateurs déclarés.

Dans le cas de l’intégration de tâches et d’opportunités, si aucun utilisateur n’est identifié, le système ne fera rien.

Pour l’intégration de fiche candidat, il est admis qu’un candidat puisse envoyer un mail à l’adresse d’intégration. De ce fait le système permet de définir un utilisateur dit de substitut, c’est à dire que ce sera cet utilisateur qui sera identifié comme opérateur de l’action.

Par exemple dans le cas de l'intégration de candidat, l’utilisateur sera l'utilisateur qui crée le candidat XXX/XXX, mais aussi l’utilisateur qui déclenche l'action “création de candidat”, ainsi, le(s) déclencheur(s) d'action paramétré(s) seront activés.

1) Intégration des tâches

Le paramétrage vous permet :

  • définir le nom de l’adresse mail d’intégration
  • choisir le type de la tâche qui sera créée
  • choisir le statut de la tâche où au moins un contact est identifié
  • choisir le statut de la tâche où aucun contact n’est identifié

Vous devez définir chacun de ces paramétrages afin que le système crée des tâches lorsqu’un mail est envoyé à l’adresse mail que vous aurez défini.

Le créateur de la tâche sera l’utilisateur correspondant à l’expéditeur du mail, il sera aussi en charge de la tâche.

Une tâche pouvant être suivi par plusieurs collaborateurs, il est possible de spécifier les adresses mails d’autres utilisateurs afin qu’ils soient définis eux aussi en charge de la tâche. Pour cela, il suffit que les adresses mails soient en copie du mail ou bien spécifié dans le corps du mail.

Une tâche peut être relative à :

  • rien
  • une société(client/prospect), que ce soit compte ou contact
  • prospect libre

remarque : il n'est pas possible de créer une tache en lien avec un affaire, proposition ou opportunité.

S’il n’y a aucune correspondance entre les adresses mails trouvées et les adresses mails associées aux comptes, contacts déclarés dans votre environnement, la tâche ne sera relative à rien.

Si des correspondances sont trouvées, une tâche sera créée par prospect libre trouvé, compte client et compte prospect. C’est à dire que si deux contacts clients d’un même compte clients sont trouvés, ils seront relatifs à la même tâche.

Points notables :

  • Le contenu du mail sera inséré dans le champ description de la tâche
  • Tous les documents joints au mail seront mis en attachement de la tâche
  • Les alertes ne sont pas activées
  • La tâche à une priorité Normale
  • Le nom de la tâche est le sujet du mail
  • La date de début et de fin de tâche sont son jour de création

2) Intégration d’opportunité

Le paramétrage vous permet :

  • définir le nom de l’adresse mail d’intégration
  • choisir la phase de vente de l’opportunité qui sera créée

Vous devez définir chacun de ces paramètres afin que le système crée des opportunités lorsqu’un mail est envoyé à l’adresse mail que vous aurez défini.

Le créateur de l’opportunité sera l’utilisateur correspondant à l’expéditeur du mail, il sera aussi le commercial en charge de celle-ci.

Une opportunité peut être attachée à un compte client, prospect ou bien à un contact prospect libre.

Le système vérifie que les adresses mails trouvées correspondent aux adresses mails associées aux comptes, contacts. Si aucune correspondance n’est trouvée, aucune opportunité ne sera créée.

Points notables :

  • L’objet de l’opportunité sera le sujet/objet du mail
  • Le contenu du mail sera mis en description de l’opportunité
  • Aucune alerte ne sera activée
  • La date de fin prévisionnelle est fixée à +sept jours de la date de création
  • L’entité de rattachement de l’opportunité sera l’entité du commercial en charge de la tâche

3) Intégration de fiche candidats

L’intégration de fiche candidat est reliée à la fonctionnalité d’analyse sémantique, les documents joints au mail seront envoyés au service d’analyse sémantique afin d’en extraire les informations et potentiellement créer une fiche candidat.

Si l’option d’analyse sémantique n’est pas activée sur votre environnement ou bien que vous avez épuisé votre nombre d’analyse, le système instanciera une fiche candidat portant le nom “À définir”  avec en attachement le(s) document(s) joint(s).

Pour l’intégration de candidat, il est possible de paramétrer deux adresses mails d’intégration :

  • Une pour de l’intégration unitaire, c’est à dire qu’un candidat sera crée
  • Une pour de l’intégration de masse, c’est à dire que pour chaque document joints au mail, le système tentera de créer une fiche candidat

Le paramétrage vous permet de définir :

  • les entités auxquelles sera associé le candidat
  • les extensions de fichier à prendre en compte pour l’analyse sémantique, c’est à dire que vous pouvez bannir certains types de fichier joints au mail comme les images (JPEG,PNG) afin que ces documents ne soient pas envoyés au système d’analyse sémantique
  • le statut du candidat à créer
  • l’origine du candidat
  • l’utilisateur de substitut dans le cas ou l’expéditeur n’est pas reconnu comme un des utilisateurs de votre environnement

Pour rappel vous pouvez définir des règles pour la gestion des homonyme lors de la création de candidat :

Administration > Paramètres > Application > Recrutement

Dans le cadre de l’intégration de candidat, vous pouvez définir des règles supplémentaires en cas d’homonyme, les voici :

  • Définir le type d'action de recrutement à ajouter au candidat
  • Nom de l’action de recrutement à ajouter
  • L’utilisateur qui sera en charge de l’action de recrutement créée.

L’intérêt est d’identifier si un candidat postule plusieurs fois via l’adresse mail d’intégration.

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  • Dernière modification: 13/06/2018 16:02
  • de Caroline BABRON