Cette nouvelle fonctionnalité vous permettra de transférer des éléments (emails et rendez-vous) depuis Gmail et Google Calendar dans votre environnement.

• Fonctionnalité gratuite qui fonctionnera avec l’implémentation d’un complément (Action à faire par chaque collaborateur qui voudra utiliser la fonctionnalité)

• Fonctionnalité disponible uniquement pour la messagerie Gmail et l'agenda Google Calendar.

• Les tâches ne pourront être créées que sur des contacts prospects ou clients (pas sur les opportunités ou les affaires). Si les contacts de l’email ou l’invitation agenda n’existent pas dans l’application, une tâche transverse pourra quand même être créée.

• Utilisation possible uniquement depuis le web.

• Il faut impérativement se connecter à votre environnement (VSA/VSP) via une authentification GOOGLE pour pouvoir accéder à cette fonctionnalité.

• Certains droits seront nécessaires pour implémenter des tâches dans votre environnement.

En fonction des deux droits globaux, vous pourrez soit créer des tâches uniquement en lien avec les comptes sur lesquels vous êtes rattachés (1) soit sur tous les comptes (2).

Si aucun de ces droits ne sont cochés et que vous pouvez créer une tâche (3), celle-ci ne sera rattachée à personne et sera créée comme tâche transverse. (Aucun changement de fonctionnement des droits par rapport à la création de tâches dans l’application)

Installation

2 possibilités s'offrent à vous :

• Rendez-vous ici pour télécharger le complément > https://workspace.google.com/marketplace/app/vsapp_pour_gmail/770402547336

• Ou Cliquez sur le bouton d'ajout de module complémentaire de Google :

Puis recherchez “VSAPP”

Accords Google

1. Une pop up s'ouvre et demande de se connecter avec son compte Gmail. Il est important de prendre le compte renseigné dans votre environnement et qui vous permet de vous connecter avec une authentification google.

2. On vous demande ensuite de vous connecter vous à VSAPP. Cliquer sur continuer.

3. Enfin vous devrez accepter le fait que VSapp souhaite accéder à votre compte Google

4. Une pop up s'ouvre pour vous indiquer la bonne installation du complément

Paramétrage

Une fois la liaison effectuée à votre compte Google. Vous devrez effectuer la connexion à votre environnement. Cette étape est à effectuer une seule fois.

1. Cliquer sur les 3 points en haut du complément.

2. Cliquer ensuite sur paramètres

3. Puis renseigner le nom de votre environnement et enregistrer .

Une fois la liaison effectuée avec votre environnement, cliquer sur retour.

Cette étape finalise le paramétrage. Vous pouvez désormais importer vos emails dans votre environnement.

Depuis un email dans GMAIL ou un RDV dans l'agenda, cliquez sur l'icone et :

• Renseignez le type de tâche
• Renseignez le statut
• Sélectionnez le(s) contact(s) (prospect ou client) au(x)quel(s) associer la tâche

Si aucun contact n'est reconnu, une tâche transverse pourra être créée sans être liée à un contact.

Pour faire le mapping entre les contacts de votre environnement et les contacts présents dans l'email, le complément utilisera :

• Les destinataires du mail
• Les personnes en copie du mail
• Les emails existants dans le corps du mail

En cliquant sur “Enregistrer”, la tâche est automatiquement créée dans VSA.

• Elle reprend les informations sélectionnées (Type, contact(s) et statut).
• Le nom de la tâche correspondra à l'objet du mail ou titre du RDV.
• Le corps du mail/RDV sera quant à lui, implémenté dans la zone “Description/compte-rendu” de la tâche.
• Si le mail/RDV présente une ou plusieurs pièces jointes, elles seront automatiquement attachées à la tâche ainsi créée.

Sur un compte client, j'ai un contact client qui existe aussi en contact prospect, pourquoi on ne me propose la création que sur le contact client?

Pour vous simplifier l'usage, nous avons pris le parti de ne proposer, dans ce cas, que la création de tâche sur le contact client si le contact prospect a été converti en contact client.

Je souhaite créer une tâche directement quand j'envoie un email

Cette action n'est pas faisable en l'état. Il faudra envoyer l'email puis ensuite revenir sur l'email envoyé pour l'intégrer à votre environnement.

• VERSION BETA : 20 décembre 2024 > Gestion du mode sombre, maj charte graphique Veryswing