Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:zoom_sur_les_attributions_des_indemnites_repas [18/05/2016 20:45] – Nicolas SAILLET
+++ vsa:zoom_sur_les_attributions_des_indemnites_repas [07/12/2022 15:31] (Version actuelle) – Antoine FOUGNIES
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-====== Zoom sur l'attribution des indemnités repas ======
+**[[https://youtu.be/0UIfkkjX9Hs|Visionner le webinar enregistré "La gestion des indemnités repas"]]**
-VSA permet de pré calculer le nombre d’indemnités repas que vous devez verser chaque mois à vos salariés. Vous pouvez aussi mettre en place un workflow de validation qui permettra d’émettre une feuille d'émargement contenant les signatures électroniques de vos salariés pour chaque nombre d'indemnités reçues.
+//__Durée :__ 21 min. 46 sec.//
-===== Paramétrage des indemnités repas =====
+===== Zoom sur l'attribution des indemnités repas =====
-Pour commencer il faut paramétrer le mode d'attribution des indemnités repas.
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Activités**
+  * Gestion des ordres de mission
+  * Paramétrage des rubriques internes
+    * Gérer les rubriques internes
+**Ressources humaines**
+  * Registre du personnel / Dossier RH des salariés
+    * Indemnités repas
+    * Gérer les indemnités repas
+  * Suivi RH : Attribution des avantages (repas, transport, mutuelle et packages)
+  * Paie - Attribution des indemnités repas : contrôle du calcul automatique et possibilité de mettre à jour
+    * Annuler la soumission ou l'approbation d'une attribution
+  * Paramétrage des types de frais (NDF)
+  * Paramétrage des catégories d'absences
+**Achats**
+  * Factures des fournisseurs
+    * Réceptionner une facture d'un fournisseur, gérer les liens avec les factures clients et attacher des documents
+</WRAP>
-''Administration > Paramètres > Application > Onglet Ressources Humaines''
+VSA permet de pré calculer le nombre d’indemnités repas que vous devez verser chaque mois à vos salariés. Vous pouvez aussi mettre en place un workflow de validation qui permettra d’émettre une feuille d'émargement contenant les signatures électroniques de vos salariés pour chaque nombre d'indemnités reçues.
-==== Méthode d'attribution ====
+===== Le paramétrage =====
-> **Nombre fixe chaque mois** : Le nombre est fixé chaque mois par la personne en charge des attributions d’indemnités repas.
+===Les paramètres d'application===
-> **Basée sur l'activité du mois M-2** : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-2 du collaborateur. **Exemple** : Pour le mois de //juin// VSA prendra en compte le CRA du mois d'//avril//.
+Pour commencer, vous devez paramétrer la méthode d'attribution des indemnités repas. Ce paramétrage est globale à l'ensemble des entités de votre application se trouve dans le menu <color  #448FFF>Administration > Ecrans de paramétrages > Paramètres d'application > Onglet : Ressources humaines</color>\\
+{{:vsa:zoom_indemnite_repas_param.png}}
-> **Basée sur l'activité du mois M-1** : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-1 du collaborateur. **Exemple** : Pour le mois de //juin// VSA prendra en compte le CRA du mois de //mai//.
+**<color #008000>Nombre fixe chaque mois:</color>** Le nombre est fixé chaque mois par la personne en charge des attributions d’indemnités repas.\\
+\\
+**<color #008000>Basée sur l'activité du mois M-2 :</color>** VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribuer en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-2 du collaborateur. //Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois d'avril.//\\
+\\
+**<color #008000>Basée sur l'activité du mois M-1 :</color>** VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribuer en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-1 du collaborateur. //Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois de mai.//\\
+\\
+**<color #008000>Basée sur l'activité du mois M :</color>** VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur. //Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois de juin.//\\
+\\
+**<color #008000>Jours ouvrés mois M, régularisation M-1 :</color>** VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas a distribuer en fonction du nombre de jours ouvrés du mois et on vient enlever tout ce qui est lié à l'activité du mois d'avant (absences, ou autres éléments qui viendraient enlever des indemnités repas : ordre de mission, télétravail, note de frais, factures d'achat, invitation repas, rubrique interne)
+//Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le nombre de jours ouvrés du mois de juin et on vérifiera les différents éléments d'activités du mois de mai devant être déduits.//\\
-> **Basée sur l'activité du mois M** : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur. **Exemple** : Pour le mois de //juin// VSA prendra en compte le CRA du mois de //juin//.
+\\
+=== Les paramétrages RH ===
-> **Jours ouvrés mois M, régulation M-1** : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur et effectue si besoin une régulation concernant le nombre d’indemnités repas distribués le mois précédent. **Exemple** : Pour le mois de //juin// VSA prendra en compte le CRA du mois de //juin// et vérifiera le nombre d'indemnité distribué en //mai// et régulera si besoin sur le mois de //juin//.
+Quelques cas particuliers peuvent être gérés depuis les ressources humaines.
-Pour chaque méthode automatique, VSA regardera les mois M-1 et M-2 pour pouvoir réguler sur le mois M si besoin.
+  *  **Les avantages** : <color  #448FFF>//RH > Paramètres > Avantages//</color>
+{{:vsa:indeminites_repas.png}}\\
+Ce formulaire permet d'indiquer le type d'indemnités. Ce paramétrage permettra d'exporter un fichier pré-paramétrer du nombre d'indemnités repas que vous pourrez ensuite envoyer directement à votre fournisseur.\\
+Vous pouvez indiquer aussi si vous souhaitez attribuer une indemnité repas malgré une demi-journée d’absence.
-{{:vsa:zoom_indemnite_repas_param.png?700|}}
+  * **Les types de frais** : <color  #448FFF>RH > Paramètres > Types de frais</color>\\
+{{:vsa:ndf_indemnite_repas.png}}\\
+Vous pouvez préciser si un type de frais correspond au type REPAS et si vous souhaitez déduire une indemnité repas lorsqu’un collaborateur déclare une note de frais sur ce type de frais.\\
+Lors de la saisie d'un frais de type repas, le collaborateur pourra saisir un autre collaborateur interne en invité. Le collaborateur interne aura lui aussi une indemnité repas déduite.
-==== Cas Particuliers ====
+  * **Le télétravail** : <color  #448FFF>RH > Paramètres > Types de contrat de travail</color>
+{{:vsa:teletravail_et_indemnites_repas.png}}\\
+Lorsque le télétravail est autorisé (simplement, autorisé ou soumis à workflow), vous pouvez choisir de déduire une indemnité repas pour une journée en télétravail ou pour une demi-journée en télétravail.
-> **Inter Contrat** : Administration > Paramètres > Application > Onglet Ressources Humaines, vous pouvez préciser si VSA doit indemniser un repas en cas d’inter-contrat.
+=== Le paramétrage du module Activité===
-> **Demi journée d'absence** : RH > Paramètres > Avantages, p our chaque type d’indemnités repas vous pouvez préciser si oui ou non elle est attribuée en cas de demi journée d'absence.
+  * **Les ordres de missions** : <color  #448FFF>//Activité > Gestion > Ordres de missions//</color>
+{{ :vsa:odm_indemnite_repas.png}}\\
+Lorsque vous complétez un ODM, vous pouvez préciser dans la rubrique des frais si sous souhaitez déduire une indemnité repas lors de la déclaration d’un frais lié à l’ODM.\\
+Lorsque le collaborateur saisie sa mission dans son CRA, il doit cocher la case "frais ODM". Si les frais déduisent une indemnité repas, alors à chaque fois que la case sera cochée, une indemnité est déduite.\\
-> **Frais ODM** : Activités > Gestion > Ordre de Mission, dans la rubrique des frais, vous pouvez préciser si vous déduisez ou non une indemnité repas lors de la déclaration d'un frais lié à un ordre de mission.
+  * **Les rubriques internes** : <color  #448FFF>//Activité > Paramètres > Rubriques internes//</color>
+{{:vsa:ri_indemnites_repas.png}}\\
+Lorsque vous créez votre référentiel de rubriques internes, vous pouvez choisir quelles rubriques doivent déduire des indemnités repas lorsqu’elles sont utilisées dans le CRA.\\
+//Notez qu’il n’est pas nécessaire de cocher cette case pour les activités inter-contrat et En dehors de l’entreprise qui retirent d’office des indemnités repas.//
-> **Note de frais** : RH > Paramètres > Types de Frais, vous pouvez préciser si un type de frais correspond au type REPAS et si vous déduisez une indemnité de repas lorsqu'un collaborateur déclare une note de frais sur ce type de frais.
-> **Note de frais, invitation** > Si un de vos collaborateur est déclaré comme étant invité dans une note de frais de type repas, VSA déduira une indemnité repas.
+=== Le paramétrage du module Achat ===
-> **Facture d'achat** : Achats > Facture Fournisseur, vous pouvez déclarer une facture d'achat comme facture de repas. Pour chaque collaborateurs invités VSA déduira une indemnité repas.
+  * **Factures d'achats** : <color  #448FFF>//Achats > Factures d'achats//</color>
+{{:vsa:achat_indemnites_repas.png}}\\
+Vous pouvez déclarer une facture d’achat comme facture de repas. Dans ce cas, pour chaque collaborateur invité l’application déduira une indemnité repas.
+===== L'attribution des indemnités repas =====
-===== Attribution des indemnités repas =====
+{{:vsa:indemnites_repas.png}}\\
+Cet écran permet de gérer l'attribution des indemnités repas pour vos collaborateurs. En fonction du paramétrage VSA calculera ou non le nombre d'indemnités à verser.\\
+Cet écran est disponible dans <color  #448FFF>Ressources Humaines > Paie > Indemnités repas</color>
-''RH > Paie > Indemnités Repas''
+==== Action de l'écran ====
-{{ :vsa:indemnites_repas.png?700 |}}
+<color #F08080>**Les actions de ligne**</color>\\
+{{:vsa:loupe.png}} <color  #DC143C>Visualiser le détails</color>\\
+Permet de visualiser le détail du calcul. \\
-Cet écran permet de gérer l'attribution des indemnités repas pour vos collaborateurs. En fonction du paramétrage VSA calculera ou non le nombre d'indemnités à verser.
+<color #F08080>**Les actions de masse**</color>\\
+Les actions de masse sont disponible en sélectionnant au moins une ligne.
-==== Les actions générales ====
+{{:vsa:fixer_ir.png}} Permet de fixer un nombre manuellement ou valider le nombre calculé par VSA. Vous pouvez aussi soumettre et avertir le collaborateur. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter un commentaire pour cette action de changement manuel.\\
+{{:vsa:soumette_ir.png}} Permet de soumettre ce nombre d’indemnités repas au collaborateur. Il reçoit un email lui précisant de bien vouloir accuser réception de ces indemnités repas.\\
+{{:vsa:generer_feuille_ir.png}} Permet de générer une feuille d'émargement. Si certaines distributions sont approuvés par des collaborateurs la feuille d'émargement comportera une signature électronique pour ces collaborateurs.\\
+{{:vsa:regulation.png}} Permet de modifier le système de régulation pour les données sélectionnées.\\
+{{:vsa:annulation_ir.png}} Permet d'annuler une attribution validé non soumise \\
-<WRAP box round>
-**:VSA_LUNCH: ''Fixer et valider le nombre de repas''** \\
-Permet de fixer un nombre manuellement ou valider le nombre calculé par VSA. Vous pouvez aussi soumettre et avertir le collaborateur.
-</WRAP>
-<WRAP box round>
-**:VSA_CHECK_HALF: ''Soumettre et avertir le collaborateur''** \\
-Permet de soumettre ce nombre d’indemnités repas au collaborateur. Il reçoit un email lui précisant de bien vouloir accuser réception de ces indemnités repas.
-</WRAP>
-<WRAP box round>
-**:VSA_PDF: ''Générer la feuille d'émargement''** \\
-Permet de générer une feuille d'émargement. Si certaines distributions sont approuvés par des collaborateurs la feuille d'émargement comportera une signature électronique pour ces collaborateurs.
-</WRAP>
-<WRAP box round>
-**:VSA_TRASH: ''Annuler les nombres de repas indemnisés''** \\
-Permet d'annuler une attribution validé non soumise.
-</WRAP>
-==== Les actions des lignes ====
-<WRAP box round>
-**:VSA_ZOOM: ''Visualiser le détail''** \\
-Permet de visualiser le détail du calcul.
-</WRAP>
-<WRAP box round>
-**:VSA_INVOICE_TRASH: ''Actions spéciales''** \\
-Permet d'annuler une soumission ou une approbation. Cette icône n'est visible que si l'affectation a été soumise au collaborateur.
-</WRAP>
+=== Le principe d'attribution ===
-==== Workflow ====
+<color #008080>Etape 1 : Attribution de l'avantage</color>. Pour que l’application puisse calculer les attributions, il faut que vous ayez attribué à vos collaborateurs un avantage de type Indemnités repas dans le Registre du personnel \\
+<color #008080>Etape 2 : Vérification</color>. L'écrans de contrôle/validation affiche l'activité à prendre en compte, les types d'indemnités repas attribués et le fait par l'application à partir de l'activité. La loupe vous permet de savoir comment l'application a calculé la valeur qui apparaît lors du calcul automatique.\\
+<color #008080>Etape 3 : Validation</color>. Vous pouvez valider le nombre calculé par l’application ou remplacer la valeur manuellement en cliquant sur le bouton Actions de masse > Fixer et valider le nombre de repas.\\
+<color #008080>Etape 4 : Exporter</color>. Une fois les indemnitées validées, vous pouvez générer un fichier d'export selon le paramétrage de vos indemnités.Le fichier d'export dans <color  #448FFF>.\\
+<color #008080>Etape 5 : Avertir les collaborateurs</color> Lorsque vous avez validé les attributions vous pouvez utiliser les actions de masse suivantes :
+  * Soumettre et avertir les collaborateurs : vos collaborateurs reçoivent un e-mail leur demandant d’aller valider la réception des indemnités repas dans l’application.
+  * Générer la feuille d’émargement à faire signée manuellement ou pré-remplie si les collaborateurs ont validé la réception sur l’application
-Cette version de l'écran permet d'affecter un nombre d’indemnités repas et de soumettre ce nombre au collaborateur. Le collaborateur reçoit un email et une alerte dans VSA lui proposant d'accuser réception de ces indemnités repas. Une fois que le collaborateur approuve cette réception, le responsable des indemnités repas peut générer une feuille d'émargement PDF comportant des signatures électroniques pour chaque salarié.
+Attention : la régulation n'est effective que deux mois en arrière : autrement dit, on recalcule le nombre d'indemnités à verser sur les deux mois précédents le mois de la paye et on régule positivement ou négativement en fonction de la quantité figée sur ces mois.
-Néanmoins ce circuit de validation n'est pas obligatoire, la validation du nombre d'indemnités repas suffit pour générer la feuille d'émargement et faire signer manuellement vos salariés.