Zoom sur les emails qui sont considérés comme du SPAM [Documentation des solutions applicatives éditées par VERYSWING]

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====== Zoom sur les emails qui sont considérés comme du SPAM ======

La lutte contre le SPAM représente un enjeu majeur pour les différentes plateformes de gestion d'emails pour les entreprises.
Les emails envoyés par des applications comme VSA ou VSP peuvent facilement être considérés comme du SPAM car ils ne sont pas envoyés par une véritable personne depuis une application de gestion d'email.

Il existe néanmoins des solutions pour supprimer le passage des emails envoyés par l'application en SPAM.

Cette page d'aide compile tout ce que vous pouvez mettre en pratique pour éviter qu'un email envoyé par l'application soit considéré comme du SPAM.

===== Ne pas utiliser un email du type "no-reply" =====

Les emails génériques type "no-reply" sont aujourd'hui souvent considérés comme du SPAM, même s'ils n'en sont pas en réalité.
Les environnement VSA et VSP sont livrés avec un email de provenance générique pour les emails : no-reply@veryswing.com

Vous devez personnaliser cet email, idéalement en utilisant un email sur votre propre nom de domaine.
Attention, pour faire cela, vous devez au préalable autoriser les serveurs mail de la société Veryswing à envoyer des emails depuis votre nom de domaine, sinon c'est le passage assuré en SPAM !
La configuration nécessaire est décrite dans la dernière partie.

===== Ne pas utiliser la signature par défaut proposée =====

Les environnements sont livrés avec une signature automatique ajoutée aux emails indiquant la mention "Envoyé par VSA" ou "Envoyé par VSP", accompagné du logo de la solution.

Nous avons constaté que cette signature générique pouvait faire basculer un email envoyé en SPAM.
Nous vous conseillons de personnaliser cette signature.

Allez dans Administration > Ecrans de paramétrage > Application > Onglet "Email"
  * Paramètre "Signature des emails envoyés", choisissez "Signature personnalisée, contenu à préciser ci-dessous"
  * Paramètre "Texte de la signature personnalisée. 4000 caractères autorisés. Vous pouvez insérer du HTML, l'email envoyé est au format HTML.", écrivez la signature ajoutée aux emails. Attention, si vous souhaitez mettre une image, ne mettez pas un lien externe, l'email partirai directement en SPAM. Utilisez une image encodée en base 64 incluse dans une balise <img>

===== Faire en sorte que l'application envoie des emails depuis votre nom de domaine =====

L'adresse email de provenance et le comportement de l'application peuvent être changés à plusieurs endroits au niveau du paramètrage.

<WRAP center round important 60%>
ATTENTION, si vous indiquez des adresses emails sur un domaine autre que veryswing.com, il faut obligatoirement que les serveurs mails de Veryswing soient autorisés à envoyer des emails depuis le nom de domaines. La procédure est décrite dans la dernière partie.

SINON C'EST LE PASSAGE EN SPAM AUTOMATIQUE DES EMAILS.
</WRAP>


==== Paramétrage général ====

Dans Administration > Ecrans de paramétrage > Application > Onglet "Email"
  * Paramètre "Adresse email de l'émetteur des emails automatiques" ==> La valeur que prendra le "De" des emails envoyés par l'application
  * Paramètre "Email de l'administrateur, adresse qui reçoit les erreurs liées à des problèmes d'envoi d'email : serveur inaccessible, adresse email inexistante, etc." ==> En cas d'email non délivré, l'information sera envoyée à cette adresse. Attention, si nos serveurs ne sont pas autorisés à envoyer des emails depuis le nom du domaine indiqué ici, c'est le passage en SPAM assuré !
  * Paramètre "Format de l'expéditeur et adresse de provenance des emails" ==> Si vous choisissez "Nom et adresse email du collaborateur qui a fait l'action", il faut absolument que nos serveurs mails soient autorisés à envoyer des emails depuis le nom de domaine de l'adresse email du collaborateur, sinon c'est le SPAM obligatoire

==== Envoi des factures et des relances à vos clients ====

Dans Facturation > Ecrans de paramétrage > Adresses e-mails pour envoi, vous pouvez gérer le comportement de l'application et les adresses emails de provenance des emails contenant des factures.

<WRAP center round important 60%>
ATTENTION, si vous indiquez des emails sur un domaine autre que veryswing.com, il faut obligatoirement que les serveurs mails de Veryswing soient autorisés à envoyer des emails depuis le nom de domaine de l'adresse emails. La procédure est décrite plus bas.

SINON C'EST LE PASSAGE EN SPAM AUTOMATIQUE DES EMAILS ET VOS CLIENTS NE RECEVRONT PAS VOS FACTURES, NOTRE SUPPORT NE POURRA RIEN FAIRE.
</WRAP>

==== Envoi des ordres de mission ====

Dans Activité > Ecrans de paramétrage > Envois par e-mail, vous pouvez gérer le comportement de l'application et les adresses emails de provenance des emails concernant les ordres de mission.

<WRAP center round important 60%>
ATTENTION, si vous indiquez des emails sur un domaine autre que veryswing.com, il faut obligatoirement que les serveurs mails de Veryswing soient autorisés à envoyer des emails depuis le nom de domaine de l'adresse emails. La procédure est décrite plus bas.

SINON C'EST LE PASSAGE EN SPAM AUTOMATIQUE DES EMAILS ET VOS COLLABORATEURS NE RECEVRONT PAS VOS FACTURES, NOTRE SUPPORT NE POURRA RIEN FAIRE.
</WRAP>

====== Autoriser nos serveurs mails à envoyer des emails depuis vos noms de domaine ======

Pour autoriser nos serveurs mails à envoyer des emails depuis vos noms de domaine, il est nécessaire d'ajouter 2 entrée TXT par domaine au niveau de vos serveurs DNS.

===== SPF =====

Si vous avez déjà un enregistrement SPF, il est nécessaire d'ajouter à l'enregistrement :
include:spf.veryswing.com

Si vous n'avez aucun enregistrement SPF, il faut en ajouter un qui contiendra :
v=spf1 include:spf.veryswing.com -all

===== DKIM =====

Il est nécessaire d'ajouter un enregistrement DKIM.

C'est un tout nouvel enregistrement :
- Type : TXT
- Hôte : veryswing._domainkey
- Valeur : ci-dessous, il n'y pas de retour à la ligne


------------------ VALEUR DKIM --------------

k=rsa; t=s; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDD8jbNeHTGqsetTwYh+vVduT5vQQFxUsmU/WRQTj9KciGiQBEyv5k7UlCiCHvhEC00MtvCsQ0H0BBkGGjbne+qKLpPEgsAMc8PtsNTwEHSLcylT/URdte3vzi6RVUneH6QgR3cXyyGzBi+yktVD0IkSbKkXKgyuaDwagQuKrmycQIDAQAB
------------------ FIN VALEUR DKIM ------------

Vous pouvez vérifier que le configuration est correcte directement depuis l'application dans Administration > Outils - Vérification des paramètres pour l'envoi d'email par l'application