Zoom sur les exports comptables
L'application vous permet d'exporter des données à destination de votre logiciel comptable.
L'application permet actuellement d'exporter
- Les factures de vente
- Les factures d'achat
- Les notes de frais
- Les remboursements des notes de frais
- Les paiements de factures client
- Les paiements des factures fournisseur
- Les PCA/FAE
Le bon paramétrage
Pour que votre logiciel comptable comprenne l'export réalisé par l'application, il est nécessaire de réaliser le paramétrage nécessaire sans quoi les fichiers n'auront pas le format souhaité ou ne contiendront pas les codes ou comptes comptables nécessaire à une bonne intégration dans votre logiciel de comptabilité.
Paramètre applicatifs
Au niveau de l'écran Administration > Paramètres - Application, rubrique Export vers la comptabilité, vous devez paramétrer les éléments suivants.
Taxes
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Compte de taxe sur ventes par défaut (si non renseigné dans la taxe) | Compte comptable utilisé dans le cas ou le compte n'est pas paramétré au niveau de la taxe |
| Compte de taxe sur achats par défaut (si non renseigné dans la taxe) | Compte comptable utilisé dans le cas ou le compte n'est pas paramétré au niveau de la taxe |
Factures de vente
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Journal des factures clients | Il s'agit du code journal utilisé par les factures clients |
| Journal des avoirs clients | Il s'agit du code journal utilisé par les avoirs clients |
| Compte clients par défaut (si non renseigné dans la fiche client) | Compte comptable utilisé dans le cas ou le compte n'est pas paramétré dans la fiche du client |
| Compte de produit par défaut (si non renseigné dans la fiche produit/prestation) | Compte comptable utilisé dans le cas ou le compte n'est pas paramétré au niveau du produit ou de la prestation |
| Compte de frais refacturés | Compte comptable utilisé pour la refacturation des frais à des clients France |
| Compte de frais refacturés à l'export | Compte comptable utilisé pour la refacturation des frais à des clients qui ne sont ni en France, ni en zone euros |
| Compte de frais refacturés en zone euros | Compte comptable utilisé pour la refacturation des frais à des clients qui ne sont en zone euros |
| Compte de remise par défaut | Compte comptable utilisé pour les lignes de remise dans les factures de vente |
Factures d'achat
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Journal des factures fournisseurs | Code journal à utiliser sur les factures fournisseur |
| Journal des avoirs fournisseurs | Code journal à utiliser sur les avoirs fournisseur |
| Compte fournisseur par défaut (si non renseigné dans la fiche fournisseur) | Compte fournisseur utilisé si aucun code n'est présent sur la fiche du fournisseur |
| Compte d'achat | Compte de charge utilisé si aucun compte n'est pas précisé via la facture d'achat. Les comptes sont précisé en choisissant une nature d'achat qui elle-même aura un compte de charge paramétré |
Notes de frais
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Journal des notes de frais | Il s'agit du journal utilisé par les notes de frais |
| Compte de note de frais pour les associés (si non renseigné dans le paramétrage du type de frais) | |
| Compte de note de frais pour les associés | Compte de frais utilisé si aucun compte n'est précisé sur la fiche du collaborateur |
| Compte de note de frais pour les employés | Compte de frais utilisé si aucun compte n'est précisé sur la fiche du collaborateur |
Écritures de banque
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Journal de banque | Code journal pour les écritures de règlement |
| Compte de banque par défaut (si non renseigné au niveau du support de paiement utilisé) | Compte de banque utilisé si aucun compte n'est précisé sur le support de paiement dans l'application |
Autres informations
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Dossier comptable par défaut (si non renseigné dans la fiche de la société) | Code de société (ou dossier) par défaut s'il n'est pas précisé dans la fiche entité (société) |
Paramètre des comptes comptables et code tiers ou codes auxiliaires
Au niveau des éléments qui rentrent en jeu dans l'export comptable, il est nécessaire de paramétrer les comptes comptables et code tiers/auxliaires attendus par votre logiciel comptable.
| Données | Comment la paramétrer | Lien vers la documentation |
|---|---|---|
| Code société (dossier) | Fiche de l'entité facturante, code comptable | Sécurité - Entités |
| Comptes comptables et tiers ou auxiliaire comptable clients | Fiche client, compte comptable et tiers ou auxiliaire comptable. Attention le paramétrage est multi-société | Clients |
| Comptes comptables de produit (classe 7) | Fiche prestations et produits. Attention le paramétrage est multi société et permet de gérer l'intra-groupe, l'export, les dom-tom, la zone euros, la sous-traitance, etc. | Gestion des prestations et des produits |
| Comptes comptables de charge (classe 6) | Gestion des rubriques de charges et d'achats. Attention le paramétrage est multi société. | Comptes (charg., prod., achats) |
| Comptes comptables de taxe (tva) | Fiche du code de taxe. Attention le paramétrage est multi société. | Administration > Paramètres > Gestion des taxes |
Réaliser les exports
Une fois le paramétrage effectué dans VSA, il est nécessaire de créer un modèle de fichier d'export, pour cela, cela se passe dans Interfaces > Paramètrage des exports comptables. Lisez la documentation associée : Paramétrage des exports comptables.
Les exports se font directement dans Interfaces > Exportation vers la comptabilité, lisez la documentation associée : Exportation vers la comptabilité.
Alimentation de la colonne Référence de l'affaire dans l'export comptable des factures d'achats
L'export comptable est découpé en plusieurs lignes avec une répartition du montant des lignes de factures en fonction des affaires associées dans le formulaire de saisie de la facture. Par exemple, si la facture d'achat a un montant de 10 000 € HT, avec deux lignes de factures :
- ligne 1 –> 7 000€ HT
- ligne 2 –> 3 000€ HT
Si vous faites le lien vers deux affaires :
- Lien affaire A –> 2 500€ HT
- Lien affaire B –> 6 000€ HT
Le découpage des lignes de HT se fera de la manière suivante :
HT –> 10000€ se décompose en :
- 1750€ Affaire A (70% de 2500€)
- 4200€ Affaire B (70% de 6000€)
- 1050€ (pas d'affaire liée) (pour arriver à un total des 3 lignes HT qui font 7000€)
- 750€ Affaire A (30% de 2500€)
- 1800€ Afaire B (30% de 6000€)
- 450€(pas d'affaire liée) (pour arriver à un total des 3 lignes HT qui font 3000€)
