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Zoom sur les notes de frais

L'application vous permet de gérer les notes de frais :

  • Saisie
  • Validation
  • Remboursement par virement ou sur la paie
  • Génération d'un fichier de virement au format SEPA
  • Refacturation aux clients

En cas d'invitation, les personnes internes et externes peuvent être mentionnées.

Le calcul automatique des indemnités repas peut intégrer la déclaration des frais de type repas et les invitations en déduisant cela du calcul.

Des plafonds peuvent être attribués aux frais également.

Enfin, la saisie de frais en devise autre que celle de l'entité du collaborateur peut être réalisée avec conversion au moment du remboursement.


Menu Ressources Humaines > Paramètres > Types de frais

Ajouter un type de frais

Permet d'ajouter un nouveau type de frais


Dans le formulaire vous pouvez paramétrer un certain nombre d'élément déterminant le comportement de la saisie de frais.

  • Groupe : permet d'indiquer les groupes de sécurité auxquels le frais est associé
  • Plafond : permet de donner un montant plafond selon les groupes de sécurité
  • Repas une seconde case apparaît et vous permet de demander à déduire un panier repas en cas de déclaration de ce type de frais sur une journée. Si la case est cochée, cette déduction sera aussi valable pour les personnes invitées
  • Frais journalier : permet de saisir ce type de frais une unique fois par jour
  • Taxes : permet d'autoriser une ou plusieurs taxes sur le type de frais

Pour plus d'informations sur le paramétrage des types de frais : Paramétrage des types de frais


Menu Ressources Humaines > Mes notes de frais

Ajouter un frais

Permet au collaborateur d'ajouter une ligne de frais.


Une fois que l'ensemble des dépenses du mois est saisi, le collaborateur peut soumettre pour validation .

A noter: Le collaborateur peut soumettre une fois par mois sa note de frais. En cas d'oubli de frais, l'application permet de saisir des dépenses rétroactivement; il pourra donc saisir sa dépense sur le mois suivant.

Pour plus d'informations sur la saisie des notes de frais : Mes notes de frais


Menu Ressources Humaines > Suivi : Notes de frais

Depuis cette page, vous pouvez consulter le détail des frais et gérer les workflows si vous êtes validateur.

Pour plus d'informations sur la gestion des notes de frais : Gestion des notes de frais

Cet écran vous permet de contôler l'ensemble des notes de frais, avances sur frais validées et non remboursées.
En cliquant sur Rembourser les notes de frais l'application propose différents moyens de paiement :

  • Espèce
  • Chèque
  • Virement (indépendant de celui du salaire) : vous pourrez ensuite générer depuis VSA un virement au format SEPA
  • Payé avec le salaire : les notes de frais remonteront dans la préparation de la paie dans l'onglet Frais > Remboursement de frais “à payer avec le salaire”

Pour plus d'informations sur la gestion des avances sur frais et remboursement des notes de frais : Gestion - Avances sur frais et remboursements des NDF


Cet écran permet de contrôler l'ensemble des remboursement de NDF.
En sélectionnant une ou plusieurs notes de frais, une action de masse apparaît Générer les virements au format SEPA. Le formulaire qui apparaît vous permet ensuite de télécharger un fichier SEPA.
ATTENTION, vous ne pourrez générer un fichier SEPA qui regroupe des notes de frais de différentes entités facturantes.

Pour plus d'informations sur le suivi des remboursement des NDF et fichiers SEPA : Gestion - Suivi des remboursements des NDF et fichiers SEPA

Menu Facturation > Préparation des factures > Onglet : frais à refacturer

Cet onglet permet de refacturer à vos clients les frais professionnels que vos collaborateurs ont attachés au client concerné sur le mois sélectionné. Tous les frais liés à un client apparaissent qu'ils soient validés ou pas. A noter que les frais sont refacturables uniquement si dans l'affaire les frais sont potentiellement refacturables.

Pour plus d'informations sur la refacturation des frais : Préparation des factures

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  • Dernière modification: 08/07/2020 17:15
  • de nco