Gestion - Avances sur frais et remboursements des NDF [Documentation des solutions applicatives éditées par VERYSWING]

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**[[https://youtu.be/xUmfIeDiVxY|Visionner le webinar enregistré "Les notes de frais"]]**

//__Durée :__ 25 min. 31 sec.//

====== Gestion - Avances sur frais et remboursements des NDF ======


<WRAP box round>
<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
**Ressources Humaines**
  * Remboursement des notes de frais
    * Ajouter, modifier ou supprimer une avance sur frais
    * Rembourser des notes de frais
    * Visualiser le détail d'un remboursement
</WRAP>

Cet écran vous permet de contrôler l'ensemble des notes de frais, avances sur frais validées et non remboursées.\\

{{:vse:2016-11-07_1400.png}}


===== Les actions de l'écran =====

<color #F08080>**Les actions globales**</color>\\

<color  #448FFF>Faire une avance sur frais</color> : Permet de créer une avance sur frais sur un collaborateur. Le formulaire ci-dessous apparaît : \\

{{:vsa:crea_avancesurfrais.png}}\\

Le formulaire permet de renseigner :
  * Le collaborateur 
  * La date
  * La raison
  * Le montant 
  * Le moyen de paiement
  * Le compte de décaissement

Le collaborateur pourra aussi être averti du paiement de cette avance grâce à un message automatique (ce message est paramédans les modèles de message. //Administration > Ecrans de paramétrages > Modèles de message > Message// informant le collaborateur de la création d'une avance de frais le concernant)

<color #F08080>**Les actions de masse**</color>\\
Les actions de masse sont disponibles en sélectionnant au moins une ligne.\\

<color  #448FFF>Rembourser les notes de frais</color> : permet notifier le remboursement des notes de frais.


<color #F08080>**Les actions de ligne**</color>\\

{{:vsa:loupe.png}} <color  #DC143C>Détails de la note de frais</color>\\
Permet de visualiser les frais qui composent la note de frais.\\

{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier l'avance sur frais</color>\\
Permet d'ouvrir le formulaire de création d'une avance sur frais et de faire les modifications nécessaires.\\

{{:vsa: action_plus.png}} <color  #DC143C>Plus d'actions</color>\\
Depuis ce pictogramme, vous accédez à différentes actions :
  * Remboursement par le collaborateur : permet de notifier que l'avance sur frais est rembourser par le collaborateur
  * Supprimer l'avance sur frais


===== Le fonctionnement =====

=== Cas 1 : Sans utiliser d’avance sur frais ===

<color #008080>**Etape 1 : la validation des notes de frais**</color>\\
Les notes de frais sont remboursables sont uniquement celles qui sont au statut validé.\\

<color #008080>**Etape 2 : remboursement de la note de frais**</color>\\
Vous devez sélectionner la ligne concernée, puis utiliser l'action <color  #448FFF>Rembourser les notes de frais</color>.\\
Vous devez compléter le formulaire ci-dessous : \\
{{:vsa:rembndf.png}}


=== Cas 2 : Avec avance sur frais ===

<color #008080>**Etape 1 : la validation des notes de frais**</color>\\
Les notes de frais sont remboursables sont uniquement celles qui sont au statut validé.\\

<color #008080>**Etape 2 : création des avances sur frais**</color>\\

<color #008080>**Etape 3 : remboursement de la note de frais avec une avance sur frais**</color>\\
Vous devez sélectionner la ligne de frais concernée ainsi que l'avance concernée, puis cliquer sur l'action <color  #448FFF>Rembourser les notes de frais</color>.\\
L'application calculera automatiquement le montant restant à rembourser.\\
{{:vsa:rembndf_avancefrais_collab.png}}