Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vse:guide_de_demarrage [01/07/2021 11:51] – créée Caroline BABRON
+++ vse:guide_de_demarrage [20/08/2021 10:52] (Version actuelle) – Caroline BABRON
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 ===== Rappel et définitions =====
-**Entité :** une entité dans VSE représente une structure organisée (holding, société, filiale, agence, business unit, équipe, ...). Les entités peuvent s'organiser sous forme de hiérarchie. Une entité peut être facturante (capable d'émettre des factures) ou pas vers un client.
+**Entité :** une entité dans VSE représente une structure organisée (holding, société, filiale, agence, business unit, équipe, ...). Les entités peuvent s'organiser sous forme de hiérarchie.
-**Périmètre :** ensemble d'entités sur lequel on peut associer des droits. La sécurité d'accès est faite au niveau de l'utilisateur pour lequel on associe un couple “groupe de sécurité”/“périmètre de sécurité”.
+**Périmètre :** ensemble d'entités sur lesquelles on peut associer des droits. La sécurité d'accès est faite au niveau de l'utilisateur pour lequel on associe un couple “groupe de sécurité”/“périmètre de sécurité”.
 En savoir plus : [[Zoom sur la sécurité applicative]]
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 Les questions à se poser vous ont été présentées en kick-off meeting avec votre Account Manager ou en Atelier Groupe Projet dans le cadre de la reprise de données.
-===== Entité facturante : ajoutez au moins un support de paiement pour votre facturation =====
-L'entité qui va émettre des factures est appelée “entité facturante”. Dans une hiérarchie d'entités, les entités filles (Business Unit, équipes, ...) utiliseront la première entité facturante mère pour la facturation. Un support de paiement d'une entité facturante sera, par exemple, les informations pour un virement bancaire ou pour le paiement par chèque.
-Allez dans Facturation > Paramètres > Supports de paiement et cliquez sur "Ajouter un support de paiement".
-\\ Remplissez le formulaire :
-  * Choisissez l'entité qui doit porter le support de paiement
-  * Donnez un code, par exemple BNPP01 (si votre compte bancaire pour un virement est à la BNP Paribas)
-  * Choisissez le type de support de paiement
-  * Complétez le reste du formulaire en fonction des informations demandées
-  * Cliquez sur ''Enregistrer'' pour terminer
-En savoir plus : [[:vsa:parametres_-_supports_de_paiement|Paramétrage des supports de paiement de l'entité]]
 ===== Vos salariés : ajoutez des utilisateurs =====
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   * Concernant les champs de la zone “Groupes de sécurité”, il s'agit d'allouer les droits applicatifs à l'utilisateur
   * Le groupe détermine les droits applicatifs de l'utilisateur : [[:vsa:groupes_de_securite|Sécurité - Groupes de sécurité]]
-  * Le périmètre de sécurité détermine les entités sur lesquelles l'utilisateur pourra appliquer ses droits : [[:vsa:perimetres_de_securite|Sécurité - Périmètres de sécurité]]. Par exemple, pour un collaborateur en mission, le groupe INGENIEUR pour le périmètre "Mon entité d'appartenance" suffit
+  * Le périmètre de sécurité détermine les entités sur lesquelles l'utilisateur pourra appliquer ses droits : [[:vsa:perimetres_de_securite|Sécurité - Périmètres de sécurité]]. Par exemple, pour un collaborateur, le groupe INGENIEUR pour le périmètre "Mon entité d'appartenance" suffit
   * Pour un directeur qui doit tout voir, le groupe DIRECTION pour le périmètre "Toutes les entités" conviendra mieux
   * Validez en cliquant sur le bouton ''Enregistrer''
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 Cela se paramètre par le biais des paramètres d'application (onglet RH) et dans les [[vsa:parametres_-_types_de_contrats_de_travail|types de contrats de travail]].
+===== Vos clients =====
-===== Vos sous-traitants =====
+Dans le cadre des activités de vos collaborateurs, vous avez la possibilité de suivre le temps passé avec chacun de vos clients. Pour que cette saisie soit possible vous devrez créer les comptes clients.
-Un collaborateur externe n'étant pas salarié d'une des entités de votre organisation, il faut le rattacher à sa société. Avant donc de pouvoir ajouter un utilisateur externe, il faut ajouter sa société comme sous-traitant :
+Allez dans Activités > Gestion > Clients
-Allez dans Commercial > Fournisseurs > Sociétés sous-traitantes et autres et cliquez sur le lien "Ajouter un sous-traitant". Remplissez le formulaire et cliquez sur le bouton ''Enregistrer''.
-Ensuite, on peut ajouter un ou plusieurs collaborateurs externes attachés à ce sous-traitant :
-Allez dans Administration > Utilisateurs et cliquez sur "Ajouter un utilisateur". Remplissez le formulaire en suivant les indications suivantes :
-  * Choisissez l'entité pour laquelle travaille le collaborateur
-  * Au niveau de "Collaborateur interne ou sous-traitant" ne choisissez pas “INTERNE” mais le nom du sous-traitant concerné
-  * Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour terminer
-En savoir plus : [[vsa:fournisseurs_-_societes_sous-traitantes_et_autres|Gestion des sous-traitants]]
-===== Vos clients =====
-Allez dans Commercial > Comptes et Contacts > Comptes clients et cliquez sur "Ajouter un client".
 Remplissez le formulaire :
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   * Cliquez sur ''Enregistrer'' pour enregistrer la fiche client
-De retour dans la liste des clients, il est nécessaire d'ajouter au moins une adresse, pour pouvoir émettre des factures par exemple.
+===== Les activités clients =====
-Faîtes un clic droit sur un compte client puis cliquez sur "Gérer les adresses de client" pour ajouter une ou plusieurs adresses. Dans le popup de gestion des adresses, cliquez sur "Ajouter une adresse" pour ajouter une adresse.
+Les activités clients dans VSE sont des projets autres que des activités "classiques". Vous pourrez associer à ces missions un ou plusieurs collaborateurs, ce qui vous permettra de suivre leur activité.\\
-Remplissez le formulaire :
+Allez dans Activités > Activités clients et cliquez sur le lien "Ajouter activité client".
-  * Choisissez le type de l'adresse, vous pouvez choisir plusieurs type. Seules les adresses de type “facturation” pourront être utilisées dans les factures.
-  * Si vous ne créez qu'une adresse, sélectionnez tous les types pour cette adresse.
-  * Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour terminer.
-Si vous faites de la refacturation interne, pensez à [[vsa:comment_gerer_un_cas_de_refacturation_interne|paramétrer vos clients internes]].
-En savoir plus : [[clients|Gestion des clients]]
+===== Les activités internes =====
-===== Les workflows =====
+Des activités internes sont paramétrées par défaut dans VSE(l'inter-contrat (sans activité) et les absences).\\
-VSE permet de suivre 3 types de workflows classiques :
+Il vous faut enrichir cette liste avec vos activités et vos projets internes. Par exemple : commercial, avant-vente, recherche et développement.\\
-  * Déclaration d'activité (CRA)
-  * Demande d'absences
-  * Déclaration de notes de frais
-Chaque type de workflow est paramétrable par entité et peut avoir jusqu'à 2 niveaux de validation avec un ou plusieurs validateurs par niveau.
-Un quatrième type plus spécifique existe pour la validation des activités mensuelles : validation à la mission. Ce mode s'active et remplace le workflow de déclaration des activités (CRA) à l'aide d'un [[vsa:zoom_sur_les_workflows|paramètre d'application]].
-En savoir plus : [[:vsa:parametres_-_workflows|Gestion des workflows]]
-===== Vos activités internes =====
-Des activités internes sont paramétrées par défaut dans VSE(l'inter-contrat (sans activité) et les absences).\\ Il vous faut enrichir cette liste avec vos activités et vos projets internes. Par exemple : commercial, avant-vente, recherche et développement.\\
 En savoir plus : [[:vsa:parametres_-_rubriques_internes|Gestion du rubriques internes]]
-===== Vos prestations et produits =====
-Des prestations de services par défaut sont paramétrées dans VSE. Il faut les personnaliser à votre vocabulaire, enrichir avec les prestations manquantes ou supprimer les prestations inutiles pour vos besoins.\\ Une prestation sera demandée pour chaque collaborateur affecté à une affaire.
-De même pour les produits que vous pouvez être amené à revendre (si vous êtes intégrateur, revendeur, distributeur,…), vous pouvez les renseigner dans cet écran.
-En savoir plus : [[parametres_-_modalites:prestation_et_livraison|Paramétrage des prestations et des produits]]
-===== Vos affaires =====
-Une affaire dans VSE est un contrat (mission, projet, …) qui conduira à un suivi d'activité et à une facturation.\\ Il ne faut pas confondre avec l'opportunité qui est une demande (ou un besoin) d'un client ou d'un prospect et qui portera zéro, une ou plusieurs propositions commerciales. Une proposition commerciale validée deviendra ensuite une affaire.
-Allez dans Commercial > Affaires et cliquez sur le lien "Ajouter une affaire".
-\\ Remplissez le formulaire : \\
-  * Plusieurs types d'affaire sont proposés : choisissez celui qui correspond à l'affaire à saisir, à son mode de facturation et son mode de suivi
-  * Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour terminer
-En savoir plus : [[:vsa:gestion_operationnelle_des_affaires|Gestion des affaires]]
 ===== L'activité de vos collaborateurs =====
-Une fois les affaires créées, les collaborateurs qu'ils soient internes ou externes (sous-traitants) seront affectés aux projets et/ou missions.
+La déclaration des temps de vos collaborateurs se fait depuis l'écran Activités > Ma déclaration de temps.
-La déclaration des temps peut se faire à travers deux écrans. Les deux écrans présentent les mêmes informations, c'est juste la forme qui change.
+La saisie des temps pourra se faire en heures ou en jours en fonction de ce qui aura été paramétré dans les types de contrats de travail, sur les rubriques internes et dans les activités clients.
-La saisie des temps pourra se faire en heures ou en jours en fonction de ce qui aura été paramétré dans les types de contrats de travail, sur les rubriques internes et dans les affaires.
+===== Les workflows =====
-Allez dans Activités > CRA/Feuille des temps, pour avoir une vision avec les jours en colonne.
+VSE permet de suivre 8 types de workflows classiques :
-\\ Pour avoir une vision avec les jours en ligne, il suffit de cliquer sur le bouton "Vue alternative : jours en ligne" en haut à gauche. Pour cela, il faut au préalable activer le droit sous Administration > Groupes de sécurité > (choisissez le groupe intéressé) > Activités > Ecran de base et cocher la case "et/ou CRA/Feuille des temps [vue alternative] : les jours en ligne".
+  * Absences
+  * Déclaration de temps
+  * Demandes d'avances sur frais
+  * Demandes de déplacement
+  * Notes de frias
+  * Notes de frais sur d'autres entités légales
+  * Télétravail
+  * Validation de véhicules personnels
-En savoir plus : [[:vsa:saisir_ma_feuille_de_temps_mon_cra|Feuille des temps]]
+Chaque type de workflow est paramétrable par entité et peut avoir jusqu'à 2 niveaux de validation avec un ou plusieurs validateurs par niveau.
-===== La suite =====
-Une fois ces premiers paramétrages faits :
-Pour la **facturation**, rendez-vous : à la page [[Préparation des factures]]. L'application commence à produire des factures en fonction des échéances liées aux affaires saisies et aux affectations de missions ou projets faits dans les feuilles des temps des collaborateurs.
-Rendez-vous ensuite à la page [[Facturation et suivi des réglements]].
-\\ Pour la **gestion de la relation client**, rendez-vous aux pages [[:vsa:comptes_-_prospects|Prospects]], [[Opportunités]], [[Propositions commerciales]] et [[Tâches]].
-Pour aller plus loin avec les autres fonctionnalités, consultez la documentation pour le sujet souhaité :
-  * Gestion des absences
-  * Gestion des frais professionnels
-  * Gestion des heures supplémentaires : déclaration et facturation
-  * Clôture mensuelle
-  * Alimentation du reporting
-  * Pilotage de votre activité avec les rapports et graphiques proposés, etc.
-{{tag> démarrage "premiers pas"}}