vsa:constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales

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vsa:constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales [05/05/2020 11:29] – Clémence CANNEVIEREvsa:constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales [06/04/2023 15:16] (Version actuelle) – Clémence CANNEVIERE
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-===== Constellation + - Signature en ligne des propositions commerciales =====+===== Constellation + - Signature électronique =====
  
-==== Envoi des propositions commerciales/avenants à vos prospects/clients ====+==== Signature électronique des propositions commerciales/avenants par vos prospects/clients ====
  
 Cette action n’est faisable que si : Cette action n’est faisable que si :
Ligne 28: Ligne 28:
   - Modifier la durée de validité du document   - Modifier la durée de validité du document
   - Ecrire l’e-mail qui sera envoyé ou sélectionner un modèle de message (à gérer dans les écrans de paramétrage d’application)   - Ecrire l’e-mail qui sera envoyé ou sélectionner un modèle de message (à gérer dans les écrans de paramétrage d’application)
 +  - joindre des fichiers à l'e-mail et demander à ce que ces fichiers soient attachés automatiquement à la proposition commerciale dans l'application.
  
 ==== Signature par le client/prospect ==== ==== Signature par le client/prospect ====
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 {{:vsa:constellation_propales_15.png?direct|}} {{:vsa:constellation_propales_15.png?direct|}}
  
 +Ils peuvent récupérer les documents signés, ou supprimer les signatures si nécessaire.
  
 +==== Signature des contrats de travail/avenants par vos collaborateurs ====
 +
 +Deux processus sont disponibles :
 +  * La signature papier avec l'attachement électronique du document signé (compris dans votre abonnement de base).
 +  * La signature électronique (avec l'add-on Constellation +).
 +
 +Dans les deux cas, il faut commencer par associer un modèle de document à des variables spécifiques à la signature électronique.
 +Depuis l'écran Ressources humaines > Paramètres > Modèles de contrats de travail vous trouverez ces variables spécifiques en cliquant sur le bouton "variables disponibles" :
 +
 +{{:vsa:variables_specifiques_signature_electronique.PNG}}
 +
 +<WRAP center round info 60%>
 +Deux modèles de contrats ont été ajoutés à votre environnement incluant des variables de bloc de signature : CONT_CDI et PROM_CDI.
 +</WRAP>
 +
 +
 +Ensuite, créez le contrat de travail ou l'avenant au contrat de travail dans le dossier du salarié depuis le registre du personnel.
 +
 +{{:vsa:ajout_contrat_dossier_salarie.PNG}}
 +
 +A la fin du formulaire, associez au document le modèle de contrat ou d'avenant contenant les variables spécifiques à la signature électronique :
 +
 +{{:vsa:selection_modele_contrat.PNG}}
 +
 +
 +
 +
 +=== Signature papier et attachement électronique (sans Constellation +) ===
 +
 +Générez le contrat au format Word en cliquant sur l'action de ligne appropriée et attachez-le au contrat :
 +
 +{{:vsa:generer_contrat_word.PNG}}
 +
 +A partir du moment où le contrat est attaché, vous pouvez passer l'état du contrat à "Envoyé/A signer". Un bouton bleu en forme d'avion en papier apparaîtra. Cliquez dessus pour transmettre son contrat à votre collaborateur.
 +
 +Dans le formulaire, vous retrouverez plusieurs méthodes de transmission :
 +
 +{{:vsa:methodes_transmission.PNG}}
 +
 +  * La première, classique, ne nécessite aucune activation de droit dans les groupes de sécurité de vos collaborateurs. Un email leur sera envoyé afin de signer leur contrat.
 +  * La deuxième, quant à elle, n'est disponible que si le droit suivant est activé :
 +
 +{{:vsa:droit_contrat_mes_informations.PNG}}
 +
 +Alors, en plus du contrat attaché à l'email, ils disposeront d'un lien qui les emmènera dans leur espace "Mes informations" dans VSA afin de télécharger le document puis de l'importer dans VSA à l'aide du bouton vert dédié. 
 +Une tâche dans VSA leur permettra également d'accéder directement au contrat à signer :
 +
 +{{:vsa:bouton_upload_contrat.PNG}}
 +
 +{{:vsa:tache_tableau_de_bord.PNG}}
 +
 +Nous verrons la troisième méthode dans la partie suivante concernant la signature électronique.
 +
 +
 +
 +=== Signature électronique (avec Constellation +) ===
 +
 +La troisième méthode de transmission fonctionne si le droit vu à la deuxième méthode est activé et que l'add-on Constellation + est souscrit.
 +
 +<WRAP center round tip 60%>
 +Pour cette méthode, il n'y a pas besoin de générer le contrat pour l'attacher dans le dossier du collaborateur.
 +
 +</WRAP>
 +
 +Après le remplissage du formulaire de transmission, le collaborateur recevra un email et une tâche sur son tableau de bord qui l'emmèneront dans son dossier "Mes informations".
 +
 +De là, un autre bouton vert sera disponible, en forme de signature, et ouvrira une fenêtre de signature :
 +
 +{{:vsa:bouton_signature_electronique.PNG}}
 +
 +{{:vsa:signature_electronique_contrat.PNG}}
 +
 +Le collaborateur peut soit accepter soit refuser la signature du contrat, un champ commentaire est disponible afin de motiver le refus.
 +
 +Dans le dossier du salarié, on vous permet de vérifier l'état de la signature :
 +
 +{{:vsa:info_dossier_salarié.PNG}}
 +
 +Le point info vert vous indique quand la signature a été envoyée, signée et si elle est à traiter (changer le statut du contrat).
 +
 +La flèche vous emmène dans le menu de gestion des signatures (Ressources Humaines > Gestion > Signtures des promesses d'embauche, contrats de travail et avenants) :
 +
 +{{:vsa:gestion_signatures.PNG}}
 +
 +=== Envoi des promesses d'embauche pour les candidats ===
 +
 +Pour que l'envoi des promesses d'embauche à vos candidats fonctionne, Constellation + doit être souscrit et un droit doit être activé dans les groupes de sécurité des personnes qui seront amenées à envoyer ces promesses d'embauche :
 +
 +{{:vsa:droit_promesse_embauche.PNG}}
 +
 +Depuis le dossier du candidat, dans l'onglet Contrat de travail, créez-lui un contrat avec un modèle de contrat comportant des variables de signature électronique. Passez le statut du contrat à "Envoyé/ A signer" afin de faire apparaître le bouton d'envoi.
 +Remplissez le formulaire :
 +
 +{{:vsa:formulaire_promesse_embauche.PNG}}
 +
 +Le candidat recevra alors un email avec un lien l'emmenant vers Constellation :
 +
 +{{:vsa:portail_constellation_signature.PNG}}
 +
 +Comme pour les collaborateurs, la gestion des signatures des promesses d’embauche ou des contrats de travail pour les candidats se fait depuis l’écran Ressources Humaines > Gestion > Signature des promesses d’embauche, contrats de travail et avenants.
 +
 +A noter : pour être signable électroniquement, les modèles de documents utilisés doivent intégrer toutes les variables de signature (nom prénom du signataire, SIRET, image de la signature,...) paraphes compris.
  • vsa/constellation_-_signature_en_ligne_des_propositions_commerciales.1588670948.txt.gz
  • Dernière modification : 05/05/2020 11:29
  • de Clémence CANNEVIERE