Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:mes_notes_de_frais [24/11/2020 09:36] – Caroline BABRON
+++ vsa:mes_notes_de_frais [11/01/2024 15:11] (Version actuelle) – Céline FREYTAG
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+**[[https://youtu.be/xUmfIeDiVxY|Visionner le webinar enregistré "Les notes de frais"]]**
+//__Durée :__ 25 min. 31 sec.//
 ====== Mes notes de frais ======
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Ressources Humaines**
+  * Saisie des notes de frais [vue classique]
+  * et/ou Saisie des notes de frais [vue alternative] : tableau croisé avec les jours en ligne et les types de frais en colonne (pas de saisie possible des TVA)
+    * [Vue classique] Gestion des justificatifs transverses
+    * [Vue classique] Lors de la saisie d'un frais, l'association à un client ou une activité interne ou un projet interne est obligatoire
+    * [Vue classique] Lors de la saisie d'un frais, l'association à une mission est obligatoire si un client a été choisi au préalable
+    * Analyse automatique des notes de frais (OCR)
+    * [Vue classique et alternative] Récupérer les PDF à faire signer aux clients
+    * [Vue classique] Possibilité de faire des invitations sur les repas
+    * [Vue classique] Possibilité de faire des invitations aux collaborateurs internes sur les repas
+    * [Vue classique] Possibilité de consulter les marqueurs sur les frais
+    * [Vue classique] Possibilité de marquer les frais
+    * [Vue classique] Modifier l'affectation à une mission même exporté en compta
+    * [Vue classique et alternative] Possibilité de saisir un frais sur toutes les entités légales disponibles
+</WRAP>
 Utilisez cet écran pour saisir et faire valider vos notes de frais mensuelles.
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   * Liste des justificatifs
-===== Déclaration des frais =====
+====== Déclaration des frais ======
-{{ :vsa:declaration_de_frais2.png |}}
+{{:vsa:declaration_de_frais2.png}}
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 {{:vsa:param_devise.png}}
-==== Les actions de l'écran ====
+===== Les actions de l'écran =====
-Plusieurs actions sont disponibles dans cet écran.
-  * Ajouter un frais
-  * Détail des frais pour l'édition
-  * Documents pour validation des clients
-=== Ajouter un frais ===
-{{:vsa:ajout_frais.png}} Permet d'ajouter une ligne de frais sur le mois en cours.
-{{ :vsa:creation_d_une_ligne_de_frais.png?400 |}}
+====Les actions globales====
-Le formulaire qui s'ouvre vous permet de renseigner :
+{{:vsa:picto_plus.png}}**Ajouter un frais**
-<color #F08080>**La périodicité** : </color>
+Permet d'ajouter une ligne de frais sur le mois en cours. Le formulaire ci-dessous s'affiche :\\
+{{:vsa:creation_d_une_ligne_de_frais.png}}
+Vous devez renseigner :\\
+**La périodicité** :
   * Choisissez si le frais est récurrent dans la liste déroulante (récurrence sur chaque jour ouvré, sur chaque jour calendaire ou qui se répète sur plusieurs mois).
   * Si le frais est ponctuel : choisissez la date à laquelle la dépense a été effectuée ; elle doit se trouver sur le justificatif.
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   * Choisissez la date
-<color #F08080>**Les informations sur le frais** : </color>
+**Les informations sur le frais** :
   * Choisissez le type de frais
   * Choisissez le moyen de paiement
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   * Soit le calcul est automatique avec champ pour Nombre de KM indisponible (dans l'adresse de départ est renseignée par défaut l'adresse de votre entité, il est quand même possible de changer cette adresse, vous devez renseigner l'adresse d'arrivée. Cliquer ensuite sur le bouton trouver les itinéraires. Le logiciel vous propose alors un ou plusieurs itinéraires et pré remplis le nombre de kilomètres automatiquement et la case n’est pas visible)
-ATTENTION : Si vous avez un bloqueur de pub il se peut que celui-ci vous bloque la possibilité de rentrer vos kilomètres via l'option recherche d'itinéraires. Il faudra alors le débloquer pour rendre l'action disponible.
+<color #FF8C00>ATTENTION </color>: Si vous avez un bloqueur de pub il se peut que celui-ci vous bloque la possibilité de rentrer vos kilomètres via l'option recherche d'itinéraires. Il faudra alors le débloquer pour rendre l'action disponible.
 //Frais de restauration//
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 Pour chaque ligne de frais vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs du frais. Les justificatifs de frais à la ligne sont importants si votre entreprise refacture ces frais à votre client et qu'elle doit produire un justificatif de chaque dépense. Si le justificatif est bien attaché vous faites gagner énormément de temps à la personne qui réalise la facturation.
-=== Détail des frais pour l'édition ===
+**<color  #448FFF>Détail des frais pour l'édition</color>** : permet d'éditer un document PDF qui regroupe toutes les lignes de frais du mois. \\
-{{:vsa:detail_frais_edition.png}} permet d'éditer un document PDF qui regroupe toutes les lignes de frais du mois.
 Ce tableau n'est pas paramétrable. Le seul élément que vous pourrez changer à l'affichage est la colonne type de frais. \\
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   * Le code : description du type
-=== Document pour validation des clients ===
+==== Les actions sur chaque ligne====
-==== Les actions de ligne ====
-Sur chaque ligne de frais, il est possible d'effectuer plusieurs actions :
 {{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier le frais</color> : Permet de modifier un frais déjà saisi.
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   * **Supprimer le frais** : Permet de supprimer la ligne de frais.
+===== Synthèse =====
-===== Justificatifs transverse =====
+Cet onglet donne un aperçu en vision graphique, par catégorie, des frais saisis dans le mois.
+{{:vsa:frais_synt.png}}
+====== Justificatifs transverses ======
 Vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs de vos dépenses. Vous pouvez associer à chaque justificatif transverse un ou plusieurs frais que vous avez déclaré.
-{{ :vsa:ndf_trans.png |}}
+{{:vsa:ndf_trans.png}}
-==== Les actions de la liste ====
+==== Les actions de l'écran ====
+====Les actions globales====
+{{:vsa:picto_plus.png}}**Ajouter un justificatif** :
-=== Les actions globales ===
+Permet d'ajouter un justificatif.\\
+Le formulaire qui s'affiche permet de choisir un fichier puis de télécharger le document dans l'application en l'attanchant à la note de frais associée.
-**:VSA_ADD: ''Ajouter un justificatif''**\\ Permet d'ajouter un justificatif.
+{{:vsa:ajout-agrafer_doc.png}}**Document pour agrafer vos justificatifs>**
-La fenêtre qui s'ouvre vous permet de choisir un fichier, puis en cliquant sur le bouton ''Attacher'', le document se télécharge sur le serveur et s'associe à la note de frais.
+Permet de récupérer le document type à imprimer ; document sur lequel les justificatifs pourront être agrafés avant qu'il soit scanné.
-**:VSA_PDF: ''Document pour agrafer vos justificatifs''**\\ Permet de récupérer le document type à imprimer ; document sur lequel les justificatifs pourront être agrafés avant qu'il soit scanné.
+==== Les actions sur chaque ligne====
-=== Les actions sur chaque ligne ===
+{{:vsa:loupe.png}} <color  #DC143C>Visualiser le justificatif</color>\\ Permet de récupérer le document justificatif qui a été sauvegardé dans l'application.\\
-**:VSA_DOCUMENT_GRAY2_DOWNLOAD: ''Visualiser le justificatif''**\\ Permet de récupérer le document justificatif qui a été sauvegardé dans l'application.
+{{:vsa:stylo.png}} <color  #DC143C>Modifier les frais associés</color>\\ Permet de modifier l'association du jsutificatif en attachement avec les frais.\\
-**:VSA_DOCUMENT_GRAY2_DELETE: ''Supprimer le justificatif''**\\ Supprime le document justificatif.
+{{:vsa:poubelle.png}}<color  #DC143C>Supprimer</color>\\ Supprime le document justificatif.\\
 ===== Soumettre votre note de frais pour validation =====
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 Une fois vos dépenses saisies, vous devez les soumettre pour validation à votre manager.
-Pour cela cliquez sur le lien ''Soumettre pour validation'' dans la boîte, tout en haut de l'écran.
+Pour cela cliquez sur le lien {{:vsa:soumission_CRA.png}}   dans la boîte, tout en haut de l'écran.
-{{ :vsa:ndf_submit.png |}}
+{{:vsa:ndf_submit.png}}
   * Choisissez le ou les managers qui doivent recevoir votre demande de validation.
   * Utilisez la zone de commentaire pour apporter des précisions éventuelles.
-  * Cliquez sur le bouton ''Enregistrer'' pour soumettre votre demande.
+  * Cliquez sur le bouton <color  #448FFF>Enregistrer</color> pour soumettre votre demande.
   * Votre manager recevra un e-mail avec la demande.
   * L'avancement de la validation est également visible dans la boite en haut.
   * Dès qu'une mise à jour du workflows sera effectuée par le manager, vous recevrez un e-mail.
   * En cas de refus de votre manager, vous verrez la raison et vous devrez adapter votre notes de frais puis la soumettre à nouveau.