Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:vs-ocr-ndf [22/09/2021 15:54] – Caroline BABRON
+++ vsa:vs-ocr-ndf [23/08/2022 14:32] (Version actuelle) – Caroline BABRON
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 Pour pouvoir lancer les imports et analyses de justificatifs de frais, vous devez activer le droit suivant dans les groupes de sécurités (onglet Ressources humaines) :
-{{:vsa:droits_ocr_ndf.png?direct|}}
+<WRAP box round>
+<color #C71585>Les droits à activer :</color>\\
+**Ressources Humaines**
+   * SAisie des notes de frais [vue classique]; c'est la vue recommandée
+     * Analyse automatique des notes de frais (OCR)
+       </WRAP>
+**IMPORTANT** : Pour vos collaborateurs en mission, pensez aussi à activer l'accès à l'application mobile MyVS afin de leur simplifier la saisie. <color #9E9E9E>//Administration > Utilisateurs//</color>
-==== Déclaration des frais professionnels ====
+{{:vsa:autorisation_app.png}}
-Commencez par contrôler que le mois du filtre situé à droite de l'écran correspond bien au mois souhaité. En effet, si vous réalisez votre import au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.
+==== Les Pré requis ====
-Vous pouvez importer des frais au format **PDF** ou **JPEG** : par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton **Importer un frais par reconnaissance automatique** :
+<color #F08080>**1. Créer un lien entre vos types de frais et l'outil d'OCR**</color> <color #9E9E9E>//Ressources Humaines > Paramètres > Types de frais //</color>
-{{:vsa:glisser_deposer_ocr_ndf.png?direct|}}
+{{:vsa:ocr_ndf_matching.png}}
+Vous devez associer vos types de frais avec la liste des liens disponibles dans la partie Analyse OCR.
-Cliquer sur analyser.
+Cette étape est nécessaire pour que l’outil de reconnaissance puisse associer correctement les frais à votre référentiel.
+Important : Vous ne pourrez associer qu’un type de frais à chaque élément de cette liste déroulante.
-Le formulaire de saisie d'une ligne de frais s'ouvre et le frais est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR.
+<color #F08080>**2. S’assurer que les différents taux de TVA sont bien renseignés dans votre environnement**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Paramètres > Taxes //</color>
-{{:vsa:exemple_facture_ocr_ndf.png?direct|}}
+<color #F08080>**3. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que celles-ci soient bien créées**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Devises > Taxes //</color>
+L’OCR reconnait les devises suivantes : CHF, USD, CAD, GBP, EUR.
-Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton <color  #448FFF>Enregistrer</color> pour créer une ligne de frais.
+<color #F08080>**4. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que les taux de change soient bien initialisés**</color> <color #9E9E9E>//Administration > Devises > Taux de change //</color>
+Il faut au moins un taux de change actif à une date inférieure ou égale à la date du frais.
+==== Déclaration des frais professionnels depuis l'application web ====
+Commencez par contrôler que le mois du filtre correspond bien au mois souhaité.
+Vous pouvez importer des frais au format **PDF** ou **JPEG**.
+<color #F08080>**ETAPE 1**</color> :  Glisser - déposer ou en selectionner votre fichier grâce au bouton **Importer un frais par reconnaissance automatique** :
+{{:vsa:glisser_deposer_ocr_ndf.png}}
+<color #F08080>**ETAPE 2**</color> : Cliquer sur analyser.
+{{:vsa:analyse_ocr_ndf.png}}
+<color #F08080>**ETAPE 3**</color> Le formulaire de saisie d'une ligne de frais s'ouvre et le frais est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR.
+{{:vsa:exemple_facture_ocr_ndf.png}}
+<color #F08080>**ETAPE 4**</color> Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton <color  #448FFF>Enregistrer</color> pour créer une ligne de frais.
 Le justificatif de frais est automatiquement attaché à la ligne de frais.
+==== Déclaration des frais professionnels depuis l'application mobile MyVS ====
-<color #F08080>**A NOTER**</color> : Pour les devises autres que la devise d'entité, il faut au moins un taux de change actif à une date inférieure ou égale à la date du frais :
+L'OCR des notes de frais est aussi disponible depuis l'application MyVS
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf1.png}}
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf2.png}}
+{{:vsa:Myvs_ocr_ndf3.png}}
-<color #9E9E9E>//Administration > Paramètres > Taux de change//</color>