Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- vsa:zoom_sur_les_notes_de_frais [18/05/2016 21:21] – créée Nicolas SAILLET
+++ vsa:zoom_sur_les_notes_de_frais [07/12/2022 15:29] (Version actuelle) – Antoine FOUGNIES
@@ Ligne 1: / Ligne 1: @@
+**[[https://youtu.be/xUmfIeDiVxY|Visionner le webinar enregistré "Les notes de frais"]]**
+//__Durée :__ 25 min. 31 sec.//
 ====== Zoom sur les notes de frais ======
@@ Ligne 16: / Ligne 20: @@
 Enfin, la saisie de frais en devise autre que celle de l'entité du collaborateur peut être réalisée avec conversion au moment du remboursement.
+===== Paramétrage des types de frais =====
+{{ :vsa:trial_vsa_-_parametres_-_types_de_frais.png}}
+\\
+Menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Paramètres > Types de frais</color>
+=== Ajouter un type de frais ===
+{{:vsa:ajouter_un_type_de_frais.png}} Permet d'ajouter un nouveau type de frais \\
+{{ :vsa:formulaire_type_de_frais.png |}}\\
+Dans le formulaire vous pouvez paramétrer un certain nombre d'élément déterminant le comportement de la saisie de frais. \\
+  * **Groupe** : permet d'indiquer les groupes de sécurité auxquels le frais est associé
+  * **Plafond** : permet de donner un montant plafond selon les groupes de sécurité ou selon le collaborateur. Le plafond peut être au frais et/ou au mois.
+  * **Repas** une seconde case apparaît et vous permet de demander à déduire un panier repas en cas de déclaration de ce type de frais sur une journée. Si la case est cochée, cette déduction sera aussi valable pour les personnes invitées
+  * **Frais journalier** : permet de saisir ce type de frais une unique fois par jour
+  * **Taxes** : permet d'autoriser une ou plusieurs taxes sur le type de frais
+  * **Télétravail** : permet d'interdire la saisie d'un type de frais lorsque la journée a été saisie complétement en télétravail dans le CRA.
+//Pour plus d'informations sur le paramétrage des types de frais : [[vsa:parametres_-_types_de_frais|]]//
+===== La saisie des notes de frais =====
+{{:vsa:declaration_de_frais2.png}} \\
+Menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Mes notes de frais</color>
+=== Ajouter un frais ===
+{{:vsa:ajouter_une_ndf.png}} Permet au collaborateur d'ajouter une ligne de frais.
+{{:vsa:creation_d_une_ligne_de_frais.png}} \\
+Une fois que l'ensemble des dépenses du mois est saisi, le collaborateur peut soumettre pour validation .
+//A noter//: Le collaborateur peut soumettre une fois par mois sa note de frais. En cas d'oubli de frais, l'application permet de saisir des dépenses rétroactivement; il pourra donc saisir sa dépense sur le mois suivant. \\
+//Pour plus d'informations sur la saisie des notes de frais : [[vsa:mes_notes_de_frais|]] //
+===== La validation =====
+{{:vsa:suivi_des_ndf.png}} \\
+Menu <color  #448FFF>Ressources Humaines > Suivi : Notes de frais</color>
+Depuis cette page, vous pouvez consulter le détail des frais et gérer les workflows si vous êtes validateur. \\
+//Pour plus d'informations sur la gestion des notes de frais : [[vsa:gestion_-_notes_de_frais|]]//
+===== Remboursement de la note de frais =====
+{{:vsa:2016-11-07_1400.png}}
+Cet écran vous permet de contôler l'ensemble des notes de frais, avances sur frais validées et non remboursées.\\
+En cliquant sur <color  #448FFF>Rembourser les notes de frais</color> l'application propose différents moyens de paiement :
+  * Espèce
+  * Chèque
+  * Virement (indépendant de celui du salaire) : vous pourrez ensuite générer depuis VSA un virement au format SEPA
+  * Payé avec le salaire : les notes de frais remonteront dans la préparation de la paie dans l'onglet Frais > Remboursement de frais "à payer avec le salaire" \\
+//Pour plus d'informations sur la gestion des avances sur frais et remboursement des notes de frais : [[vsa:gestion_-_avances_sur_frais_et_remboursements_des_ndf|]]//
+===== Génération d'un virement au format SEPA =====
+{{:vsa:sans_titre12345698.png}} \\
+Cet écran permet de contrôler l'ensemble des remboursement de NDF.\\
+En sélectionnant une ou plusieurs notes de frais, une action de masse apparaît <color  #448FFF>Générer les virements au format SEPA</color>. Le formulaire qui apparaît vous permet ensuite de télécharger un fichier SEPA. \\
+**ATTENTION**, vous ne pourrez générer un fichier SEPA qui regroupe des notes de frais de différentes entités facturantes.
+//Pour plus d'informations sur le suivi des remboursement des NDF et fichiers SEPA : [[vsa:gestion_-_suivi_des_remboursements_des_ndf_et_fichiers_sepa|]] //
+===== Refacturation au client =====
+{{:vsa:frais_a_refacturer.png}}
+Menu <color  #448FFF>Facturation > Préparation des factures > Onglet : frais à refacturer</color>\\
+Cet onglet permet de refacturer à vos clients les frais professionnels que vos collaborateurs ont attachés au client concerné sur le mois sélectionné. Tous les frais liés à un client apparaissent qu'ils soient validés ou pas.
+A noter que les frais sont refacturables uniquement si dans l'affaire les frais sont potentiellement refacturables.
+//Pour plus d'informations sur la refacturation des frais : [[vsa:preparation_des_factures|]]//