L'application permet de pré calculer le nombre d’indemnités repas que vous devez verser chaque mois à vos salariés. Vous pouvez aussi mettre en place un workflow de validation qui permettra d’émettre une feuille d'émargement contenant les signatures électroniques de vos salariés pour chaque nombre d'indemnités reçues.

Pour commencer, vous devez paramétrer la méthode d'attribution des indemnités repas. Ce paramétrage est globale à l'ensemble des entités de votre application se trouve dans le menu Administration > Ecrans de paramétrages > Paramètres d'application > Onglet : Ressources humaines

Nombre fixe chaque mois: Le nombre est fixé chaque mois par la personne en charge des attributions d’indemnités repas.

Basée sur l'activité du mois M-2 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribuer en fonction de la déclaration de temps (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-2 du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte la déclaration de temps du mois d'avril.

Basée sur l'activité du mois M-1 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribuer en fonction de la déclaration de temps (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-1 du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte la déclaration de temps du mois de mai.

Basée sur l'activité du mois M : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction de la déclaration de temps (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte la déclaration de temps du mois de juin.

Jours ouvrés mois M, régularisation M-1 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas a distribuer en fonction du nombre de jours ouvrés du mois et on vient enlever tout ce qui est lié à l'activité du mois d'avant (absences, ou autres éléments qui viendraient enlever des indemnités repas : ordre de mission, télétravail, note de frais, factures d'achat, invitation repas, rubrique interne) Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le nombre de jours ouvrés du mois de juin et on vérifiera les différents éléments d'activités du mois de mai devant être déduits.

Quelques cas particuliers peuvent être gérés depuis les ressources humaines.

• Les avantages : RH > Paramètres > Avantages

Ce formulaire permet d'indiquer le type d'indemnités. Ce paramétrage permettra d'exporter un fichier pré-paramétrer du nombre d'indemnités repas que vous pourrez ensuite envoyer directement à votre fournisseur.
Vous pouvez indiquer aussi si vous souhaitez attribuer une indemnité repas malgré une demi-journée d’absence.

• Les types de frais : RH > Paramètres > Types de frais
  

Vous pouvez préciser si un type de frais correspond au type REPAS et si vous souhaitez déduire une indemnité repas lorsqu’un collaborateur déclare une note de frais sur ce type de frais.
Lors de la saisie d'un frais de type repas, le collaborateur pourra saisir un autre collaborateur interne en invité. Le collaborateur interne aura lui aussi une indemnité repas déduite.

• Le télétravail : RH > Paramètres > Types de contrat de travail

Lorsque le télétravail est autorisé (simplement, autorisé ou soumis à workflow), vous pouvez choisir de déduire une indemnité repas pour une journée en télétravail ou pour une demi-journée en télétravail.

• Les rubriques internes : Activité > Paramètres > Rubriques internes

Lorsque vous créez votre référentiel de rubriques internes, vous pouvez choisir quelles rubriques doivent déduire des indemnités repas lorsqu’elles sont utilisées dans la déclaration de temps.
Notez qu’il n’est pas nécessaire de cocher cette case pour les activités inter-contrat et En dehors de l’entreprise qui retirent d’office des indemnités repas.

Cet écran permet de gérer l'attribution des indemnités repas pour vos collaborateurs. En fonction du paramétrage VSA calculera ou non le nombre d'indemnités à verser.
Cet écran est disponible dans Ressources Humaines > Paie > Indemnités repas

Visualiser le détails
Permet de visualiser le détail du calcul.

Ces actions apparaissent quand au moins une ligne a été sélectionnée.

• Fixer et valider le nombre de repas : Permet de fixer un nombre manuellement ou valider le nombre calculé par l'application. Vous pouvez aussi soumettre et avertir le collaborateur. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter un commentaire pour cette action de changement manuel.
  
• Soumettre et avertir le collaborateur : Permet de soumettre ce nombre d’indemnités repas au collaborateur. Il reçoit un email lui précisant de bien vouloir accuser réception de ces indemnités repas.
  
• Générer la feuille d'émargement: Permet de générer une feuille d'émargement. Si certaines distributions sont approuvés par des collaborateurs la feuille d'émargement comportera une signature électronique pour ces collaborateurs.
  
• (Dés)Activer la régulation: Permet de modifier le système de régulation pour les données sélectionnées.
  
• Annuler le nombre de repas indemnités fixés: Permet d'annuler une attribution validé non soumise
  

Etape 1 : Attribution de l'avantage. Pour que l’application puisse calculer les attributions, il faut que vous ayez attribué à vos collaborateurs un avantage de type Indemnités repas dans le Registre du personnel
Etape 2 : Vérification. L'écrans de contrôle/validation affiche l'activité à prendre en compte, les types d'indemnités repas attribués et le fait par l'application à partir de l'activité. La loupe vous permet de savoir comment l'application a calculé la valeur qui apparaît lors du calcul automatique.
Etape 3 : Validation. Vous pouvez valider le nombre calculé par l’application ou remplacer la valeur manuellement en cliquant sur le bouton Actions de masse > Fixer et valider le nombre de repas.
Etape 4 : Exporter. Une fois les indemnitées validées, vous pouvez générer un fichier d'export selon le paramétrage de vos indemnités.
Etape 5 : Avertir les collaborateurs. Lorsque vous avez validé les attributions vous pouvez utiliser les actions de masse suivantes :

• Soumettre et avertir les collaborateurs : vos collaborateurs reçoivent un e-mail leur demandant d’aller valider la réception des indemnités repas dans l’application.
• Générer la feuille d’émargement à faire signée manuellement ou pré-remplie si les collaborateurs ont validé la réception sur l’application

Attention : la régulation n'est effective que deux mois en arrière : autrement dit, on recalcule le nombre d'indemnités à verser sur les deux mois précédents le mois de la paye et on régule positivement ou négativement en fonction de la quantité figée sur ces mois.