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Gestion - Avances sur frais et remboursements des NDF
Les droits à activer :
Ressources Humaines
- Remboursement des notes de frais
- Ajouter, modifier ou supprimer une avance sur frais
- Rembourser des notes de frais
- Visualiser le détail d'un remboursement
Cet écran vous permet de contrôler l'ensemble des notes de frais, avances sur frais validées et non remboursées.
Les actions de l'écran
Les actions globales
Faire une avance sur frais : Permet de créer une avance sur frais sur un collaborateur. Le formulaire ci-dessous apparaît :
Le formulaire permet de renseigner :
- Le collaborateur
- La date
- La raison
- Le montant
- Le moyen de paiement
- Le compte de décaissement
Le collaborateur pourra aussi être averti du paiement de cette avance grâce à un message automatique (ce message est paramédans les modèles de message. Administration > Ecrans de paramétrages > Modèles de message > Message informant le collaborateur de la création d'une avance de frais le concernant)
Les actions de masse
Les actions de masse sont disponibles en sélectionnant au moins une ligne.
Rembourser les notes de frais : permet notifier le remboursement des notes de frais.
Les actions de ligne
Détails de la note de frais
Permet de visualiser les frais qui composent la note de frais.
Modifier l'avance sur frais
Permet d'ouvrir le formulaire de création d'une avance sur frais et de faire les modifications nécessaires.
Plus d'actions
Depuis ce pictogramme, vous accédez à différentes actions :
- Remboursement par le collaborateur : permet de notifier que l'avance sur frais est rembourser par le collaborateur
- Supprimer l'avance sur frais
Le fonctionnement
Cas 1 : Sans utiliser d’avance sur frais
Etape 1 : la validation des notes de frais
Les notes de frais sont remboursables sont uniquement celles qui sont au statut validé.
Etape 2 : remboursement de la note de frais
Vous devez sélectionner la ligne concernée, puis utiliser l'action Rembourser les notes de frais.
Vous devez compléter le formulaire ci-dessous :
Cas 2 : Avec avance sur frais
Etape 1 : la validation des notes de frais
Les notes de frais sont remboursables sont uniquement celles qui sont au statut validé.
Etape 2 : création des avances sur frais
Etape 3 : remboursement de la note de frais avec une avance sur frais
Vous devez sélectionner la ligne de frais concernée ainsi que l'avance concernée, puis cliquer sur l'action Rembourser les notes de frais.
L'application calculera automatiquement le montant restant à rembourser.
