Ceci est une ancienne révision du document !
Facturation et suivi des règlements
Cette page liste l'ensemble des factures et des avoirs.
- Selon l'option applicative de votre environnement (comptabilisation directe des pré-factures ou étape de validation intermédiaire), vous devez comptabiliser les factures qui viennent juste d'être validées depuis la page de Préparation de factures. La comptabilisation permet de donner la numérotation chrono finale à chaque document. La comptabilisation signifie que l'envoi au client sera fait avec cette version du document.
- Pour chaque facture comptabilisée, vous pouvez créer des avoirs, et surtout gérer le ou les règlements clients associés en utilisant les éventuels avoirs liés à ce client. Pour chaque avoir, vous visualisez s'il est utilisé ou pas par un règlement client d'une ou plusieurs factures.
Les actions de l'écran
Les actions pour les lignes sélectionnées
Tout sélectionner
Permet de sélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs.
Tout déselectionner
Permet de désélectionner toutes les lignes de la liste des factures / avoirs.
Imprimer
Permet de générer un fichier pdf unique contenant les documents qui ont été sélectionnés.
Exporter
Permet de générer un fichier zip contenant les différents fichier pdf des documents qui ont été sélectionnés.
Lettres d'accompagnement
Permet de récupérer un pdf contenant les différentes lettres d'accompagnement pré-générées par l'application. Si vous envoyez vos factures par courrier postal, la lettre d'accompagnement est une synthèse de la ou des factures à destination de chaque client.
La lettre d'accompagnement est différente de la Première page d'une facture qui est peut être gérée dans un modèle de factures et qui permet d'ajouter une première page à chaque facture utilisant ce modèle. Une première page peut contenir des informations choisies et spécifiques, et avoir une adresse différente de celle de la facture ; alors qu'une lettre d'accompagnement reprendra automatiquement l'adresse de la facture et un formalisme pré-établi.
Envoyer aux clients
Permet de valider l'envoie de la facture aux clients soit par e-mail ou soit par courrier postal.
Enregistrer un règlement
Permet d'enregistrer un règlement pour les factures sélectionnées et d'utiliser les avoirs sélectionnés, s'il y en a.
L'action est détaillée ci-après.
Les actions sur chaque ligne
Numéro temporaire de la facture qui n'a pas encore été comptabilisée
Numéro de la facture qui est comptabilisée
Permet de visualiser la facture en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes).
Numéro temporaire de l'avoir qui n'a pas encore été comptabilisé
Numéro de l'avoir qui est comptabilisé
Permet de visualiser l'avoir en pdf. Le survol de la souris permet d'afficher un message qui contient le détail de la facture ou de l'avoir (ses lignes).
ou 
ou 
Notes sur la facture
Permet de saisir une note de détail et/ou une remarque sur la facture et de voir si une déduction est appliquée à la facture (% du total). Le crayon en bleu indique qu'il y au moins une note saisie et s'il y a le “%” en plus, il y a une déduction qui s'applique.
Voir ci-après le détail de cette action.
Duplicata
Permet d'obtenir le duplicata de la facture ou de l'avoir en pdf.
Relancer ce client
Permet d'accéder à la page de relance des clients. La présence de lien pour une facture non payée intégralement indique que la date d'échéance pour cette facture est passée.
Créer un avoir
Permet de créer un avoir sur une facture comptabilisée.
Voir le détail de cette action ci-dessous.
Comptabiliser la facture/l'avoir
Permet de comptabiliser la facture ou l'avoir.
Supprimer la facture ou l'avoir non comptabilisé
Permet d'invalider la facture ou l'avoir pour la/le repasser en document à préparer/valider. Il faut revenir dans la page de Préparation des factures pour la/le traiter de nouveau.
Actions spéciales
Permet d'accéder à des actions spéciales : décomptabilisation, changement d'adresse destinatrice, changement de numéro pour par exemple reboucher un trou dans la numérotation. Toutes les actions spéciales sont enregistrées et ensuite restituées dans un rapport : Facturation > Rapports > Actions spéciales.
Créer un avoir
Un mini formulaire s'ouvre avec, par défaut, la date de la facture d'origine et le montant total de la facture. Il vous faut modifier ces informations et ajouter une description/raison, qui est une information qui apparaîtra sur l'avoir.
Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter l'avoir qui s'ajoute dans la liste avec une numérotation temporaire.
Il vous faudra comptabiliser l'avoir pour qu'il soit numéroté définitivement, prêt à être transmis à votre client.
Enregistrer un règlement
VSA vous permet d'enregistrer un nouveau règlement client qu'il soit partiel ou total, pour plusieurs factures et en utilisant ou pas des avoirs.
Il faut saisir la date, sélectionner le mode de paiement (Chèque, virement, etc.), indiquer une référence (pour le chèque ou le virement reçu, par exemple), indiquer le montant et, éventuellement, choisir le ou les avoir(s) utilisé(s). L'enregistrement du paiement se fait en cliquant sur le bouton Réceptionner le paiement.
Remplissez le formulaire avec toutes les informations demandées :
- Date du règlement,
- Une référence (référence du virement, numéro du chèque + sa banque, par exemple),
- Montant,
- Mode utilisé pour le règlement.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le règlement.
Gérer les notes et voir la déduction
VSA vous permet d'enregistrer une note de détail et une remarque sur chaque facture. Ces informations peuvent être reprises dans la facture ou simplement à votre usage interne pour vous rappeler de quelque chose sur la facture.
Les notes issues de la pré-facture, s'il y en avait, sont affichées (pour mémoire) et reprises par défaut mais elles peuvent être modifiées pour la facture comptabilisée.
- Consulter la déduction éventuelle qui a été saisie en préparation des factures
- Si vous souhaitez saisir une note de détail ou une remarque : remplissez la zone de texte correspondante.
- Si vous souhaitez qu'une de ces informations apparaissent sur la facture : cochez la case correspondante.
- Si vous souhaitez ne plus avoir de note ou de remarque, videz la zone de texte correspondante.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
Total de la sélection
En cliquant sur les cases à cocher des lignes ou en sélectionnant toutes les lignes avec l'action du menu, le total des lignes (factures – avoirs) sélectionnées est calculé et affiché. Cela est utile lorsqu'un client procède à un règlement de plusieurs factures avec ou sans utilisation d'avoirs et que les factures concernées ne sont pas forcément précisées.
NOTE sur la "décomptabilisation" d'une facture ou d'un avoir
Seule l'équipe SUPPORT de VSA peut vous décomptabiliser une facture ou un avoir.
Cette action peut créer un trou dans la numérotation chrono des factures ou des avoirs.
L'équipe SUPPORT de VSA a moyen de réutiliser les trous en changeant par exemple le numéro de la dernière facture numérotée avec le numéro manquant (le trou).
Cette action doit être faite en connaissance de cause pour justifier à un comptable, expert-comptable voire les services fiscaux en cas de contrôle.