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Gestion - Avances sur frais et remboursements des NDF
Cet écran vous permet de contrôler l'ensemble des notes de frais, avances sur frais validées et non remboursées.
Pour pouvoir rembourser l'ensemble des notes de frais validées après contrôle de votre part, vous n'avez qu'a cliquer sur :
- Actions de masse disponibles ⇒ Rembourser les notes de frais
Dans le même écran, vous pouvez saisir une avance sur frais en cliquant sur ce bouton 
Une fenêtre s'ouvrira avec la possibilité de renseigner :
- Le collaborateur
- La date
- La raison
- Le montant
- Le moyen de paiement
Le collaborateur pourra aussi être averti du paiement de cette avance grâce à un message automatique (ce message devra être au préalable paramétré dans les modèles de message. Administration > Ecrans de paramétrages > Modèles de message > Message informant le collaborateur de la création d'une avance de frais le concernant)
Cliquez sur “Enregistrer”.
L’écran ci-dessous affiche l’avance sur frais au collaborateur et ses notes de frais
Remboursement des notes de frais
Cas 1 : Sans utiliser d’avance sur frais
Sélectionner la(es) note de frais puis cliquer sur l’action de masse “Rembourser les notes de frais”
Le formulaire ci-dessous apparaît :
Renseignez la date de remboursement
Sélectionnez la devise
Le moyen de paiement :
- Espèces
- Chèque
- Virement (indépendant de celui du salaire)
- Payé avec le salaire (compris dans le virement du salaire)
Puis cliquez sur “Enregistrer”
Cas 2 : Avec avance sur frais
Sélectionnez la(es) note de frais + l’avance sur frais, puis cliquez sur “Rembourser les notes de frais”
Dans l’encadré rouge, VSA indique que la note de frais sera remboursée avec l’avance sur frais.
Le solde à rembourser est à 0
Remplissez le formulaire comme pour le cas 1.
Puis cliquez sur “Enregistrer”
Note : Si l’avance sur frais est inférieure au montant de la note de frais, la différence sera remboursée avec le moyen paiement sélectionné dans la liste déroulante.
Remboursement de l’avance sur frais
Clic droit sur l’avance sur frais puis cliquez sur “Remboursement par le collaborateur”
Dans l’encadré rouge, VSA indique les montants utilisés avec cette avance et le montant restant à rembourser par le collaborateur.
Renseignez le formulaire.
Vous pouvez faire un remboursement total ou partiel en modifiant le montant.
Puis cliquez sur “Enregistrer”