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Mes imports de factures
Pour pouvoir utiliser cet écran vous devrez au préalable activer sur votre environnement l'add-on OCR HA. Pour y souscrire rendez-vous dans le module VSA > Add-ons et services
Généralités
L'add-on OCR-HA vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos factures fournisseurs. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une facture d'achat à partir des éléments analysés.
Les droits à activer
Pour pouvoir lancer les imports et analyses de factures, vous devez activer activer les droits suivants dans les groupes de sécurités (onglet Achats) :
Mes imports de factures
Vous pouvez importer des factures au format PDF ou JPEG, de deux façons :
- Par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton Importer une facture par reconnaissance automatique :
Les fichiers appraissent alors en liste et vous pouvez demander à les analyser unitairement ou ensemble en cliquant sur le bouton Tout Analyser :
Les fichiers analysés apparaissent ensuite dans le tableau et il faut cliquer sur le bouton suivant, pour ouvrir le formulaire de saisie de la facture pré-renseigné :
- par Input mail –> en utilisant l'adresse mail associée à votre compte utilisateur et affichée en haut de l'écran :
Vous pouvez en effet envoyer un mail à cette adresse en mettant des factures d'achat en pièces jointes.
Les fichiers envoyés apparaissent dans le tableau avec comme source INPUT MAIL.
Vous pouvez en lancer l'analyse en cliquant sur le bouton en forme de fusée :
Puis ajouter la facture en cliquant sur le bouton vert :
Le formulaire de saisie de la facture s'ouvre et la facture est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR :
Notez que le fournisseur est reconnu grâce aux informations suivantes : SIREN, SIRET ou N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE. Il est donc important de renseigner ces infos dans les fiches fournisseurs si vous voulez que la correspondance soit faite automatiquement.
Remarque : le préfixe de l'adresse mail à utiliser pour l'input mail des factures (“purchase”) peut être modifié dans le menu Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application –> onglet Emails :
