Paramètres - Modèles de propositions

Cet écran vous permet de paramétrer vos modèles de propositions commerciales et vos devis.

Ces modèles utilisent des fichiers Word de template (*.docx) soit standards et fournis par VSActivity, soit personnalisés par vous et attachés à tel ou tel modèle.

Permet d'ajouter un modèle de propositions commerciales. Voir ci-après le détail de cette action.

Mettre à jour le modèle de propositions commerciales.

Le formulaire qui s'ouvre est le même que celui pour l'ajout d'un modèle de propositions commerciales. Voir ci-dessous comment le remplir.

Plus d'actions…

Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions :

• Fermer : rendre indisponible : permet de rendre inactif le modèle de propositions commerciales.

Un modèle inactif ne sera plus disponible lors de la création d'une nouvelle proposition commerciale ou d'une affaire. Pour les propositions commerciales et les affaires qui utilisent déjà ce modèle, aucun impact.

• Copier le modèle de propositions commerciales : permet de dupliquer rapidement un modèle existant pour créer un nouveau modèle à partir des données saisies.
• Supprimer le modèle de propositions commerciales : permet de supprimer définitivement le modèle de propositions commerciales (seulement s'il n'a jamais été utilisé).

Dans ce formulaire vous devrez remplir les éléments suivants :

• Modèle par défaut ? : permet d'afficher en premier le modèle de propositions commerciales dans la liste déroulante “Modèle de propositions” lors de la création d'une proposition commerciale.
• Code : permet de saisir le code qui apparaîtra dans la liste des modèles de propositions commerciales à sélectionner.
• Nom : permet de saisir le nom du modèle de propositions commerciales.
• Régies : complété par défaut, vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
• Autres unités d'oeuvre au réel : complété par défaut, vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
• Échéanciers : complété par défaut, vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
• Abonnements : complété par défaut, vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
• Choix du fichier : permet de sélectionner un des fichiers standards déjà rattaché à un modèle de propositions commerciales.
• Fichier .docx : si pas de fichier sélectionné, vous pouvez ajouter ici des documents électroniques.
• Nom du fichier qui sera produit : par défaut, un type de nom de fichier vous est proposé à la sélection, mais il est possible de générer un nom de fichier personnalisé.

Dans les modèles .docx fournis par défaut, un logo d'une taille pas trop grosse est proposé, et en-dessous il y a une ligne de code pour que l'application puisse remplacer ce logo dynamiquement par le logo de l'entité concernée. Ligne de code sous le logo par défaut : [onshow.entity_logo;ope=changepic;from='[val]';default=current;adjust;tagpos=inside]

La taille du logo est conditionnée par la taille du logo mis par défaut dans le Word. Si une taille plus importante (ou plus petite) de logo pour l'entité est souhaitée, il suffit :

• d'ouvrir le .docx
• d'étirer le logo par défaut pour augmenter sa taille (ou diminuer sa taille)
• d'enregistrer le .docx
• de mettre à jour le modèle en attachement le .docx mis à jour

Les variables sont écrites entre crochets dans les fichiers modèles .docx.
Exemple : [onshow.entity_name]

Règles de syntaxe block=w:tr indique que c'est une ligne d'un tableau et que chaque valeur d'un tableau placé sur la ligne sera répété sur autant de lignes qu'il y a d'éléments dans le tableau.
block=begin;comm=w:p indique le début d'une rupture de page de type portrait. Le tableau de donnée placé devant indique qu'il y aura un saut de page à chaque nouvel élément du tableau.
block=end;comm=w:p indique la fin de la boucle de saut de page.

Informations générales
[onshow.date_now] : date du jour au format jj/mm/aaaa

Entité
[onshow.entity_name] : nom de l'entité
[onshow.entity_contact] : contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_email] : email du contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_contact_phone] : numéro de téléphone du contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_address] : adresse complète de l'entité
[onshow.entity_tel] : numéro de téléphone
[onshow.entity_fax] : numéro de fax
[onshow.entity_legal_status] : forme juridique
[onshow.entity_capital] : capital
[onshow.entity_siret] : numéro Siret
[onshow.entity_siren] : numéro Siren
[onshow.entity_rcs] : RCS complet
[onshow.entity_legal_city] : ville du tribunal de commerce
[onshow.entity_activity_code] : code de l'activité (APE)
[onshow.entity_activity_description] : description de l'activité
[onshow.entity_eurotax] : numéro de TVA intra-communautaire
[onshow.entity_code] : code de l'entité
[onshow.entity_accounting_code] : code comptable de l'entité
[onshow.line_of_entity_info] : information légale de l'entité
[onshow.line_of_entity_info_with_address] : information légale et adresse de l'entité
[onshow.entity_billing_contact] : nom du contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_billing_contact_email] : e-mail du contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_billing_contact_phone_number] : numéro de téléphone du contact de facturation de l'entité
[onshow.entity_iban] : IBAN du compte bancaire de l'entité de facturation. Disponible uniquement pour les affaires, si le mode de règlement est virement bancaire
[onshow.entity_bic] : BIC du compte bancaire de l'entité de facturation. Disponible uniquement pour les affaires, si le mode de règlement est virement bancaire
[onshow.entity_swift] : SWIFT du compte bancaire de l'entité de facturation. Disponible uniquement pour les affaires, si le mode de règlement est virement bancaire

Client ou prospect
[onshow.customer_name] : nom du client
[onshow.customer_phone] : numéro de téléphone du client
[onshow.customer_fax] : numéro de fax du client
[onshow.customer_address] : adresse complète du client avec un retour à la ligne
[onshow.customer_address_name] : nom du client présent sur l'adresse client
[onshow.customer_address_contact] nom du contact client présent sur l'adresse client
[onshow.customer_adress_contact_department] : service du contact client présent sur l'adresse client
[onshow.customer_address_contact_email] : Email de facturation présent dans l'adresse client
[onshow.customer_address_line] : adresse complète du client sur une ligne
[onshow.customer_target_name] : nom du destinataire (donneur d'ordre)
[onshow.customer_capital] : capital du client
[onshow.customer_rcs] : rcs du client
[onshow.customer_siret] : siret du client
[onshow.customer_siren] : siren du client
[onshow.customer_eurotax] : numéro de TVA intra-communautaire du client
[onshow.customer_legal_status] : forme juridique du client ou du prospect
[onshow.customer_code] : code du client
[onshow.customer_addr1] : Adresse ligne 1 du client [onshow.customer_addr2] : Adresse ligne 2 du client [onshow.customer_addr3] : Adresse ligne 3 du client [onshow.customer_zipcode] : Code postal du client [onshow.customer_city] : Ville du client [onshow.customer_country] : Pays du client

Client final
[onshow.final customer_name] : nom du client final
[onshow.final customer_address] : adresse complète du client final avec des retours à la ligne
[onshow.final customer_address_line] : adresse complète du client final sur une ligne
[onshow.final customer_address_name] : nom du client final dans l'adresse
[onshow.final customer_addr1] : Adresse ligne 1 du client final [onshow.final customer_addr2] : Adresse ligne 2 du client final [onshow.final customer_addr3] : Adresse ligne 3 du client final [onshow.final customer_zipcode] : Code postal du client final [onshow.final customer_city] : Ville du client final [onshow.final customer_country] : Pays du client final

Donneur d'ordre
[onshow.customer_contact] : Nom et prénom du contact
[onshow.customer_contact_job] : Fonction du contact
[onshow.customer_contact_tel] : Téléphone du contact - Mobile du contact
[onshow.customer_contact_phone] : Téléphone du contact
[onshow.customer_contact_mobile] : Mobile du contact
[onshow.customer_contact_email] : e-mail du contact
[onshow.customer_contact_gender] : Mr, Mme ou Madame/Monsieur si non défini

Proposition/devis ou affaire
[onshow.proposal_customer_code] : code du client
[onshow.proposal_code] : référence
[onshow.proposal_title] : objet
[onshow.proposal_description] : description
[onshow.proposal_date] : date
[onshow.proposal_author_gender] : civilité (Madame ou Monsieur) de l'auteur (commercial en charge de l'affaire)
[onshow.proposal_author_name] : nom de l'auteur (commercial en charge de l'affaire)
[onshow.proposal_author_job] : fonction de l'auteur (celle de l'utilisateur)
[onshow.proposal_author_email] : e-mail de l'auteur
[onshow.proposal_author_tel] : téléphone de l'auteur - mobile de l'auteur
[onshow.proposal_author_phone] : téléphone de l'auteur
[onshow.proposal_author_mobile] : mobile de l'auteur
[onshow.proposal_sent_date] : date de transmission
[onshow.proposal_tabs] : nombre de volets
[onshow.proposal_service_address] : première adresse d'intervention
[onshow.proposal_service_addresses_list] : liste de l'adresse ou des adresses d'intervention
[onshow.proposal_service_addresses_more] : complément libre au sujet du lieu de l'intervention
[onshow.proposal_tva_percent] : taux de TVA avec symbole %
[onshow.proposal_tva_rate] : taux de TVA
[onshow.proposal_ht] : montant HT de l'offre
[onshow.proposal_tva] : montant de la TVA de l'offre
[onshow.proposal_ttc] : montant TTC de l'offre
[onshow.proposal_medcode] : mode de règlement
[onshow.proposal_terms] : délai de règlement
[onshow.proposal_invoicing_address] : adresse de facturation
[onshow.proposal_invoicing_email] : adresse email de facturation. Disponible uniquement pour les affaires
[onshow.order_currency] : devise
[onshow.taux_tva] : taux de TVA
[onshow.total_ht] : total HT
[onshow.tva] : total de la TVA
[onshow.total_ttc] : total TTC
[onshow.order_terms] : délai de paiement
[onshow.order_terms_description] : Description du délai de paiement (seule) [onshow.input_start_date] : date de début saisie dans l'entête de l'affaire
[onshow.input_end_date] : date de fin saisie dans l'entête de l'affaire
[onshow.common_invoicing_rules] : conditions de facturation sur le premier volet
[onshow.common_site] : lieu d'intervention indiqué sur le premier volet
[onshow.common_customer_invoicing_information] : information de facturation indiquée dans les conditions de facturation du client
[onshow.common_specific_project_conditions] : conditions spécifiques de l'affaire [partie Logistique du premier volet de l'affaire]
[onshow.common_specific_commercial_conditions] : conditions commerciales particulières de l'affaire [partie Facturation du premier volet de l'affaire]
[onshow.invoicing_total_all_tabs] : total HT facturable de l'ensemble des volets affichés dans la proposition
[onshow.order_first_contract_number] : si affaire, premier numéro de contrat sur les volets
[onshow.order_first_customer_ref] : si affaire, première référence client sur les volets
[onshow.order_first_sign_date] : si affaire, première date de signature sur les volets

Informations pour le premier collaborateur affecté
[onshow.proposal_service_username] : nom et prénom de l'intervenant
[onshow.proposal_service_lastname] : nom de l'intervenant
[onshow.proposal_service_firstname] : prénom de l'intervenant
[onshow.proposal_service_startdate] : date de démarrage (affectation)
[onshow.proposal_service_enddate] : date de fin (affectation)
[onshow.proposal_service_unit] : quantité de jours à faire
[onshow.proposal_service_htunit] : prix de vente par jour
[onshow.proposal_service_user_contract_job_title] : intitulé du travail de l'intervenant (contrat de travail actif à la date de démarrage)
[onshow.proposal_service_user_contract_nb_hours_per_week] : nombre d'heures de travail par semaine de l'intervenant (venant du type de contrat de travail actif à la date de démarrage)
[onshow.proposal_service_htunit_by_hour] : prix de vente par heure
[onshow.proposal_service_htunit_by_hour_125] : prix de vente par heure majoré à 125%
[onshow.proposal_service_htunit_by_hour_150] : prix de vente par heure majoré à 150%
[onshow.proposal_service_htunit_by_hour_175] : prix de vente par heure majoré à 175%
[onshow.proposal_service_htunit_by_hour_200] : prix de vente par heure majoré à 200%
[onshow.proposal_service_all_user_job] : Liste de toutes les fonctions des collaborateurs
[onshow.proposal_service_nb_user] : Nombre de collaborateur associés à l'affaire
[onshow.proposal_service_nb_month] : Nombre de mois de la mission
[onshow.proposal_service_tab_description] : Liste de toutes les descriptions des volets de l'affaire
[onshow.proposal_service_ca_fac_prev] : Total du CA Facturé prévisionnel
[onshow.proposal_service_ca_prod_prev] : Total du CA Production prévisionnel
[onshow.proposal_service_users] : Noms Prénoms des collaborateurs de l'affaire séparés par une virgule

Volets

Tableau a
[a.tab_title] : le nom du volet
[a.tab_description] : la description du volet
[a.tab_type] : la nature du volet

Tableau b
[b.tab_title] : le nom du volet
[b.tab_description] : la description du volet
[b.order_tab_contract_number] : si affaire, numéro de contrat sur les volets
[b.order_tab_customer_ref] : si affaire, référence client sur les volets
[b.order_tab_sign_date] : si affaire, date de signature sur les volets
[b.tab_type] : la nature du volet
[b.tab_details] : le détails (production,..)
[b.tab_site] : le site d'intervention déclaré dans le volet
[b.invoicing_details] : le détails de la facturation
[b.invoicing_total] : le total HT facturable du volet
[b.invoicing_rules] : les conditions de facturation
[b.specific_project_conditions] : conditions spécifiques de la mission / du projet (ex : équipement spécial,..) [partie Logistique du volet]
[b.specific_commercial_conditions] : conditions commerciales particulières du volet [partie Facturation]
[b.expenses_fees_percent] : pourcentage de frais de gestion applicable lors de la refacturation de frais

Tableau d
ATTENTION : le tableau affiché sera complété de lignes vides jusqu'à faire 13 lignes minimum.
[d.descr] : description complète
[d.tab_title] : titre du volet
[d.tab_description] : description du volet
[d.order_tab_contract_number] : si affaire, numéro de contrat sur les volets
[d.order_tab_customer_ref] : si affaire, référence client sur les volets
[d.order_tab_sign_date] : si affaire, date de signature sur les volets
[d.comment] : description si existe
[d.pp_code] : code du produit ou de la prestation
[d.pp_descr] : description du produit ou de la prestation
[d.qty] : quantité
[d.pu_init] : prix unitaire avant remise (pour les (re)ventes)
[d.discount] : % de remise (pour les (re)ventes)
[d.pu] : prix unitaire
[d.tot] : total de la ligne

Tableau d_no_more_lines
REMARQUE : contrairement à la variable précédente, l'utilisation de d_no_more_lines permet de n'afficher que les lignes à afficher, sans complétion avec n lignes vides.
[d_no_more_lines.descr] : description complète
[d_no_more_lines.tab_title] : titre du volet
[d_no_more_lines.tab_description] : description du volet
[d_no_more_lines.order_tab_contract_number] : si affaire, numéro de contrat sur les volets
[d_no_more_lines.order_tab_customer_ref] : si affaire, référence client sur les volets
[d_no_more_lines.order_tab_sign_date] : si affaire, date de signature sur les volets
[d_no_more_lines.comment] : description si existe
[d_no_more_lines.pp_code] : code du produit ou de la prestation
[d_no_more_lines.pp_descr] : description du produit ou de la prestation
[d_no_more_lines.qty] : quantité
[d_no_more_lines.pu_init] : prix unitaire avant remise (pour les (re)ventes)
[d_no_more_lines.discount] : % de remise (pour les (re)ventes)
[d_no_more_lines.pu] : prix unitaire
[d_no_more_lines.tot] : total de la ligne

Tableau inv
[inv.tab_title] : titre du volet
[inv.invoicing_terms] : conditions commerciales particulières

Tableau di
[di.descr] : nom de la prestation
[di.qty] : quantité de la prestation
[di.tot] : montant total de la prestation

Tableau tab1
[tab1.descr] : nom de la prestation
[tab1.qty] : quantité de la prestation
[tab1.comment] : Decription complémentaire de l'intervention
[tab1.tot] : coût de l'intervention