Saisir mes notes de frais

La déclaration de vos notes de frais se fait dans le menu Ressources Humaines > Mes notes de frais.

Commencez par contrôler que le mois de saisie grâce au filtre situé à gauche de l'écran. En effet, si vous réalisez votre saisie au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.

L'écran se compose de trois parties :

• Des boîte présentant : la synthèse de vos frais, l'état du workflow de validation, les informations de remboursement
• La liste des frais déclarés
• La liste des justificatifs transverses

IMPORTANT : Vos frais ne pourront être soumis pour validation qu'une seule fois par mois.

Allows you to add a fee.

See the details of this action below.

Edit the expense
Allows yout o modify a charge after the initial entry.

Attach documents
Allows you to attach the proper receipt to the expense.

More actions …

From this pictogram you can perform several actions :

• Delete the expense

• Choisissez si le frais est récurrent mensuellement ou pas (case à cocher)
• Si le frais est ponctuel : choisissez la date à laquelle la dépense a été effectuée ; elle doit se trouver sur le justificatif.
• Si le frais est récurrent : choisissez la plage de mois d'application.
• Choisissez le mode de paiement utilisé.
• Choisissez le type de dépense.
• Montant ou kilomètres :
  • Pour les frais de type frais kilométriques, indiquez la distance et en fonction du paramétrage de l'application, choisissez le véhicule ou la puissance du véhicule.
  • Pour les autres frais, indiquez le montant hors taxe, puis saisissez la TVA. Vous pouvez saisir plusieurs montants de TVA avec des taux différents en cliquant sur +. Si vous ne connaissez que le montant TTC, indiquez le dans la zone HT.
• Indiquez la raison du frais.
• Si c'est une invitation au restaurant, cochez la case Invitation et indiquez le nombre de convives à table
• Si le frais est en lien avec une activité client, n'oubliez pas de choisir le client ; ce frais pourra être refacturée au client.
• Si un client a été choisi, le frais peut être liée encore plus finement à une affaire pour faciliter encore plus la re-facturation éventuelle de ce frais.
• Vous pouvez ajouter une pièce jointe à chaque ligne de frais. Si cet élément comporte des données personnelles, pensez à cocher la case dédiée.
• Cliquez sur le bouton enregistrer pour sauvegarder le frais.

Pour chaque ligne de frais vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs du frais. Les justificatifs de frais à la ligne sont importants si votre entreprise refacture ces frais à votre client et qu'elle doit produire un justificatif de chaque dépense. Si le justificatif est bien attaché vous faites gagner énormément de temps à la personne qui réalise la facturation.

Vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents électroniques justificatifs de vos dépenses. Attention, ces documents sont transverses à tous les frais déclarés.

Permet d'ajouter un justificatif.

La fenêtre qui s'ouvre vous permet de choisir un fichier, puis en cliquant sur le bouton Attacher, le document se télécharge sur le serveur et s'associe à la note de frais.

Permet de récupérer le document type à imprimer ; document sur lequel les justificatifs pourront être agrafés avant qu'il soit scanné.

Visualiser le justificatif

Permet de récupérer le document justificatif qui a été sauvegardé dans l'application.

Modifier les frais associés

Supprimer le justificatif Supprime le document justificatif.

Une fois vos dépenses saisies, vous devez les soumettre pour validation à votre manager.

Pour cela cliquez sur le lien dans la boîte, tout en haut de l'écran.

• Choisissez le ou les managers qui doivent recevoir votre demande de validation.
• Utilisez la zone de commentaire pour apporter des précisions éventuelles.
• Cliquez sur le bouton enregistrer pour soumettre votre demande.
• Votre manager recevra un e-mail avec la demande.
• L'avancement de la validation est également visible dans la boite en haut.
• Dès qu'une mise à jour du workflows sera effectuée par le manager, vous recevrez un e-mail.
• En cas de refus de votre manager, vous verrez la raison et vous devrez adapter votre note de frais puis la soumettre à nouveau.