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VS-OCR-NDF : OCR des Notes de frais
Add-on payant €
L'add-on OCR-NDF vous permet de lancer des analyses par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur vos justificatifs de frais. L'objectif est de pré-remplir le formulaire de saisie d'une déclaration de frais professionnels à partir des éléments analysés.
Les droits à activer
Pour pouvoir lancer les imports et analyses de justificatifs de frais, vous devez activer le droit suivant dans les groupes de sécurités (onglet Ressources humaines) :
Les Pré requis
1. Créer un matching Ressources Humaines > Paramètres > Types de frais
Vous devez associer vos types de frais avec la liste de matching disponible dans la partie Analyse OCR.
Cette étape est nécessaire pour que l’outil de reconnaissance puisse associer correctement les frais à votre référentiel.
Important : Vous ne pourrez associer qu’un type de frais à chaque élément de cette liste déroulante.
2. S’assurer que les différents taux de TVA sont bien renseignés dans votre environnement Administration > Paramètres > Taxes
3. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que celles-ci soient bien créées Administration > Devises > Taxes
L’OCR reconnait les devises suivantes : CHF, USD, CAD, GBP, EUR.
4. Si vos collaborateurs doivent saisir des frais dans différentes devises, s’assurer que les taux de change soient bien initialisés Administration > Devises > Taux de change
Il faut au moins un taux de change actif à une date inférieure ou égale à la date du frais.
Déclaration des frais professionnels
Commencez par contrôler que le mois du filtre situé à droite de l'écran correspond bien au mois souhaité. En effet, si vous réalisez votre import au début du mois pour le mois précédent, il sera nécessaire de sélectionner le mois juste avant de commencer votre déclaration de notes de frais.
Vous pouvez importer des frais au format PDF ou JPEG : par glisser - déposer ou en sélectionnant votre fichier grâce au bouton Importer un frais par reconnaissance automatique :
Cliquer sur analyser.
Le formulaire de saisie d'une ligne de frais s'ouvre et le frais est positionné à sa droite. Il est pré-rempli à partir des données analysées par l'OCR.
Une fois le formulaire complété, cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer une ligne de frais.
Le justificatif de frais est automatiquement attaché à la ligne de frais.