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Zoom sur l'attribution des indemnités repas
VSA permet de pré calculer le nombre d’indemnités repas que vous devez verser chaque mois à vos salariés. Vous pouvez aussi mettre en place un workflow de validation qui permettra d’émettre une feuille d'émargement contenant les signatures électroniques de vos salariés pour chaque nombre d'indemnités reçues.
Paramétrage des indemnités repas
Pour commencer il faut paramétrer le mode d'attribution des indemnités repas.
Administration > Paramètres > Application > Onglet Ressources Humaines
Méthode d'attribution
Nombre fixe chaque mois : Le nombre est fixé chaque mois par la personne en charge des attributions d’indemnités repas.
Basée sur l'activité du mois M-2 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-2 du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois d'avril.
Basée sur l'activité du mois M-1 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M-1 du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois de mai.
Basée sur l'activité du mois M : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois de juin.
Jours ouvrés mois M, régulation M-1 : VSA calcul automatiquement le nombre d’indemnités repas à distribué en fonction du CRA (Timesheet, Feuille de temps) du mois M du collaborateur et effectue si besoin une régulation concernant le nombre d’indemnités repas distribués le mois précédent. Exemple : Pour le mois de juin VSA prendra en compte le CRA du mois de juin et vérifiera le nombre d'indemnité distribué en mai et régulera si besoin sur le mois de juin.
Pour chaque méthode automatique, VSA regardera les mois M-1 et M-2 pour pouvoir réguler sur le mois M si besoin.
Cas Particuliers
Inter Contrat : Administration > Paramètres > Application > Onglet Ressources Humaines, vous pouvez préciser si VSA doit indemniser un repas en cas d’inter-contrat.
Demi journée d'absence : RH > Paramètres > Avantages, p our chaque type d’indemnités repas vous pouvez préciser si oui ou non elle est attribuée en cas de demi journée d'absence.
Frais ODM : Activités > Gestion > Ordre de Mission, dans la rubrique des frais, vous pouvez préciser si vous déduisez ou non une indemnité repas lors de la déclaration d'un frais lié à un ordre de mission.
Note de frais : RH > Paramètres > Types de Frais, vous pouvez préciser si un type de frais correspond au type REPAS et si vous déduisez une indemnité de repas lorsqu'un collaborateur déclare une note de frais sur ce type de frais.
Note de frais, invitation > Si un de vos collaborateur est déclaré comme étant invité dans une note de frais de type repas, VSA déduira une indemnité repas.
Facture d'achat : Achats > Facture Fournisseur, vous pouvez déclarer une facture d'achat comme facture de repas. Pour chaque collaborateurs invités VSA déduira une indemnité repas.
Attribution des indemnités repas
RH > Paie > Indemnités Repas
Cet écran permet de gérer l'attribution des indemnités repas pour vos collaborateurs. En fonction du paramétrage VSA calculera ou non le nombre d'indemnités à verser.
Les actions générales
Fixer et valider le nombre de repas
Permet de fixer un nombre manuellement ou valider le nombre calculé par VSA. Vous pouvez aussi soumettre et avertir le collaborateur.
Soumettre et avertir le collaborateur
Permet de soumettre ce nombre d’indemnités repas au collaborateur. Il reçoit un email lui précisant de bien vouloir accuser réception de ces indemnités repas.
Générer la feuille d'émargement
Permet de générer une feuille d'émargement. Si certaines distributions sont approuvés par des collaborateurs la feuille d'émargement comportera une signature électronique pour ces collaborateurs.
Annuler les nombres de repas indemnisés
Permet d'annuler une attribution validé non soumise.
Les actions des lignes
Visualiser le détail
Permet de visualiser le détail du calcul.
Actions spéciales
Permet d'annuler une soumission ou une approbation. Cette icône n'est visible que si l'affectation a été soumise au collaborateur.
Workflow
Cette version de l'écran permet d'affecter un nombre d’indemnités repas et de soumettre ce nombre au collaborateur. Le collaborateur reçoit un email et une alerte dans VSA lui proposant d'accuser réception de ces indemnités repas. Une fois que le collaborateur approuve cette réception, le responsable des indemnités repas peut générer une feuille d'émargement PDF comportant des signatures électroniques pour chaque salarié.
Néanmoins ce circuit de validation n'est pas obligatoire, la validation du nombre d'indemnités repas suffit pour générer la feuille d'émargement et faire signer manuellement vos salariés.