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Zoom sur les fonctionnalités RGPD
Les droits à activer :
Administration :
- RGPD - Rendre anonyme des éléments
- RGPD - contacts clients
- RGPD - contacts prospects
- RGPD - Candidats
- RGPD - utilisateurs
- RGPD - Actions sur les données
Dans le cadre de la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données (RGPD), l’application vous propose un ensemble de fonctionnalités pour vous aider dans votre processus de mise en conformité RGPD. IMPORTANT : ces fonctionnalités sont des outils pour vous simplifier certaines actions conduisant à la réalisation de vos traitements RGPD.
Afin de pouvoir avoir accès à ces fonctionnalités, vous devez avoir les droits activés dans votre groupe de sécurité. (Administration > groupe de sécurité > administration)
Une fois ces menus activés, les fonctionnalités seront disponibles dans le menu Administration> gestion
- RGPD Contacts Clients
- RGPD Contacts Prospects
- RGPD Candidats
- RGPD Utilisateurs
- RGPD Actions sur les données
RGPD Contacts clients, prospects, candidats et utilisateurs
Les fonctionnalités disponibles sont les mêmes pour les 4 types de populations (Client, prospects, candidats, utilisateurs)
Actions disponibles sur chaque ligne :
Accès à la fiche de la personne (cliquer sur la loupe +)
Exporter les données (cliquer sur la box)
Cette fonctionnalité vous permet d’aller récupérer toutes les données personnelles rattachées à la personne dans votre environnement applicatif (Nom, prénom, adresse, mail, numéro de téléphone, photo…) ainsi que tous les documents rattachés (bulletin de salaire, contrat de travail …) Pour chaque élément vous obtiendrez une archive contenant un fichier JSON des données personnelles et les documents. Cette archive sera stockée dans votre environnement pendant 10 jours puis supprimée automatiquement.
Une fois l’archive générée, un email sera envoyé à la personne qui a effectué l’action.
Anonymiser les données (cliquer sur le détective)
Une fois les fichiers archives générés, vous avez la possibilité de rendre anonyme une personne dans votre environnement. A savoir que la personne sera toujours visible dans l’application mais de manière anonyme de façon à ne plus être identifiée. Les éléments de types nom, prénom, numéro de téléphone, adresse seront remplacés par des xxx
Les actions d'export et d’anonymisation des données peuvent être aussi exécutées en action de masse.
RGPD Actions sur les données
Vous retrouvez ici un écran avec l’historique de toutes les actions effectuées dans les écrans RGPD Contacts Clients, RGPD Contacts Prospects, RGPD Candidats, RGPD Utilisateurs ainsi que tous les fichiers d’archives que vous pourrez récupérer sous 10 jours. D’autre part, cette page vous permettra de réintégrer des personnes qui ont été supprimées. Pour cela il vous suffit de réintégrer l’archive JSON (si celle-ci a été conservée par vos soins).
ATTENTION : Si des documents attachés étaient exportés dans votre archive, ceux-ci ne seront pas ré-intégrés. L’application ne réintégrera que les données personnelles.