Gestion des ordres de mission

Cet écran permet à un commercial, responsable de compte ou manager de préparer les ordres de missions à destination des collaborateurs qu'il encadre.

Vous avez deux possibilités pour créer un ordre de mission:

1. l'ordre de mission correspond à une affaire saisie dans l'application, dans ce cas l'ordre de mission sera pré-rempli et il suffira de le compléter et de le diffuser au collaborateur.
2. créer l'ordre de mission de toute pièce.

Ordre de mission à compléter Indique que l'ordre de mission a été pré-rempli par l'application mais il faut le compléter avant de pouvoir le transmettre.

Ordre de mission complété Indique que l'ordre de mission est complété et qu'il peut être transmis au collaborateur.

Ordre de mission transmis mais pas encore validé Indique que l'ordre de mission a été transmis au collaborateur mais qu'il n'a pas été validé par celui-ci.

Ordre de mission transmis et validé Indique que l'ordre de mission a été transmis et validé par collaborateur .

Changement automatique d'un statut

Un paramètre d'application vous permet de changer automatiquement le statut d'un ODM en validé lorsqu'il est envoyé à un collaborateur.

Pour l'activer, aller dans Administration > Ecrans de paramétrage > Paramètres d'application > Onglet activité

Permet de créer un ordre de mission de toute pièce.

Voir ci-après le détail de cette action.

Permet d'activer ou de désactiver en masse des ODM. Sélectionnez au moins une ligne pour que ce bouton d'action puisse apparaître .

Compléter l'ordre de mission

Permet de compléter un ordre de mission généré automatiquement.

Voir ci-après le détail de cette action.

Attacher des documents

Permet d'attacher des documents à votre ODM

Attention : ce pictogramme n'est disponible qu'une fois le statut de l'ODM passé en orange.

Plus d'actions …

Depuis ce pictogramme vous pouvez effectuer plusieurs actions (Plus ou moins d'actions seront possibles en fonction du statut de l'ODM) :

• Générer l'ordre de mission au format word : Permet d'éditer l'ordre de mission et ainsi vous permettre d'y apporter des modifications manuellement.
• Consulter l'ordre de mission : Permet de visualiser et d'imprimer l'ordre de mission si vous souhaitez le faire signer à votre collaborateur. Cette action est disponible quand l'ordre de mission est complété.
• Envoyer l'ordre de mission au collaborateur : Permet de diffuser l'ordre de mission par e-mail au collaborateur et le rend ensuite accessible depuis sa page Ordres de mission. Cette action est disponible quand l'ordre de mission est complété.
• Rendre inactif : Permet de supprimer un ordre de mission qui a été automatiquement généré par l'application et qui ne sera jamais compléter et transmis au collaborateur. Cela permet de “nettoyer” la liste des ordres de mission.

Complétez chaque rubrique, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer l'ordre de mission.

Vous devez renseigner les conditions de la mission : Lieu(x), date de début, Date de fin ou durée et Détail de la mission.

Vous pouvez préciser les conditions pour l'application des forfaits de frais journaliers remboursés au collaborateur : montant journalier, déduction des indemnités repas. Une case à cocher permet de demander à ce que la case pour les forfaits de frais soit sélectionnée automatiquement dans le CRA.

Vous pouvez aussi gérer le matériel prêté au collaborateur :

Enfin, vous pouvez choisir un modèle pour l'édition de l'ordre de mission au format Word ou PDF (à choisir parmi ceux que vous avez paramétrés dans l'écran Paramétrage des modèles d'ordres de mission).

Complétez chaque rubrique, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauver les modifications.

Lorsque l'ordre de mission est complété, vous pouvez l'envoyer au collaborateur concerné en cliquant sur les trois points puis Envoyer l'ordre de mission au collaborateur par mail.

Vous pouvez attacher le pdf de l'ODM au format de votre entreprise à l'email envoyé.

Ensuite le collaborateur devra en accuser réception dans l'écran Mes ordres de missions